[GLOBAL X_NOVA SERVICE] Thư ký Hành chính Phòng Dự án

Nhiệm vụ 1: Thực hiện lưu trữ quản lý và kiểm soát hồ sơ
- Tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án;
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan. 

Nhiệm vụ 2: Truyền đạt và cập nhật thông tin tại dự án
- Tham dự và ghi nhận nội dung biên bản cuộc họp nội bộ phòng ban, theo dõi báo cáo các công tác cần làm theo biên bản họp;
- Truyền đạt thông tin xuống các đội/nhóm theo yêu cầu của QLTT. Phối hợp với các đội/nhóm phản hồi thông tin về việc thực hiện các yêu cầu, chỉ đạo của QLTT;

Nhiệm vụ 3: Quản lý hành chính dự án
- Tiếp đón khách, ứng viên, nhận hồ sơ, thư, công văn ...
- In ấn, soạn thảo các tài liệu, văn bản.
- Quản lý thanh toán các chi phí hành chính, công tác phí,….;
- Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc;
- Kiểm soát chấm công, ngày công và chế độ làm việc của nhân viên dự án.

Nhiệm vụ 4: Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên 

1. Trình độ:

- Trình độ yêu cầu: Đại học, Cao đẳng,...
- Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan.

2. Kiến thức:

- Kiến thức chuyên môn, quản lý kiểm soát hồ sơ

3. Kinh nghiệm:

- Có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên.

4. Kỹ năng:

- Kỹ năng soạn thảo văn bản;
- Kiểm soát, sắp xếp hồ sơ;
- Kỹ năng giao tiếp rõ ràng, tự tin, truyền đạt thông tin chính xác;
- Kỹ năng quản trị văn phòng;
- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, tinh thần trách nhiệm.