Documentation

NHIỆM VỤ CHÍNH (theo chức năng, nhiệm vụ được phân công)

1. Nhận và kiểm tra chứng từ từ đại lý nước ngoài, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
2. Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý nội bộ và làm manifest theo quy định.
3. Nhận và kiểm tra A/N từ hãng tàu/coloader.
4. Chuyển thông báo A/N cho khách hàng (CUS) trước ngày tàu cập cảng.
5. Gửi A/N cho khách hàng và tiến hành phát hành lệnh giao hàng (D/O) theo yêu cầu.
6. Lập danh sách hàng hóa nhập kho và kế hoạch đón container trước 1 ngày tàu cập cảng đối với hàng Consol.
7. Gửi dữ liệu hàng hóa nhập kho đến cảng để phục vụ quá trình xử lý hàng hóa.
8. Trả lời thắc mắc của khách hàng thông qua điện thoại và email, đảm bảo thông tin minh bạch và hỗ trợ nhanh chóng.
9. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xử lý chứng từ, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
10. Kiểm tra các file công việc chậm lấy D/O và gửi lại A/N cho khách hàng.
11. Báo cáo tình trạng phát sinh liên quan cho đại lý và các bên liên quan kịp thời.
12. Hoàn thành các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trướng nhóm.

QUYỀN HẠN

• Đề xuất và kiến nghị những vấn đề liên quan đến công việc hàng ngày của phòng.
• Được quyền truy cập vào hệ thống dữ liệu nội bộ để thực hiện nhiệm vụ.

• Đề xuất cải tiến quy trình chứng từ nhằm nâng cao hiệu quả công việc.
• Tham gia vào các cuộc họp, báo cáo để thảo luận và đưa ra ý kiến liên quan đến chứng từ hàng nhập.

NGHĨA VỤ

• Hoàn thành công việc đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng chứng từ theo tiêu chuẩn công ty.
• Tuân thủ quy định nội bộ và các quy trình nghiệp vụ liên quan.
• Giữ bí mật thông tin khách hàng và công ty.
• Tuân thủ các nội quy, quy định công ty.
• Hoàn thành tốt công việc được Cấp Trên giao phó.

QUAN HỆ CÔNG VIỆC

ĐỐI NGOẠI

- Agent; Khách hàng; Hãng tàu.

NỘI BỘ CÔNG TY

- Tất cả nhân viên phòng ban công ty

Trình độ/ Kiến thức/ Kinh nghiệm

• Cử nhân chuyên ngành: Logistics, Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Kinh doanh quốc tế hoặc lĩnh vực có liên quan.
• Kiến thức về logistics.
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm trong vị trí tương đương.

Trình độ ngoại ngữ

-     Trình độ tiếng anh giao tiếp và văn bản email…

Trình độ tin học

Word, excel, PP, Outlook, E-mail, Internet…

Kỹ năng: (liệt kê ít nhất 5 kỹ năng trở lên)

• Có khả năng phân tích và giải quyết các vấn đề.
• Chịu áp lực công việc
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian.
• Kỹ năng quản lý tài liệu

Phẩm chất

• Trung thực; nhiệt tình trong công việc;
• Tinh thần trách nhiệm;
• Cẩn thận; Chuyên cần

Các yêu cầu khác (nếu có)

-     Có tinh thần cầu tiến học hỏi, có thể làm việc ngoài giờ, CN, ngày lễ nếu có yêu cầu.

ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC

• Được cung cấp các trang thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ công việc phù hợp chức danh công việc.
• Được hưởng các quyền lợi về lương bổng, phúc lợi… theo quy định của Công ty.
• Được tham gia các khóa đào tạo, hội thảo… về lĩnh vực liên quan đến công việc được giao.