[Hà Nội, HCM] Trợ lý Dự án

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giá, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua. SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney’s world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University’s vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả vị trí/Job Description:

Trong vai trò Trợ lý Dự án, cá nhân chịu trách nhiệm hỗ trợ nhóm dự án trong công tác thiết lập và triển khai ban đầu cho các dự án Sapphire AMS./ As a Project Assistant, the incumbent is responsible for providing support to the project team in setting up the Sapphire AMS.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

Hỗ trợ xây dựng tài liệu nghiên cứu và tài liệu dự án/Support the development of study and project documents:

• Hỗ trợ xây dựng tài liệu nghiên cứu, bao gồm nhưng không giới hạn: công cụ thu thập dữ liệu (bộ câu hỏi, phiếu khảo sát, hướng dẫn phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm), phiếu thông tin và phiếu chấp thuận tham gia nghiên cứu, quy trình thao tác chuẩn (SOP) và sổ tay hướng dẫn thực hiện (MOP)/ Support the development of study documents, including but not limited to: data collection tools (questionnaires, surveys, in-depth interview and focus group discussion guides), participant information sheets and informed consent forms, Standard Operating Procedures (SOPs) and Manuals of Procedures (MOPs);
• Hỗ trợ xây dựng các tài liệu dự án khác như báo cáo tiến độ, báo cáo thường niên, báo cáo cho nhà tài trợ và bài trình bày/ Support the development of other project documents such as progress reports, annual reports, funder reports and presentation slide decks;
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ xin phê duyệt của Hội đồng Đạo đức trong nghiên cứu y sinh học tại Việt Nam và Úc, và theo dõi các yêu cầu sửa đổi, gia hạn/ Support the preparation of ethics applications in Vietnam and Australia, and track amendments and renewals;
• Chuẩn bị tài liệu liên quan đến hợp đồng, thỏa thuận hợp tác nghiên cứu với các đối tác/ Prepare documents for research contracts and collaboration agreements with partners.

Hỗ trợ triển khai hoạt động thực địa và thu thập dữ liệu/Support field implementation and data collection:

• Hỗ trợ lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động thực địa cùng cán bộ thực địa và cộng tác viên địa phương/ Assist in preparing detailed plans for field activities with field staff and local collaborators;
• Hỗ trợ cán bộ y tế và cán bộ thực địa sàng lọc, thu nhận và theo dõi người tham gia theo đề cương nghiên cứu/ Support health and field staff to screen, enrol and follow up study participants according to the study protocol;
• Tham gia các chuyến công tác thực địa tại các tỉnh khi cần thiết/ Participate in field trips to provinces as required;
• Hỗ trợ thu thập, nhập liệu, kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán của dữ liệu; lưu trữ hồ sơ nghiên cứu theo quy định/ Support data collection and entry, check data completeness and consistency, and file study records as required.

Hỗ trợ truyền thông, hội thảo và tập huấn/Support communication, workshops and training:

• Chuẩn bị tài liệu truyền thông về dự án (bản tin, tờ rơi, nội dung cho trang web và mạng xã hội)/ Prepare project communication materials (newsletters, leaflets, website and social media content);
• Hỗ trợ tổ chức hội thảo, tập huấn, họp nhóm nghiên cứu và họp với các bên liên quan, bao gồm hậu cần và biên bản họp/ Assist in organising workshops, training sessions, study team meetings and stakeholder meetings, including logistics and meeting minutes.

Hỗ trợ hành chính và tài chính dự án/Administrative and financial support:

• Hỗ trợ các thành viên trong nhóm thực hiện các công việc hành chính và các hoạt động liên quan đến dự án (đặt lịch, công tác phí, đặt vé, hồ sơ đi lại)/ Support team members in administrative tasks and project-related activities (scheduling, travel arrangements, travel documentation);
• Hỗ trợ thu thập báo giá cho thiết bị, vật tư và dịch vụ khi cần thiết/ Assist in collecting quotations for equipment, consumables and services when required;
• Hỗ trợ các công việc liên quan đến tài chính nghiên cứu (ví dụ: bồi hoàn người tham gia, thanh toán cho điểm nghiên cứu và đối tác, thu thập chứng từ tài chính,…)/ Support financial activities (e.g. participant reimbursements, site and partner payments, collecting invoices and financial documents…).

Hợp tác nhóm và phối hợp với các bên liên quan/Team collaboration and stakeholder engagement:

• Làm việc chặt chẽ với Quản lý Chương trình và Nghiên cứu viên chính; báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và triển khai nghiên cứu/ Work closely with the Program Manager and Chief Investigators; promptly report any issues arising during study preparation and implementation;
• Phối hợp với các cơ quan y tế trung ương và địa phương, đối tác nghiên cứu và nhà tài trợ trong các hoạt động của dự án/ Liaise with national and local health authorities, research partners and funders on project activities;
• Tham gia các cuộc họp nhóm để chia sẻ kinh nghiệm và đóng góp vào việc học hỏi chung/ Participate in team meetings to share experience and contribute to shared learning.

Hỗ trợ dịch thuật/Translation support:

• Tham gia dịch tài liệu dự án (Việt – Anh – Việt)/ Engage in translating project documents (Vietnamese – English – Vietnamese).

Các công việc khác/Other tasks:

• Các công việc khác theo phân công của cấp quản lý/ Other tasks as required by supervisors.

Trình độ học vấn/Education:

• Bằng Đại học trở lên trong lĩnh vực Y tế công cộng, Y, Dược, Khoa học sức khỏe, Khoa học xã hội hoặc các lĩnh vực liên quan/ University degree or higher in Public Health, Medicine, Pharmacy, Health Sciences, Social Sciences or a related field

Kỹ năng và kinh nghiệm làm việc/Skills and Work Experience:

• Tối thiểu 1-3 năm kinh nghiệm hỗ trợ dự án hoặc nghiên cứu y tế công cộng tại Việt Nam/ 1-3 years of experience supporting public health projects or research in Vietnam;
• Am hiểu các quy định và hướng dẫn về đạo đức trong nghiên cứu y sinh học/ Knowledge of research ethics and relevant regulatory requirements
• Có kinh nghiệm làm việc với cơ quan y tế các cấp và cộng đồng là một lợi thế/ Experience working with government health agencies at different levels and with communities is an advantage
• Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); biết sử dụng công cụ thu thập dữ liệu điện tử (REDCap, KoboToolbox, ODK…) là một lợi thế/ Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint); familiarity with electronic data collection tools (REDCap, KoboToolbox, ODK…) is an advantage
• Kỹ năng soạn thảo văn bản, tổ chức và lưu trữ hồ sơ tốt/ Good writing, organisational and record-keeping skills
• Kỹ năng giao tiếp tốt, có khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập/ Good communication skills; able to work both independently and as part of a team
• Chú trọng chi tiết, chăm chỉ, trung thực và có khả năng làm việc dưới áp lực trong thời gian hạn chế/ Attention to detail, hardworking, honest and able to work under pressure within limited time frames
• Sẵn sàng đi công tác thực địa tại các tỉnh/ Willing to travel to provinces for field work
• Thành thạo tiếng Việt và tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết)/ Fluency in Vietnamese and English (oral and written)

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo trực tiếp: Quản lý Dự án

Direct report: Project Manager

Cấp độ công việc: Trợ lý / Ngạch 2

Job Level: Assistant / Grade 2

Địa điểm: Hà Nội, TPHCM

Location: Based in Hanoi and HCMC

Thời hạn hợp đồng: 01 năm, có thể được gia hạn tùy thuộc vào hiệu quả hoạt động và khả năng kinh phí

Contract Duration: 01 year appointment with the possibility of extension based on performance and funding availability

Lưu ý/Note:

•  Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.
•  Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.
•  Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.