General Affairs Cum Receptionist

Reception Duties / Công tác lễ tân

• Welcome guests, clients, and partners in a professional manner
  Đón tiếp khách, đối tác chuyên nghiệp
• Manage incoming calls, emails, and correspondence
  Tiếp nhận và xử lý điện thoại, email, thư từ
• Arrange meeting rooms and prepare meeting logistics
  Sắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cuộc họp
• Coordinate guest reception and internal communication
  Điều phối tiếp đón khách và thông tin nội bộ

General Affairs Duties / Công tác hành chính

• Manage office supplies, stationery, and company assets
  Quản lý văn phòng phẩm và tài sản công ty
• Monitor and control administrative expenses (electricity, water, office services…)
  Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chính
• Work with vendors (cleaning, security, maintenance, etc.)
  Làm việc với nhà cung cấp dịch vụ
• Organize internal events and company activities
  Tổ chức sự kiện và hoạt động nội bộ
• Maintain office environment (cleanliness, layout, facilities)
  Đảm bảo môi trường làm việc

Transportation & Scheduling Coordination / Điều phối xe & lịch trình

• Arrange and coordinate company vehicles for employee transportation, business trips, and guest pick-up/drop-off
  Sắp xếp và điều phối xe phục vụ nhân viên, công tác và đưa đón khách
• Manage vehicle booking requests and optimize scheduling efficiency
  Quản lý yêu cầu đặt xe và tối ưu lịch trình
• Coordinate with drivers to ensure punctuality and service quality
  Phối hợp tài xế đảm bảo đúng giờ và chất lượng phục vụ
• Track daily vehicle schedules and maintain usage logs
  Theo dõi lịch trình xe và nhật ký sử dụng
• Handle unexpected changes (urgent requests, breakdowns, rescheduling…)
  Xử lý các tình huống phát sinh
• Monitor fuel usage and transportation-related costs
  Theo dõi nhiên liệu và chi phí vận hành xe

Administrative Support / Hỗ trợ hành chính

• Manage document filing, records, and contract tracking
  Quản lý hồ sơ, lưu trữ và theo dõi hợp đồng
• Support HR/Admin team in daily operations
  Hỗ trợ team HR/Admin trong vận hành
• Support onboarding logistics for new employees
  Hỗ trợ hậu cần cho nhân sự mới

Compliance & Reporting / Tuân thủ & báo cáo

• Ensure compliance with company policies and regulations
  Đảm bảo tuân thủ quy định công ty
• Prepare periodic reports on admin and transportation activities/costs
  Báo cáo định kỳ chi phí và hoạt động hành chính & xe

Education / Trình độ

• Bachelor’s degree in Administration, HR, Business or related fields
  Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan

Experience / Kinh nghiệm

• 1–3 years in Administration, Receptionist, or related roles
  Có 1–3 năm kinh nghiệm hành chính/lễ tân

Skills / Kỹ năng

• Strong communication and interpersonal skills
  Kỹ năng giao tiếp tốt
• Multitasking and problem-solving ability
  Khả năng đa nhiệm và giải quyết vấn đề
• Good organization and attention to detail
  Tổ chức công việc tốt, chú ý chi tiết
• Basic English communication
  Tiếng Anh giao tiếp cơ bản
• Proficient in MS Office
  Thành thạo tin học văn phòng

Personal Attributes / Phẩm chất

• Professional appearance and service mindset
  Ngoại hình và tư duy dịch vụ chuyên nghiệp
• Proactive, responsible, and careful
  Chủ động, trách nhiệm, cẩn thận
• Positive attitude and adaptability
  Thái độ tích cực, khả năng thích nghi