Chuyên viên Quản trị hành chính

1. Xây dựng và quản lý ngân sách hành chính

• Tham gia lập kế hoạch ngân sách hành chính hằng năm.
• Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính, đề xuất mua sắm hợp lý.
• Trình các chế độ liên quan đến hành chính.

2. Quản lý công tác hành chính

• Quản lý xe công vụ đưa rước BLĐ
• Quản lý và bố trí xe công vụ đưa rước CBNV (hành chính, đi ca)
• Quản lý và làm việc với các cung cấp với các nhà thầu cung cấp các dịch vụ như: suất ăn công nghiệp, dịch vụ bảo vệ, phòng cháy chữa cháy,…
• Hỗ trợ công chứng các giấy tờ pháp lý công ty, giấy tờ pháp lý BLĐ.
• Quản lý đội bảo vệ, đội xe, cây xanh, tạp vụ.
• Đảm bảo môi trường làm việc an toàn, ngăn nắp, thân thiện.

3. Quản lý cáp phát, tài sản, sửa chữa nhỏ

• Theo dõi, cấp phát, văn phòng phẩm, đồng phục, quà cáp…theo chế độ công ty.
• Định kỳ phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm kê tài sản, thiết bị văn phòng và cơ sở vật chất, hạ tầng.
• Đề xuất sửa chữa, thay thế trang thiết bị văn phòng, hư hỏng cơ sở vật chất nhỏ (khi cần thiết).

4. Quản lý mọc dấu, xử lý công văn, hồ sơ hành chính

• Quản lý việc sử dụng con dấu đúng quy định.
• Soạn thảo, tiếp nhận, phân phối và lưu trữ công văn (đi/đến), tài liệu hành chính và công ty.
• Quản lý hệ thống hồ sơ hành chính khoa học, bảo mật.

5. Tổ chức sự kiện và hỗ trợ nội bộ

• Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, hội thảo, sự kiện nội bộ (du lịch, hội thao, khám sức khoẻ, sinh nhật…)
• Phối hợp các hoạt động đoàn thể, văn hóa doanh nghiệp.
• Đầu mối đặt vé máy bay, tàu xe và BLĐ công tác.

6. Phối hợp liên phòng ban

• Hỗ trợ các phòng ban trong các công việc hành chính phát sinh.
• Đảm bảo thông tin hành chính được truyền đạt đầy đủ, kịp thời.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng đơn vị.

Trình độ học vấn:

- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.

Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc hiểu tài liệu

Kinh nghiệm làm việc:

- Có từ 2 năm trở lên kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại các công ty có quy mô vừa và lớn

Năng lực cần thiết:

- Am hiểu nghiệp vụ hành chính văn phòng, lưu trữ hồ sơ, quản lý tài sản, công văn.

- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học.

- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và xử lý tình huống tốt.

- Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).