Chuyên viên vận hành

• Theo dõi kế hoạch triển khai, cập nhật tình trạng, tiến độ các dự án/ hợp đồng kinh doanh đã ký.
• Theo dõi tiến độ xác nhận đơn hàng, giao hàng, xuất hóa đơn đảm bảo đúng quy trình bán hàng của công ty.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan (sales, kho, kế toán, kỹ thuật…) để đảm bảo dự án được thực hiện đúng kế hoạch.

2. Quản lý hồ sơ và hợp đồng

• Soạn thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng và các văn bản liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Quản lý, lưu trữ hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu, chứng từ dự án.
• Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ trước khi chuyển sang các bước triển khai hoặc thanh toán.
• Kiểm tra chứng từ đối soát giữa bán hàng – giao hàng – kế toán.
• Soạn thảo biểu mẫu, thông báo, công văn phục vụ hoạt động kinh doanh.

3. Phối hợp bám sát tiến độ giao hàng

• Phối hợp với bộ phận kho vận để sắp xếp giao hàng theo tiến độ dự án.
• Theo dõi tình trạng giao hàng và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến vận chuyển.
• Đảm bảo việc giao nhận hàng hóa đúng kế hoạch và đúng thông tin hợp đồng.

4. Theo dõi công nợ và hỗ trợ kinh doanh

• Theo dõi tình trạng thanh toán của các hợp đồng/dự án.
• Phối hợp với bộ phận kế toán và sales để nhắc công nợ khách hàng khi đến hạn.
• Hỗ trợ sales trong việc chuẩn bị hồ sơ bán hàng và các tài liệu liên quan.
• Hỗ trợ quản lý KPI và quyền lợi đội ngũ kinh doanh.

5. Báo cáo các hoạt động vận hành

• Tổng hợp dữ liệu vận hành và lập báo cáo định kỳ.
• Tổng hợp báo cáo doanh số ngày/tuần/tháng.
• Theo dõi các chỉ số liên quan đến tiến độ dự án, hợp đồng và công nợ.
• Đề xuất cải tiến quy trình vận hành nhằm nâng cao hiệu quả công việc.

1/ Trình độ và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Kế toán, Tài chính, Quản trị văn phòng, Logistics hoặc ngành liên quan.
• Có từ 2 năm kinh nghiệm tại các vị trí: Sales Admin, Admin dự án, Điều phối dự án

2/ Kỹ năng & năng lực

• Kỹ năng quản trị công việc và điều phối nhiều đầu việc.

• Thành thạo Excel và tin học văn phòng.

• Có kinh nghiệm soạn thảo hợp đồng và quản lý hồ sơ dự án.

• Kỹ năng giao tiếp và phối hợp nội bộ tốt.

• Có khả năng phân tích, tổng hợp và xử lý dữ liệu.

3/Phẩm chất cá nhân

• Cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm trong công việc.

• Chủ động, có tinh thần hỗ trợ đội nhóm.

• Có khả năng làm việc dưới áp lực và xử lý nhiều công việc cùng lúc.

4/ Ưu tiên

• Ưu tiên ứng viên từng làm tại: Công ty công nghệ, Công ty về lĩnh vực Edtech, đã triển khai dự án B2B