Chuyên viên Thủ tục và Chăm sóc Khách hàng

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Thực hiện công tác thủ tục giao dịch bất động sản, quản lý hồ sơ khách hàng, hỗ trợ thanh toán, bàn giao và chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình giao dịch; đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác, tuân thủ quy định pháp luật, quy trình nội bộ và chính sách kinh doanh của Công ty, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

A. Công tác thủ tục giao dịch

• Thực hiện các thủ tục liên quan đến giao dịch bất động sản:
  • Đặt cọc
  • Ký kết hợp đồng mua bán/thuê mua/chuyển nhượng
  • Phụ lục hợp đồng
  • Thanh lý hợp đồng
  • Các thủ tục phát sinh khác theo chính sách bán hàng.
• Chuẩn bị, kiểm tra và quản lý hồ sơ pháp lý của khách hàng và hồ sơ giao dịch.
• Đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và chính xác của hồ sơ trước khi trình ký.
• Phối hợp với các phòng ban liên quan để xử lý hồ sơ đúng tiến độ và đúng quy định.

B. Quản lý hồ sơ & thủ tục pháp lý

• Theo dõi, cập nhật và lưu trữ hồ sơ khách hàng, hồ sơ hợp đồng theo đúng quy định của Công ty.
• Quản lý dữ liệu khách hàng trên hệ thống phần mềm nội bộ/CRM.
• Hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan đến:
  • Bàn giao sản phẩm
  • Hoàn thiện hồ sơ pháp lý
  • Cấp Giấy chứng nhận cho khách hàng.
• Phối hợp với cơ quan chức năng và các đơn vị liên quan trong quá trình hoàn thiện thủ tục pháp lý theo phân công.

C. Công tác thanh toán & quản lý công nợ

• Theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng theo hợp đồng và chính sách bán hàng.
• Thông báo lịch thanh toán, nhắc phí và hỗ trợ khách hàng hoàn thiện nghĩa vụ tài chính.
• Phối hợp với Phòng Kế toán đối chiếu công nợ và xử lý các phát sinh liên quan.
• Hỗ trợ xử lý hồ sơ gia hạn thanh toán, chậm thanh toán hoặc các trường hợp đặc biệt theo quy định.

D. Công tác chăm sóc khách hàng

• Tiếp nhận, hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình giao dịch.
• Giải đáp các thông tin liên quan đến:
  • Hợp đồng
  • Thanh toán
  • Tiến độ dự án
  • Bàn giao
  • Thủ tục cấp Giấy chứng nhận.
• Tiếp nhận và phối hợp xử lý các phản ánh, kiến nghị, khiếu nại của khách hàng.
• Thực hiện công tác chăm sóc khách hàng định kỳ nhằm nâng cao trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng.

E. Báo cáo & phối hợp công việc

• Thực hiện báo cáo định kỳ về:
  • Tình trạng hồ sơ
  • Tiến độ ký hợp đồng
  • Công nợ khách hàng
  • Công tác bàn giao và cấp Giấy chứng nhận.
• Phối hợp với các đơn vị:
  • Kinh doanh
  • Kế toán
  • Pháp chế
  • Vận hành
  • Ban Quản lý dự án
    nhằm đảm bảo quy trình phục vụ khách hàng được xuyên suốt và hiệu quả.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp quản lý.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các chuyên ngành:
  • Luật
  • Quản trị kinh doanh
  • Kinh tế
  • Tài chính
  • Bất động sản hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 3-5 năm kinh nghiệm tại các vị trí:
  • Thủ tục bất động sản
  • CSKH
  • Admin kinh doanh
  • Quản lý hợp đồng
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại:
  • Chủ đầu tư bất động sản
  • Sàn giao dịch bất động sản
  • Mô hình bất động sản nghỉ dưỡng/hospitality.

Kiến thức & kỹ năng

• Hiểu biết về quy trình giao dịch và thủ tục pháp lý bất động sản.
• Kỹ năng quản lý hồ sơ, theo dõi tiến độ công việc tốt.
• Kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng và xử lý tình huống hiệu quả.
• Thành thạo tin học văn phòng và phần mềm quản lý dữ liệu.
• Tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận, trách nhiệm và có tinh thần dịch vụ khách hàng

 QUYỀN LỢI

• Thu nhập cạnh tranh theo năng lực và hiệu quả công việc.
•  Được hưởng các chế độ bảo hiểm theo quy định của Nhà nước
• Thưởng lễ tết, thưởng tháng lương 13, thưởng kết quả kinh doanh;
• Phụ cấp ăn trưa, du lịch hàng năm, teambuilding…
• Môi trường làm việc năng động, thân thiện, chuyên nghiệp hướng đến sự phát triển bền vững
• Cơ hội thăng tiến trong công việc.