HCM – Project Admin Specialist / Chuyên viên Hành chính Dự án

1. Quản lý thông tin dự án mới

• Sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hợp đồng của các dự án mà bộ phận SSU phụ trách quản lý, bao gồm bản cứng, bản mềm, bản scan,…
• Kiểm tra, đối chiếu và xử lý các đề nghị quyết toán/thanh toán của Nhà thầu và Nhà cung cấp.
• Thiết lập file theo dõi và lưu trữ thông tin về các đợt thanh toán của từng hợp đồng Nhà thầu/Nhà cung cấp theo từng dự án.
• Thiết lập file theo dõi và lưu trữ thông tin về các dự án xây dựng mới của công ty.

2. Mua hàng cho dự án

• Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc tìm kiếm và mở rộng danh sách Nhà thầu/Nhà cung cấp cho các dự án của công ty.
• Thực hiện giao dịch với Nhà cung cấp để tìm nguồn vật tư cho các dự án của công ty (với tần suất giao dịch thấp).
• Tiếp nhận, thu thập, kiểm tra đối chiếu và quản lý báo giá, vật tư và báo giá đấu thầu cho các dự án của công ty.

3. Quản lý thông tin bảo trì hệ thống cửa hàng

• Quản lý và theo dõi chi phí bảo trì hệ thống cửa hàng.
• Thiết lập file theo dõi, quản lý số lượng và vị trí của đèn bị hư hỏng hàng tháng.
• Thu thập và quản lý Layout File (bản vẽ hệ thống chiếu sáng) do các cửa hàng gửi hàng tháng để cập nhật dữ liệu.
• Thiết lập file theo dõi và quản lý các dịch vụ bảo trì định kỳ, bao gồm lịch bảo trì và chi phí.
• Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn VAT từ Nhà cung cấp để chuẩn bị đề nghị thanh toán cho Nhà cung cấp dịch vụ bảo trì và Nhà thầu.
• Tiếp nhận thông tin lịch bảo trì từ Nhân viên Bảo trì, đồng thời điều phối và quản lý lịch sửa chữa của các Nhà thầu bảo trì.

4. Công việc hành chính

• Sắp xếp phòng họp theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
• Tiếp nhận và phân phối tài liệu, thư từ, mẫu vật liệu,… cho Trưởng bộ phận/Project & Maintenance Director.
• Lập đề xuất mua văn phòng phẩm cho bộ phận.
• Lập đề xuất cho các chuyến công tác trong nước và nước ngoài, bao gồm lịch đi/về, danh sách nhân sự, đề xuất tạm ứng,… cho Trưởng bộ phận/Project & Maintenance Director.

5. Xây dựng cơ sở dữ liệu cho đội ngũ Dự án

• Xây dựng cơ sở dữ liệu về giá cả vật tư và chất lượng Nhà thầu, phục vụ công việc của đội ngũ Dự án và hỗ trợ lựa chọn Nhà thầu cho công ty.

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Dự án, Quản lý Chuỗi cung ứng, Mua hàng, Quản lý Xây dựng hoặc các ngành liên quan.
• Có 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản trị Dự án, Mua hàng, Thu mua, Hành chính Xây dựng, Hành chính Bảo trì hoặc các vị trí tương đương.
• Có kinh nghiệm quản lý hồ sơ dự án, hợp đồng, báo giá, hồ sơ thanh toán, nhà thầu và nhà cung cấp.
• Cẩn thận, chi tiết, có kỹ năng tốt về quản lý dữ liệu, kiểm soát hồ sơ, theo dõi và duy trì cơ sở dữ liệu.
• MS Office: Sử dụng tốt Microsoft Excel, Word và PowerPoint; có khả năng tạo và duy trì các file theo dõi và báo cáo.
• Chủ động, có trách nhiệm, tỉ mỉ và có khả năng xử lý và sắp xếp nhiều công việc cũng như thời hạn cùng lúc trong môi trường làm việc nhanh.

Phúc lợi:

• Tham gia BHXH theo quy định của Nhà nước
• Tham gia bảo hiểm PTI từ 6 tháng làm việc
• Hường 12 – 15 ngày nghỉ phép trên năm, và các ngày nghỉ khác theo quy định
• Tham gia công đoàn
• Được hưởng Lễ Tết, lương thưởng tháng 13
• Review lương 1 lần trong năm
• Khám sức khỏe định kỳ
• Mua hàng với giá ưu đãi tại hệ thống MAISON RMI