Chuyên viên Phát triển Hệ thống Quản trị (Quy Chế, Quy trình, Quy định)

Chuyên viên Phát triển Hệ thống Quản trị là vị trí tham mưu - triển khai, có nhiệm vụ đồng hành cùng Ban Lãnh đạo và các Khối trong việc xây dựng hệ thống quản trị BKS theo hướng rõ trách nhiệm, rõ thẩm quyền, rõ đầu ra, dễ áp dụng và có thể số hóa. Vị trí này vừa phải có khả năng phân tích hệ thống, vừa phải viết được văn bản quản trị và theo dõi việc triển khai vào thực tế.

Xây dựng và chuẩn hóa hệ thống quản trị

• Phối hợp rà soát cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, sơ đồ phân quyền, mối quan hệ phối hợp giữa các Khối/Phòng ban; tham gia thiết kế hệ thống văn bản quản trị toàn công ty.
• Bộ khung quản trị rõ ràng; chức năng nhiệm vụ không chồng chéo; đầu mối trách nhiệm và cơ chế phối hợp được xác định

Xây dựng quy chế, quy trình, quy định và biểu mẫu

• Khảo sát thực tế vận hành; phỏng vấn các bên liên quan; soạn thảo/sửa đổi quy chế, quy trình, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu; chuẩn hóa ngôn ngữ, cấu trúc, luồng việc, phân quyền và đầu ra.
• Văn bản quản trị logic, dễ hiểu, đúng thực tế, có thể áp dụng và số hóa; mỗi quy trình thể hiện rõ Ai làm - Làm gì - Đầu ra - Thời hạn - Điểm kiểm soát.

Tham mưu cho Ban Lãnh đạo

• Tổng hợp vấn đề vận hành; phân tích điểm nghẽn, chồng chéo, thiếu kiểm soát; đề xuất phương án cải tiến hệ thống, cơ chế phân quyền, cơ chế phối hợp và tiêu chuẩn vận hành.
• Báo cáo/đề xuất ngắn gọn, có căn cứ, có phương án xử lý; hỗ trợ Ban Lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn.

Triển khai, hướng dẫn và kiểm soát thực thi

• Truyền thông văn bản mới; hướng dẫn các Khối áp dụng; theo dõi tình hình thực thi; ghi nhận vướng mắc; đề xuất điều chỉnh khi quy trình không còn phù hợp.
• Văn bản không chỉ ban hành mà được đưa vào vận hành; phản hồi thực tế được cập nhật; tỷ lệ tuân thủ được cải thiện.

Quản lý kho văn bản và dữ liệu hệ thống

• Thiết lập danh mục văn bản; quản lý phiên bản, mã hiệu, tình trạng hiệu lực; lưu trữ bản mềm; phối hợp số hóa trên Microsoft 365/SharePoint/Teams hoặc hệ thống nội bộ.
• Kho văn bản tập trung, đúng phiên bản, dễ tra cứu; hạn chế dùng nhầm biểu mẫu/quy trình cũ.

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế, Quản trị nhân lực, Hành chính, Quản trị vận hành hoặc ngành liên quan.
• Có tối thiểu 02-04 năm kinh nghiệm ở một trong các mảng: xây dựng hệ thống quản trị, ISO/quy trình, kiểm soát nội bộ, vận hành doanh nghiệp, nhân sự - hành chính tổng hợp, pháp chế nội bộ hoặc trợ lý Ban Lãnh đạo.
• Có khả năng khảo sát thực tế, phỏng vấn các bên liên quan, phân tích luồng công việc và chuyển hóa thành quy chế/quy trình/biểu mẫu dễ áp dụng.
• Viết văn bản tốt, logic, ngôn ngữ hành chính rõ ràng; biết cấu trúc hóa nội dung theo mục tiêu - phạm vi - trách nhiệm - quy trình - biểu mẫu - điểm kiểm soát.
• Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; ưu tiên biết Microsoft 365, SharePoint/Teams, công cụ vẽ quy trình và ứng dụng AI trong phân tích/tổng hợp văn bản.

• Có tư duy hệ thống, cẩn trọng, bảo mật thông tin, chủ động, chịu được áp lực khi làm việc trực tiếp với Ban Lãnh đạo và nhiều Khối/Phòng ban

Quyền lợi:

• Mức thu nhập hấp dẫn: 18-25 triệu/tháng (tùy theo năng lực).
• Cơ chế tăng lương theo năng lực và hàng năm.
• Thưởng theo hiệu quả công việc và tháng lương 13.
• Được đóng BHXH, BHYT và khám sức khỏe định kỳ theo quy định của pháp luật.
• Du lịch hàng năm tối thiểu 1 lần/năm.
• Được trang cấp laptop cá nhân để làm việc.
• Các chế độ, phúc lợi khác theo quy định của công ty và pháp luật.