[Hà Nội] Trợ lý Hành chính Thử nghiệm Lâm sàng

Giới thiệu Viện Đại học Sydney Việt Nam (SVI)/About the University of Sydney Vietnam Institute (SVI):

SVI là một trung tâm nghiên cứu và hợp tác đa lĩnh vực, được thành lập dưới hình thức doanh nghiệp xã hội theo quy định của luật pháp Việt Nam. Công ty được thiết kế để tạo điều kiện thuận lợi và củng cố sự trao đổi tư duy và sáng tạo giữa các nhà nghiên cứu, học giả, và cộng đồng nói chung của Úc và Việt Nam.

SVI is a multidisciplinary research and engagement hub established as a social enterprise under the laws of Vietnam. It is designed to facilitate and strengthen intellectual and creative exchange between Australian and Vietnamese researchers, academics and the broader community.

Xây dựng trên nền tảng giáo dục và nghiên cứu hàng đầu thế giới của Đại học Sydney trong nhiều lĩnh vực và các sự hợp tác về học thuật quan trọng và lâu đời với Việt Nam trong suốt 50 năm qua, SVI sẽ thực hiện tầm nhìn của Đại học Sydney về sự hợp tác bền vững, cùng có lợi trong tất cả các mức độ của giáo dục đại học và hợp tác nghiên cứu.

Building on the University of Sydney's world-class education and research across a broad range of disciplines and its significant and long-standing academic partnerships in Vietnam over the last 50 years, SVI will realise the University's vision for sustainable, mutually beneficial cooperation across all levels of higher education and research engagement.

Mô tả vị trí/Job Description:

Trợ lý Hành chính Thử nghiệm Lâm sàng cung cấp hỗ trợ hành chính và vận hành cho Đơn vị Thử nghiệm Lâm sàng (CTU), đảm bảo hoạt động hỗ trợ tại văn phòng dành cho nhóm diễn ra thông suốt và hiệu quả. Vị trí này chịu trách nhiệm hỗ trợ các hoạt động hành chính hằng ngày, hỗ trợ các cuộc họp và công tác hậu cần, duy trì hồ sơ và tài liệu.Vị trí này yêu cầu một cá nhân có khả năng tổ chức tốt, chủ động, chú trọng đến chi tiết, cùng với kỹ năng giao tiếp và điều phối hiệu quả.

The Trial Admin Assistant provides administrative and operational support to the Clinical Trials Unit (CTU), ensuring smooth and efficient office support for the team. The position is responsible for supporting day-to-day administrative activities, coordinating meetings and logistics, and maintaining records and documentation. This role requires a well-organized, proactive, and detail-oriented individual with effective communication and coordination skills.

Nhiệm vụ và trách nhiệm/Duties and Responsibilities:

Hỗ trợ hành chính cho CTU/Administrative Support to the CTU

• Sắp xếp các cuộc họp, chuẩn bị chương trình họp và ghi biên bản cuộc họp cùng các đầu việc cần thực hiện/ Schedule and organize meetings meetings, prepare agendas, and record meeting minutes and action items.
• Hỗ trợ chuẩn bị công văn, báo cáo, bài thuyết trình và các tài liệu hành chính khác/Assist with preparing correspondence, reports, presentations, and other administrative documents.
• Hỗ trợ điều phối việc sắp xếp đi công tác và các công tác hậu cần khi cần thiết/Coordinate travel arrangements and logistics when required.
• Lưu trữ các hồ sơ và tài liệu hành chính /Maintain administrative records and files.
• Phối hợp thực hiện các yêu cầu mua sắm và quản lý danh mục thiết bị, vật tư của CTU/Coordinate procurement requests and maintain inventory records for equipment and supplies of CTU.
• Hỗ trợ các hoạt động phát sinh về hành chính liên quan tới nhân viên mới, sinh viên, khách mời đến văn phòng khi được yêu cầu/Support administrative arrangements for new staff, students, guests coming to the office when requested.
• Cập nhật và duy trì các biểu mẫu hành chính, mẫu tài liệu (template), danh bạ liên hệ và danh sách phân phối/Maintain and update administrative forms, templates, contact lists, and distribution lists.

Hỗ trợ xây dựng, duy trì và thiết kế mới hệ thống tài liệu tập huấn nội bộ/ Support the development, maintenance, and design of internal training documentation systems

• Hỗ trợ các nhân viên mới tiếp cận các hệ thống tập huấn liên quan, cập nhật hồ sơ nhân sự nội bộ của CTU/ Assist new staff with accessing relevant training systems and maintaining internal CTU personnel records
• Hỗ trợ các quản lý quá trình mới gia nhập của nhân viên mới/ Support managers with the onboarding process for new employees.
• Hỗ trợ chuẩn bị và hoàn thiện các tài liệu tập huấn trực tiếp và tập huấn trên nền tảng online/ Assist in the preparation and finalization of materials for both in-person and online training platforms.

Hỗ trợ truyền thông và phát triển tài liệu/Communication and Materials Development Support

• Hỗ trợ xây dựng, định dạng và cập nhật các tài liệu truyền thông của CTU như bài thuyết trình, brochure, bản tin và tài liệu quảng bá/Assist in developing, formatting, and maintaining CTU communication materials, including presentations, brochures, newsletters, and promotional materials.
• Hỗ trợ chuẩn bị và phát hành các thông tin truyền thông nội bộ và bên ngoài thay mặt CTU/Support the preparation and dissemination of internal and external communications on behalf of the CTU.
• Duy trì kho lưu trữ các tài liệu truyền thông và đào tạo, đồng thời đảm bảo các tài liệu được cập nhật và lưu trữ phù hợp/Maintain repositories of communication and training materials and ensure documents are up to date and appropriately archived.

Trình độ học vấn/Education:

Bằng cử nhân chuyên ngành Khoa học xã hội, Quản trị, Y tế, Truyền thông hoặc lĩnh vực liên quan./ Bachelor’s degree in Social Sciences, Administration, Health, Communications, or a related field.

Kỹ năng và kinh nghiệm/Skills and Experience:

Yêu cầu bắt buộc /Essential

• Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong vai trò hành chính, quản lý văn phòng hoặc điều phối/Minimum 1 year of experience in an administrative, office management, or coordination role.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian xuất sắc/Excellent organizational and time-management skills.
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói tốt bằng tiếng Anh và tiếng Việt/Strong written and verbal communication skills in English and Vietnamese.
• Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel, PowerPoint và Outlook/Proficiency in Microsoft Office applications, particularly Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.
• Khả năng chú trọng chi tiết và quản lý đồng thời nhiều công việc ưu tiên/Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities.
• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp hiệu quả trong nhóm/Ability to work independently and collaboratively within a team.
• Tác phong chuyên nghiệp và khả năng xử lý thông tin bảo mật/Professionalism and ability to handle confidential information.

Ưu tiên/Desirable

• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường y tế, nghiên cứu, học thuật hoặc tổ chức phi lợi nhuận/Experience working in healthcare, research, academic, or non-profit environments.
• Có kinh nghiệm tổ chức các cuộc họp, sự kiện và hoạt động đào tạo/Experience organizing meetings, events, and training activities.
• Có kinh nghiệm chuẩn bị tài liệu truyền thông và tài liệu thuyết trình/Experience preparing communication materials and presentation materials.
• Thành thạo hệ thống quản lý tài liệu và cơ sở dữ liệu hành chính/Familiarity with document management systems and administrative databases.
• Có năng lực nắm bắt học hỏi nhanh về AI/ Ability to quickly grasp and learn AI technologies.

Yếu tố cốt lõi/Key Competencies

• Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch/Organization and planning
• Chú trọng chi tiết và tính chính xác/Attention to detail and accuracy
• Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ/Communication and interpersonal skills
• Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và kỹ năng thuyết trình/Written communication and presentation skills.
• Tính chủ động và đáng tin cậy/Initiative and reliability.
• Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên/Time management and prioritization.
• Định hướng phục vụ khách hàng và các bên liên quan/Customer and stakeholder service orientation.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề/Problem-solving skills.
• Khả năng thích ứng và làm việc nhóm/Adaptability and teamwork.
• Tính chuyên nghiệp và chính trực/Professionalism and integrity.

Các mối quan hệ chủ chốt/Key Relationships:

Báo cáo: Giám đốc Đơn vị Thử nghiệm lâm sàng của Viện Đại học Sydney Việt Nam/Report to: Director of Clinical Trials Unit of the University of Sydney Vietnam Institute.

Cấp độ công việc/Job Level:

Trợ lý/Assistant

Địa điểm/Location:

Hà Nội/Hanoi

Thời hạn hợp đồng/Contract Duration:

12 tháng, có thể gia hạn tùy thuộc vào hiệu quả hoạt động và nhu cầu của đơn vị/ 12 months, with possibility of extension based on performance and unit needs

Lưu ý/Note:

• Chúng tôi không thu bất kì phí gì trong quá trình tuyển dụng và tất cả thông tin về các vị trí tuyển dụng sẽ được đăng tải trên trang web và trang mạng xã hội chính thức của chúng tôi./We do not charge any fees for our recruitment process, and information regarding available positions will be posted exclusively on our website and official social media fanpages.
• Mọi thông tin cá nhân ghi trong CV sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích tuyển dụng và không công bố ra bên ngoài./All personal information provided in the CV will be used solely for recruitment purposes and will not be disclosed externally.
• Việc thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của ứng viên là điều kiện cần và đủ để SVI tiến hành các quy trình tuyển dụng với các ứng viên. Khi nộp đơn ứng tuyển, ứng viên hiểu và đồng ý cho phép SVI lưu trữ các dữ liệu cá nhân trong CV cả trong và sau quá trình phỏng vấn, tuyển dụng để xây dựng nguồn ứng viên tiềm năng cho các vị trí tuyển dụng tiếp theo./The collection and processing of candidates’ personal data is a prerequisite for SVI to conduct its recruitment procedures. By submitting an application, candidates acknowledge and consent to SVI’s storage of the personal data contained in their CV, both during and after the interview and recruitment process, for the purpose of building and maintaining a talent pool for future hiring needs.