Chuyên viên mua sắm

Quản lý và tổ chức công việc theo mảng chức năng được phân công bao gồm một hoặc nhiều nhiệm vụ như sau:

1. Lập kế hoạch mua sắm

• Tổng hợp nhu cầu mua sắm toàn Công ty và đề xuất kế hoạch mua sắm năm theo ngân sách được duyệt.
• Rà soát đề nghị mua sắm về tính phù hợp với kế hoạch, ngân sách và phân cấp thẩm quyền.
• Phối hợp với các bộ phận để lập kế hoạch mua sắm ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, đảm bảo tính hợp lý, tối ưu chi phí và nguồn lực.

2. Tìm nguồn và lựa chọn nhà cung cấp

• Xây dựng và phát hành hồ sơ yêu cầu, thư mời chào giá theo đúng quy chế và nguyên tắc bảo mật.
• Khảo sát, mở rộng nguồn cung và thẩm định năng lực pháp lý, tài chính, kinh nghiệm của nhà cung cấp.
• Phân tích so sánh chào giá và tổng chi phí sở hữu; làm đầu mối tổng hợp kết quả đánh giá của Tổ/Hội đồng đánh giá.
• Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả lựa chọn nhà cung cấp theo phân cấp.

3. Đàm phán và quản trị hợp đồng

• Đàm phán giá, điều khoản thương mại, tiến độ và điều kiện thanh toán theo phương án được duyệt.
• Soạn thảo hợp đồng, đơn đặt hàng và hoàn tất thủ tục trình ký; phối hợp Pháp chế, Tài chính, Quản lý rủi ro và Tuân thủ rà soát nội dung ngoài mẫu.
• Kiểm soát các điều khoản bắt buộc đối với hợp đồng thuê ngoài và hợp đồng có xử lý dữ liệu cá nhân: tiêu chuẩn chất lượng, cơ chế giám sát – kiểm toán, phương án dự phòng, bảo mật dữ liệu khách hàng.
• Theo dõi tiến độ cung cấp hàng hóa, dịch vụ; phối hợp nghiệm thu và xử lý phát sinh, khiếu nại, vi phạm hợp đồng.
• Kiểm soát hồ sơ thanh toán và hiệu lực hợp đồng; đề xuất gia hạn, điều chỉnh hoặc chấm dứt.

4. Quản trị nhà cung cấp và rủi ro bên thứ ba

• Xây dựng, cập nhật danh mục nhà cung cấp và đánh giá định kỳ kết quả thực hiện theo bộ tiêu chí thống nhất.
• Sàng lọc rủi ro nhà cung cấp về xung đột lợi ích, danh sách cảnh báo, rủi ro tập trung và năng lực bảo mật dữ liệu.
• Đề xuất điều chỉnh danh mục nhà cung cấp và phương án dự phòng nguồn cung cho hàng hóa, dịch vụ trọng yếu.

5. Dữ liệu, báo cáo và phân tích chi tiêu (10%)

• Quản lý dữ liệu mua sắm, hợp đồng, nhà cung cấp trên hệ thống và lưu trữ hồ sơ theo quy định.
• Lập báo cáo định kỳ và đột xuất về tiến độ mua sắm, thực hiện ngân sách, tiết kiệm chi phí và tình trạng hợp đồng.

6. Tuân thủ và cải tiến quy trình (10%)

• Thực hiện mua sắm đúng Quy chế Mua sắm, phân cấp thẩm quyền, Bộ Quy tắc ứng xử và quy định phòng chống gian lận, hối lộ; kê khai xung đột lợi ích khi phát sinh.
• Cung cấp hồ sơ, giải trình cho kiểm soát nội bộ, kiểm toán và cơ quan quản lý; theo dõi khắc phục khuyến nghị sau kiểm tra.
• Đề xuất sửa đổi quy chế, quy trình, biểu mẫu mua sắm và tham gia các sáng kiến chuẩn hóa, số hóa quy trình.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo đơn vị

Tốt nghiệp Đại học trở lên chuyên ngành Kinh tế, Thương mại, Quản trị kinh doanh, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.

Tối thiểu 02 năm ở vị trí mua sắm, thu mua hoặc đấu thầu; ưu tiên kinh nghiệm mua sắm dịch vụ tại ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ tài chính hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Ưu tiên chứng chỉ về mua sắm và chuỗi cung ứng (CIPS, CPSM, CSCP), đấu thầu hoặc quản lý dự án.