HCM - Chuyên viên Mua hàng (Procurement Specialist)

1. Thực hiện hoạt động mua hàng 

• Tiếp nhận, rà soát và xử lý các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban theo đúng quy trình và chính sách của Công ty. 

• Lập và phát hành Đơn đặt hàng (PO), hợp đồng và các hồ sơ mua hàng liên quan. 

• Kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của các yêu cầu mua hàng, thông số kỹ thuật, điều khoản thương mại và chứng từ liên quan. 

• Theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo hàng hóa và dịch vụ được cung cấp đúng chất lượng, số lượng và thời gian cam kết. 

2. Quản lý và phát triển nhà cung cấp 

• Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và phát triển nguồn cung cấp phù hợp với nhu cầu của Công ty. 

• Thực hiện đánh giá định kỳ năng lực nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, dịch vụ và hiệu quả hợp tác. 

• Duy trì và cập nhật cơ sở dữ liệu nhà cung cấp. 

• Xây dựng và phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp chiến lược. 

3. Đàm phán và tối ưu chi phí 

• Thu thập báo giá, thực hiện so sánh và phân tích chi phí nhằm lựa chọn phương án mua hàng tối ưu. 

• Đàm phán giá cả, điều kiện thương mại, điều khoản thanh toán, điều khoản hợp đồng và các chương trình ưu đãi với nhà cung cấp. 

• Chủ động đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả mua sắm. 

• Theo dõi và báo cáo kết quả tiết kiệm chi phí (cost saving) theo định kỳ. 

4. Quản lý hợp đồng và hồ sơ mua hàng 

• Theo dõi việc thực hiện hợp đồng, đảm bảo các bên tuân thủ các điều khoản đã cam kết. 

• Quản lý, lưu trữ và cập nhật hồ sơ mua hàng, hợp đồng, báo giá, biên bản đánh giá nhà cung cấp và các tài liệu liên quan. 

• Phối hợp với bộ phận Kế toán để xử lý thanh toán và đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. 

5. Kiểm soát tồn kho và hỗ trợ hoạt động vận hành 

• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong việc theo dõi mức tồn kho, nhu cầu sử dụng và kế hoạch mua hàng. 

• Hỗ trợ kiểm kê định kỳ và đề xuất kế hoạch bổ sung vật tư, hàng hóa khi cần thiết. 

• Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến giao nhận, chất lượng hàng hóa hoặc dịch vụ. 

6. Báo cáo và cải tiến 

• Lập các báo cáo mua hàng định kỳ theo tuần, tháng, quý hoặc theo yêu cầu của cấp quản lý. 

• Phân tích dữ liệu mua hàng, xu hướng giá cả thị trường và hiệu quả nhà cung cấp để đưa ra các đề xuất cải tiến. 

• Tham gia xây dựng, cập nhật và cải tiến các quy trình, chính sách và hệ thống quản lý mua hàng của Công ty. 

7. Nhiệm vụ khác 

• Hỗ trợ công tác mua sắm phục vụ các sự kiện và hoạt động nội bộ của Công ty khi được phân công. 

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Procurement Manager và Ban Lãnh đạo. 

1. Trình độ học vấn 

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Chuỗi cung ứng, Kế toán hoặc các ngành liên quan. 

2. Kinh nghiệm 

• Tối thiểu 2-4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Mua hàng, Cung ứng hoặc Chuỗi cung ứng. 

• Có kinh nghiệm làm việc với nhiều nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ là một lợi thế. 

3. Kiến thức chuyên môn 

• Hiểu biết về quy trình mua hàng, quản lý hợp đồng và quản lý nhà cung cấp trong các mảng Vận hành, Marketing, IT, Dự án xây dựng cải tạo, … 

• Có kiến thức về phân tích chi phí, quản lý tồn kho và kiểm soát ngân sách. 

• Am hiểu thị trường và xu hướng giá cả của các nhóm hàng phụ trách. 

4. Kỹ năng 

• Kỹ năng đàm phán và thương lượng tốt. 

• Kỹ năng phân tích dữ liệu và giải quyết vấn đề. 

• Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. 

• Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ. 

• Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel; kinh nghiệm sử dụng ERP là một lợi thế. 

5. Phẩm chất cá nhân 

• Trung thực, trách nhiệm và bảo mật thông tin. 

• Chủ động, cẩn thận và có tư duy cải tiến. 

• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm hiệu quả. 

• Chịu được áp lực công việc và đáp ứng thời hạn công việc.