Hội sở - Thư ký Tổng Giám đốc

1. Mục tiêu vị trí

- Hỗ trợ Tổng Giám đốc và CEO Office trong công tác xử lý công văn, điều phối cuộc họp và hồ sơ trình ký, đồng thời thực hiện các công việc hành chính và điều phối khác theo phân công.

- Vị trí phù hợp với ứng viên có khả năng tổ chức công việc tốt, cẩn thận, chủ động follow-up và mong muốn phát triển trong môi trường làm việc trực tiếp với cấp lãnh đạo cao.

2. Trách nhiệm chính:

** Xử lý công văn & hồ sơ trình ký:

- Tiếp nhận và phân loại công văn, tờ trình và hồ sơ gửi Tổng Giám đốc.

- Kiểm tra các thông tin cơ bản và tính đầy đủ của công văn trước khi gửi trả kết quả

- Theo dõi và điều phối hồ sơ trình ký giữa các đơn vị liên quan và Tổng Giám đốc.

- Follow-up các hồ sơ đang chờ xử lý/phê duyệt và cập nhật tình trạng khi cần.

- Hỗ trợ lưu trữ hồ sơ, tài liệu và đảm bảo tính bảo mật của thông tin.

** Hỗ trợ CEO Office:

- Hỗ trợ các công việc hành chính và điều phối lịch họp hàng ngày của CEO.

- Chuẩn bị các tài liệu, danh sách, thông tin hoặc báo cáo đơn giản theo yêu cầu.

- Hỗ trợ follow-up các công việc được giao sau các cuộc họp.

- Phối hợp với các Khối/Phòng/Ban để thu thập và cập nhật thông tin.

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của Tổng Giám đốc hoặc CEO Office.

- Tốt nghiệp Đại học, ưu tiên các ngành Business Administration, Finance, Banking, Economics, Law hoặc liên quan.

- Có khoảng 1–3 năm kinh nghiệm làm việc trong các vị trí Secretary, Executive Assistant, Personal Assistant, Admin hoặc tương đương.

- Có kinh nghiệm làm việc trong ngân hàng, công ty tài chính hoặc tổ chức tài chính.

- Có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc, đặc biệt là email, tài liệu và giao tiếp cơ bản với người nước ngoài.

- Sử dụng tốt Microsoft Office, đặc biệt là Word, Excel, Outlook và Teams.

- Cẩn thận, chính xác, đặc biệt khi xử lý hồ sơ và lịch làm việc.

- Có khả năng sắp xếp và quản lý nhiều đầu việc cùng lúc.

- Chủ động nhắc việc, follow-up và xử lý các vấn đề phát sinh.

- Giao tiếp rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp.

- Có ý thức tốt về bảo mật thông tin.

- Có khả năng học nhanh về quy trình, nghiệp vụ và cách thức làm việc của CEO Office.

- Có tinh thần hỗ trợ và khả năng đáp ứng nhanh các yêu cầu của Tổng Giám đốc.