Chuyên Viên Quản Trị Hành Chính Và Tài Sản

1. Quản trị hành chính văn phòng

• Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, văn bản và con dấu theo quy định của Công ty.
• Soạn thảo, ban hành và theo dõi các văn bản hành chính theo phân công.
• Kiểm soát việc thực hiện nội quy, quy định, tiêu chuẩn 5S và môi trường làm việc tại Hội sở.
• Quản lý đồng phục, văn phòng phẩm và các nhu cầu hành chính phát sinh.

2. Quản lý tài sản, trang thiết bị và cơ sở vật chất, nhà cung cấp

• Quản lý toàn bộ tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty theo quy định.
• Thực hiện các thủ tục mua sắm, cấp phát, điều chuyển, sửa chữa, bảo dưỡng và thanh lý tài sản.
• Theo dõi hồ sơ tài sản, cập nhật dữ liệu và phối hợp kiểm kê định kỳ. Thực hiện đối soát hồ sơ, thanh toán và quản lý hợp đồng dịch vụ.
• Đề xuất phương án sử dụng và bảo quản tài sản hiệu quả.
• Làm việc với các nhà cung cấp liên quan đến: VPP, Đồng phục, Dịch vụ vệ sinh, Sửa chữa,..

3. Hỗ trợ hậu cần và vận hành nội bộ

• Phối hợp tổ chức hậu cần cho các cuộc họp, chương trình đào tạo, sự kiện nội bộ và hoạt động của Công ty.
• Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị và nguồn lực phục vụ hoạt động vận hành được chuẩn bị đầy đủ, đúng tiến độ.
• Hỗ trợ các phòng ban trong các công việc hành chính phát sinh.

4. Báo cáo và cải tiến vận hành

• Thực hiện các báo cáo hành chính, tài sản và cơ sở vật chất theo định kỳ.
• Theo dõi, đánh giá tình trạng sử dụng tài sản và đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí vận hành.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của Quản lý trực tiếp.

1. Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính, Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Quản trị nhân lực, hoặc các ngành liên quan...

2. Kinh nghiệm

• Tối thiểu 01-02 năm kinh nghiệm ở vị trí: Hành chính tổng hợp, Quản trị tài sản, Office Administration, Hành chính vận hành hoặc vị trí tương đương.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại: Hệ thống giáo dục, Trung tâm Anh ngữ, Chuỗi bán lẻ, Doanh nghiệp có nhiều cơ sở/chi nhánh.

3. Kỹ năng chuyên môn

• Quản lý hồ sơ, văn bản và công tác hành chính.
• Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và cơ sở vật chất.
• Theo dõi ngân sách và chi phí hành chính.
• Làm việc với nhà cung cấp và đối tác dịch vụ.

4. Kỹ năng mềm

• Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc.
• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp đa phòng ban.
• Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề.
• Chủ động theo dõi và bám sát tiến độ công việc.

5. Phẩm chất cá nhân

• Trung thực, trách nhiệm và cẩn thận.
• Có tư duy hệ thống và khả năng quản lý nhiều đầu việc.
• Chủ động, tích cực và tinh thần phục vụ nội bộ tốt.

6. Phần mềm sử dụng

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Google Workspace (Drive, Sheets, Docs)