Customer Service and Sale Administrative

Tóm tắt Vị trí (Role Summary)

Nhân viên Hành chính Kinh doanh duy trì hoạt động vận hành hằng ngày diễn ra suôn sẻ thông qua việc xử lý các công việc chăm sóc khách hàng trực tuyến, phối hợp với đơn vị kế toán thuê ngoài, và quản lý các quy trình xử lý đơn hàng cũng như chứng từ. Vị trí này đóng vai trò là cầu nối giao tiếp trung tâm giữa khách hàng, đối tác xử lý đơn hàng (fulfilment), đơn vị kế toán và đội ngũ tại Trụ sở chính (HQ).

Dịch vụ Khách hàng & Theo dõi Khiếu nại (Customer Service & Escalation Tracking)

• Theo dõi và ghi nhận các vấn đề của khách hàng, bao gồm:

  • Các trường hợp hủy đơn

  • Yêu cầu trả hàng / hoàn tiền

  • Các trường hợp giao hàng thất bại

  • Khiếu nại từ khách hàng

• Theo dõi trạng thái và phối hợp chặt chẽ với các đối tác xử lý đơn hàng cho đến khi vấn đề được giải quyết triệt để.

• Báo cáo lên cấp quản lý đối với các trường hợp ngoại lệ/phức tạp để xin ý kiến quyết định.

• Quản lý các thắc mắc và yêu cầu hỗ trợ của khách hàng trên tất cả các kênh bán hàng trực tuyến và kênh giao tiếp, bao gồm TikTok Shop, Shopee, và các nền tảng mới trong tương lai của công ty.

Theo dõi Đơn hàng (Sales Order Monitoring)

• Theo dõi trạng thái đơn hàng hằng ngày trên tất cả các kênh bán hàng.

• Kiểm soát các đơn hàng mới, theo dõi tiến độ và báo cáo kịp thời bất kỳ vấn đề nào lên ban quản lý để đưa ra quyết định xử lý.

• Hỗ trợ Trụ sở chính (HQ) trong việc thu thập dữ liệu và các yêu cầu hành chính khác.

Quản lý Hóa đơn, Kế toán Hằng tháng & Đối soát (Invoice, Monthly Accounting & Reconciliation)

• Xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng khi có yêu cầu.

• Điều phối các yêu cầu về hóa đơn giữa khách hàng, đơn vị cung cấp dịch vụ fulfilment, đơn vị kế toán và HQ.

• Quản lý hóa đơn kế toán hằng tháng (Monthly accounting invoices): Tổng hợp, kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các hóa đơn chứng từ đầu vào – đầu ra định kỳ hằng tháng để chuyển cho bộ phận/đơn vị kế toán.

• Đối soát định kỳ (Reconciliation): Thực hiện việc đối soát dữ liệu bán hàng, thanh toán từ các nền tảng thương mại điện tử (TikTok Shop, Shopee...) với dữ liệu đơn hàng và cước phí dịch vụ fulfillment, đảm bảo tính chính xác và giải quyết kịp thời các sai lệch.

• Lưu trữ và quản lý hệ thống hồ sơ, dữ liệu hóa đơn một cách khoa học.

Quản lý Hồ sơ & Kiểm soát Quy trình (Documentation & Process Control)

• Sắp xếp và duy trì hệ thống hồ sơ đối với:

  • Hợp đồng

  • Chứng từ thuế

  • Giấy tờ đăng ký doanh nghiệp

  • Chứng từ kế toán

  • Thỏa thuận với đối tác fulfilment

• Đảm bảo tài liệu được lưu trữ an toàn và dễ dàng truy xuất nhằm đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Role Summary

The Business Administrator keeps daily operations running smoothly by handling online customer service, coordinating with our external accounting firm, and managing order and documentation workflows. This role sits at the center of communication between customers, our fulfilment partner, the accounting firm, and the HQ team.

Customer Service & Escalation Tracking

• Maintain and update customer issue logs, including:

  • Cancellation cases

  • Return requests

  • Failed delivery cases

  • Customer complaints

• Track status and follow up with fulfilment partners until resolution.

• Escalate non-standard cases to management for decision-making.

• Manage customer inquiries and support requests across all online sales and communication channels, including TikTok Shop, Shopee, and future platforms introduced by the company.

Sales Order Monitoring

• Monitor daily order status across all sales channels.

• Monitor incoming orders, track their status, and flag any problems to management for decision-making.

• Support HQ with data collection and administrative requests.

Invoice & Payment Administration

• Generate and distribute customer invoices when required.

• Coordinate invoice requests between customers, fulfilment providers, accounting firm, and HQ.

• Maintain invoice records and filing system.

Documentation & Process Control

• Maintain organized records of:

  • Tax documents

  • Accounting documents

  • Reconciliation of monthly stock and accounting report and adjustment invoices.

• Ensure documents are stored and accessible for business continuity purposes.

Yêu cầu bắt buộc (Required)

• Bằng Cử nhân chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Thương mại, Truyền thông hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Thành thạo tiếng Anh — cả kỹ năng viết và giao tiếp (bắt buộc để phối hợp công việc với HQ và các đội ngũ quốc tế).

• Sử dụng thành thạo Microsoft Office và Google Workspace (Docs, Sheets, Drive).

• Kỹ năng tổ chức cao, cẩn thận, tỉ mỉ và có khả năng quản lý hiệu quả nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

• Giao tiếp chủ động, có tinh thần phục vụ khách hàng tốt và có khả năng tự làm việc, theo dõi công việc độc lập.

Ưu tiên / Lợi thế (Preferred / Advantageous)

• Có kinh nghiệm làm việc trên TikTok Seller Center hoặc vận hành TikTok Shop (đặc biệt ưu tiên).

• Quen thuộc với các quy trình quản lý đơn hàng thương mại điện tử và điều phối fulfilment.

• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực thương mại qua livestream hoặc các hình thức bán hàng dựa trên nội dung (content-driven sales).

• Có kinh nghiệm chăm sóc khách hàng trong môi trường bán lẻ trực tuyến hoặc thương mại mạng xã hội (social commerce).

• Hiểu biết cơ bản về các quy trình kế toán và xuất hóa đơn.

• Có kinh nghiệm làm việc với các đội ngũ đa chức năng hoặc môi trường làm việc quốc tế (cross-border).

Điểm cộng (Nice to Have)

• Có kinh nghiệm hỗ trợ cho các thương hiệu quốc tế.

Thời gian & Địa điểm Làm việc

Thời gian làm việc (Working Hours)

• Thứ Hai – Thứ Năm: 12:00 trưa – 9:00 tối

• Thứ Bảy: 9:00 sáng – 6:00 chiều (Làm việc cách tuần / nghỉ xen kẽ một tuần)

• Thứ Sáu: Nghỉ

• Chủ Nhật: 9:00 sáng – 6:00 chiều

• Lưu ý: Ngày nghỉ cố định có thể được điều chỉnh/luân chuyển để hỗ trợ công việc trong các giai đoạn chiến dịch lớn (ví dụ: các đợt Siêu Sale, Ngày hội Thương hiệu, và các hoạt động khuyến mãi trọng điểm khác).

Địa điểm làm việc (Work Location)

• Địa chỉ: 45B Đồng Xoài, Phường Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh

Required

• Bachelor's degree in Business Administration, Commerce, Communications, or a related field

• Proficient in English — both written and verbal communication (required for coordination with HQ and cross-border teams)

• Strong proficiency in Microsoft Office and Google Workspace (Docs, Sheets, Drive)

• Highly organized with strong attention to detail and ability to manage multiple tasks simultaneously

• Proactive communicator with a service-minded attitude and ability to follow up independently

Preferred / Advantageous

• Experience working with TikTok Seller Center or TikTok Shop operations (strongly preferred)

• Familiarity with e-commerce order management workflows and fulfilment coordination

• Experience in livestream commerce or content-driven sales formats

• Experience in customer service roles within an online retail or social commerce environment

• Understanding of basic accounting and invoicing processes

• Experience working with cross-functional or cross-border teams

Nice to Have

• Experience supporting a regional or international brand

Working Hours

• Monday – Thursday:12:00 PM – 9:00 PM

• Saturday: Alternating Saturdays (every other Saturday off): 9:00 AM – 6:00 PM

• Friday: Off

• Sunday: 9:00 AM – 6:00 PM

• Scheduled days off may be rotated to support major campaign periods (e.g., Mega Sale events, Brand Campaign Days, and other key promotional activities). 

Work Location

• Address: 45B Đồng Xoài, Phường Tân Bình, Thành Phố Hồ Chí Minh