Chuyên viên Quản lý Hệ thống

1. Quản lý hệ thống văn bản, tài liệu quản trị

• Quản lý tập trung hệ thống: Quy chế, Quy định, Quy trình, Biểu mẫu và Chính sách quản trị vận hành của Tập đoàn & các đơn vị thành viên

• Thiết lập cơ chế chuẩn hóa về cấu trúc, mã hoá tài liệu, phân quyền quản lý, chu kỳ rà soát/cập nhật

• Vận hành hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu số (DMS/ECM).

2. Ứng dụng số hóa và AI trong quản lý hệ thống

• Triển khai số hóa hệ thống tài liệu quản trị theo định hướng quản trị hiện đại

• Phối hợp với các đơn vị CNTT/chuyển đổi số triển khai các công cụ: Quản lý tài liệu điện tử, Workflow phê duyệt và hỗ trợ kiểm soát tài liệu

• Đề xuất các giải pháp công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hệ thống.

3. Rà soát và cải tiến hệ thống quản trị vận hành

• Xây dựng kế hoạch định kỳ và chủ trì, phối hợp cùng các đơn vị rà soát hệ thống văn bản/tài liệu quản trị.

• Đưa ra các giải pháp cải tiến trong việc quản lý hệ thống, đồng thời theo dõi việc triển khai các hành động cải tiến sau rà soát.

• Tham gia xây dựng mô hình quản trị, chuẩn hóa vận hành và kiểm soát nội bộ của Tập đoàn.

4. Đào tạo và truyền thông hệ thống quản trị

• Tổ chức đào tạo, hướng dẫn và phổ biến các quy trình, quy định, hệ thống văn bản quản trị cho các đơn vị thành viên

• Xây dựng tài liệu đào tạo, handbook, FAQ và hướng dẫn sử dụng hệ thống

• Hỗ trợ giải đáp, tư vấn cho các đơn vị trong quá trình áp dụng tài liệu quản trị.

5. Báo cáo và kiểm soát

• Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình trạng hệ thống tài liệu và các rủi ro quản trị vận hành

• Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị hệ thống.

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp quản lý.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp, Quản trị Kinh doanh, Quản lý chất lượng, Hệ thống thông tin quản lý, Luật, Kinh tế hoặc các chuyên ngành liên quan.

2. Kinh nghiệm

• Có từ 3 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương hoặc các lĩnh vực như: Quản trị vận hành, ISO, Kiểm soát nội bộ, Chuyển đổi số, Quản lý quy trình/quy định doanh nghiệp

• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các Tập đoàn, công ty có quy mô lớn, nhiều đơn vị thành viên

• Ưu tiên có kinh nghiệm triển khai: DMS/ECM, BPM, ERP, AI/Automation trong quản trị

3. Kiến thức và kỹ năng

• Có tư duy hệ thống, hiểu biết về Quản trị doanh nghiệp, Quản trị hệ thống, Quản lý quy trình và hệ thống ISO

• Có kiến thức về Chuyển đổi số, Quản trị dữ liệu, ứng dụng AI trong quản lý doanh nghiệp

• Có khả năng xây dựng và chuẩn hóa tài liệu

• Kỹ năng phân tích và cải tiến quy trình

• Có khả năng quản trị dự án tốt, làm việc dưới áp lực cao

• Thành thạo Microsoft Office, Visio/Draw.io/BPMN và các hệ thống quản lý tài liệu số.