Chuyên viên vận hành xuất khẩu

Job Objective/Mục tiêu công việc:

To execute and supervise import–export activities, ensuring compliance with legal regulations, contract terms, and internal procedures to guarantee that goods are cleared and transported on schedule, at optimal cost, and with high efficiency.
Thực hiện và giám sát các hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, điều khoản hợp đồng và quy trình nội bộ nhằm đảm bảo hàng hóa được thông quan, vận chuyển đúng tiến độ, đúng chi phí và hiệu quả.

Key Responsibilities/Nhiệm vụ chính:

• Prepare, review, and process import–export documentation (contracts, invoices, packing lists, C/O, B/L, quarantine certificates, etc.).
  Chuẩn bị, kiểm tra và xử lý chứng từ xuất nhập khẩu (hợp đồng, invoice, packing list, C/O, B/L, chứng từ kiểm dịch, v.v.).
• Work with suppliers, customers, forwarders, and shipping lines to book vessels, arrange containers, and monitor shipping schedules.
  Làm việc với nhà cung cấp, khách hàng, forwarder, hãng tàu để book tàu, đặt container, theo dõi lịch trình vận chuyển.
• Coordinate with customs brokerage firms and customs authorities to ensure cargo clearance in compliance with regulations.
  Làm việc với các đơn vị khai thuê hải quan và cơ quan hải quan để đảm bảo thông quan hàng hóa đúng quy định.
• Monitor shipment progress, update transportation status, and promptly handle issues (short delivery, incorrect documents, cargo holds, etc.).
  Theo dõi tiến độ lô hàng, cập nhật thông tin vận chuyển, kịp thời xử lý các phát sinh (giao thiếu, sai chứng từ, hàng bị giữ, v.v.).
• Review and reconcile transportation costs, ocean freight, warehousing, and demurrage charges with service providers.
  Kiểm tra và đối chiếu chi phí vận chuyển, cước tàu, phí lưu kho/lưu bãi với các đơn vị dịch vụ.
• Coordinate with the accounting department to complete international payment documents (L/C, T/T, etc.) and tax refund dossiers (if any).
  Phối hợp với bộ phận kế toán để hoàn thiện chứng từ thanh toán quốc tế (L/C, T/T...) và hồ sơ hoàn thuế (nếu có).
• Maintain and archive import–export records and documents in a complete and systematic manner.
  Lưu trữ hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ, khoa học.
• Regularly update knowledge of regulations and policies related to import–export activities, tariff incentives, FTAs, etc.
  Cập nhật thường xuyên các quy định, chính sách liên quan đến xuất nhập khẩu, ưu đãi thuế quan, FTA, v.v.
• Perform other tasks as assigned by management.
  Thực hiện các công việc khác theo phân công của quản lý.

Job Requirements/ Yêu cầu công việc:

• Education: College degree or higher in Foreign Trade, International Business, Logistics, Customs, or related fields.
  Trình độ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các ngành Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế, Logistics, Hải quan hoặc các ngành liên quan.
• Experience: At least 2 years of experience in a similar position. Preference given to candidates with experience working with the China, Asian, or EU markets.
  Kinh nghiệm: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương. Ưu tiên có kinh nghiệm làm việc với thị trường Trung Quốc, châu Á hoặc EU.
• Experienced in handling Cross-Border Trucking (CBT) shipments
  Có kinh nghiệm đảm nhận hàng Cross border truck (CBT)
• Language: Good English communication skills for work purposes, including reading and understanding documents. (Chinese is an advantage.)
  Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt trong công việc, đọc hiểu chứng từ. (Biết tiếng Trung là một lợi thế)

Skills/Kỹ năng:

• Proficient in MS Office, especially Excel.
  Sử dụng thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel.
• Good communication, negotiation, and problem-solving skills.
  Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý vấn đề tốt.
• Ability to work both independently and as part of a team.
  Kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập.
• Personal Attributes: Careful, honest, highly responsible, proactive, and able to work under pressure.
  Tính cách: Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và chịu được áp lực công việc.