Customer Service (CS) Logistics

1. Thông tin chung

• Bộ phận: Vận hành / Customer Service
• Địa điểm làm việc: Văn phòng
• Thời gian làm việc: Giờ hành chính (có thể linh động theo lô hàng)

2. Mục tiêu công việc

Đảm bảo chăm sóc, theo dõi và xử lý các lô hàng xuất – nhập khẩu một cách chính xác, kịp thời; là đầu mối liên lạc giữa khách hàng, sales, chứng từ, hiện trường và các đối tác nhằm mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

3. Mô tả công việc chi tiết

3.1. Chăm sóc & làm việc với khách hàng

• Tiếp nhận thông tin lô hàng từ Sales/khách hàng (mặt hàng, tuyến, điều kiện giao hàng, thời gian yêu cầu).
• Tư vấn quy trình vận chuyển, thời gian, chứng từ cơ bản cho khách hàng.
• Cập nhật tình trạng lô hàng (booking, đóng hàng, ETD, ETA, thông quan, giao hàng).
• Xử lý, phản hồi các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong quá trình vận chuyển.

3.2. Theo dõi & điều phối lô hàng

• Phối hợp với bộ phận Chứng từ, Pricing, Hiện trường, Kho bãi để triển khai lô hàng đúng tiến độ.
• Theo dõi sát tiến độ từng công đoạn: booking, cut-off, loading, khai báo hải quan, giao nhận.
• Nhắc nhở các bên liên quan khi có nguy cơ trễ tiến độ.

3.3. Quản lý chứng từ & thông tin

• Kiểm tra thông tin trên các chứng từ: Booking, HBL/MBL, Invoice, Packing List, Manifest, AN, DO…
• Đảm bảo thông tin lô hàng chính xác, thống nhất giữa các bên.
• Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định công ty.

3.4. Phối hợp nội bộ & đối tác

• Làm việc với hãng tàu, đại lý, forwarder, kho bãi, trucking.
• Phối hợp với Sales để hỗ trợ khách hàng, giữ chân và phát triển khách hàng cũ.
• Hỗ trợ xử lý các phát sinh: delay, roll hàng, phạt lưu container, lưu bãi.

3.5. Báo cáo & cải tiến

• Báo cáo tình trạng lô hàng hằng ngày/tuần cho quản lý.
• Tổng hợp các vấn đề phát sinh, đề xuất hướng cải tiến quy trình CS.

4. Yêu cầu công việc

4.1. Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Logistics, Xuất nhập khẩu, Kinh tế, Ngoại thương…
• Có từ 6 tháng – 2 năm kinh nghiệm CS Logistics (ưu tiên ứng viên đã làm hàng Sea/Air).
• Chấp nhận đào tạo thêm đối với ứng viên mới có nền tảng XNK.

4.2. Kỹ năng

• Giao tiếp tốt, xử lý tình huống linh hoạt.
• Kỹ năng quản lý thời gian, theo dõi nhiều lô hàng song song.
• Cẩn thận, chi tiết, có trách nhiệm với công việc.
• Khả năng phối hợp và làm việc nhóm tốt.

4.3. Ngoại ngữ & tin học

• Tiếng Anh: đọc – viết email, chứng từ logistics cơ bản.
• Thành thạo tin học văn phòng (Excel, Email).

5. Quyền lợi

• Thu nhập: Lương cơ bản + KPI + thưởng hiệu quả công việc.
• Được đào tạo nghiệp vụ logistics thực tế.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển lên CS Leader/Operation.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.

6. KPI & Lương (ghi chú khi đăng tin)

• Cơ cấu lương: 70% lương cơ bản + 30% lương KPI.
• KPI được đánh giá dựa trên hiệu quả công việc, tiến độ xử lý lô hàng và chất lượng chăm sóc khách hàng.

Chi tiết KPI sẽ được trao đổi cụ thể khi phỏng vấn hoặc trong quá trình làm việc