Chuyên viên Kế hoạch tổng hợp / Medical Affair Executive

1.  Trách nhiệm cụ thể

Tài chính

• Kiểm soát chu trình mua sắm & thanh toán: Đầu mối phối hợp với Phòng Tài chính để xử lý các yêu cầu mua sắm, thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp (liên quan đến dịch vụ y tế/sự kiện y khoa).
• Đảm bảo tuân thủ hợp đồng: Giám sát việc thực hiện hợp đồng với nhà cung cấp, đảm bảo các điều khoản được tuân thủ đúng quy định.

Quy trình & Chính sách nội bộ

a) Hành chính & Điều phối nhân sự:

• Hỗ trợ Trưởng phòng lập kế hoạch, tổ chức công việc và bố trí nhân lực theo nhiệm vụ.
• Xây dựng và quản lý lịch làm việc của toàn bộ bác sĩ bệnh viện (bao gồm lịch phòng khám), cập nhật kịp thời trên hệ thống HIS.

b) Giám sát & Đảm bảo chất lượng Hồ sơ bệnh án (HSBA):

• Kiểm tra tuân thủ: Định kỳ (tháng) hoặc đột xuất kiểm tra mức độ tuân thủ quy định của Bộ Y tế và tiêu chuẩn JCI trong HSBA (giấy và điện tử) tại tất cả các khoa.
• Báo cáo & Cải tiến: Tổng kết kết quả kiểm tra, báo cáo Hội đồng HSBA, theo dõi các chỉ số chất lượng và triển khai giải pháp cải tiến.
• Quản lý hệ thống mẫu biểu: Xây dựng, thiết kế và quản lhệ thống mẫu biểu trong HSBA; đảm bảo tính thống nhất, liên tục và thông báo áp dụng đến các bộ phận.
• Đào tạo: Xây dựng quy trình, hướng dẫn và tổ chức đào tạo cho nhân viên y tế về quy định HSBA và An toàn người bệnh.

c) Vận hành & Lưu trữ:

• Xử lý nghiệp vụ HSBA: Tiếp nhận và xử lý yêu cầu cung cấp, trích xuất thông tin HSBA từ khách hàng/người bệnh và cơ quan nhà nước; xử lý yêu cầu điều chỉnh thông tin người bệnh.
• Quản lý kho lưu trữ: Xây dựng quy định phân loại, sắp xếp, lưu trữ HSBA theo mã số. Giám sát đảm bảo kho lưu trữ an toàn, bảo mật, sạch sẽ và phòng chống cháy nổ. Xây dựng kế hoạch lưu trữ dài hạn.

d) Thư ký & Hỗ trợ Hội đồng:

• Lên lịch, tổ chức họp và đóng vai trò thư ký cho các Hội đồng chuyên môn toàn bệnh viện.
• Tham gia các buổi họp chuyên môn, thực hiện điều phối và ghi biên bản theo yêu cầu.
• Tham gia các Hội đồng, Mạng lưới chuyên môn và thực hiện nhiệm vụ được phân công.

e) Cải tiến:

• Đề xuất các biện pháp cải tiến quy trình, quy định nhằm đảm bảo an toàn người bệnh.
• Phối hợp triển khai các dự án cải tiến chất lượng nhằm nâng cao tỷ lệ tuân thủ HSBA theo tiêu chuẩn JCI và Bộ Y tế.

Dịch vụ Khách hàng

• Đầu mối phối hợp: Là cầu nối giữa phòng Kế hoạch Tổng hợp với các phòng ban liên quan (Quản lý Chất lượng, Hành chính Nhân sự, Dược, CNTT) để đảm bảo xử lý kịp thời các vấn đề lâm sàng.
• Hỗ trợ nội bộ: Phản hồi nhanh các yêu cầu từ nhân viên lâm sàng và quản lý; cung cấp dữ liệu, báo cáo khi cần.
• Xử lý khiếu nại: Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết khiếu nại, than phiền của khách hàng/người bệnh.

Học hỏi & Phát triển

• Tham gia đầy đủ các khóa đào tạo bắt buộc theo quy định bệnh viện.
• Tham gia các hoạt động cải tiến chất lượng tại khoa/phòng.
• Chủ động cập nhật, nâng cao kiến thức và năng lực chuyên môn.

2. Yêu cầu:

• Bằng cấp: Cử nhân khối ngành Y tế, xã hội hoặc Bác sĩ. Ưu tiên có chứng chỉ Quản lý Chất lượng, An toàn người bệnh.
• Kinh nghiệm: 3 năm trong lĩnh vực chất lượng bệnh viện; có kiến thức về tiêu chuẩn JCI, Bộ Y tế (HSBA) và nguyên lý quản lý chất lượng.
• Kỹ năng:
  • Tin học: Thành thạo MS Office, xử lý số liệu, thống kê.
  • Ngoại ngữ: Giao tiếp cơ bản Tiếng Anh
  • Kỹ năng khác: Lập kế hoạch, tổ chức, ưu tiên công việc, làm việc nhóm, đào tạo, viết báo cáo, chủ động và thích ứng tốt.