HOUSEKEEPING MANAGER/ TRƯỞNG BỘ PHẬN BUỒNG PHÒNG

Job Summary

The Housekeeping Manager organizes, supervises, inspects, and monitors the day-to-day housekeeping operations. The Housekeeping Manager is responsible for ensuring the highest standards of cleanliness, hygiene, and presentation throughout the property, creating a welcoming and comfortable environment for guests and staff.

Responsibilities

1. Develop and update housekeeping policies and procedures to ensure efficient operations and compliance with company standards and regulations.

2. Regularly review and update the department's LSOP to align with demand and Ascott's Standards & Guidelines.

3. Ensure that all staff are properly trained on and adhere to established policies and procedures.

4. Propose and introduce exclusive services for VIP guests and ASR member tiers to provide a distinct experience.

5. Develop and manage the housekeeping department's annual budget, ensuring efficient resource allocation and cost control.

6. Monitor expenses and identify opportunities for cost savings without compromising quality.

7. Plan and implement departmental strategies to meet or exceed laundry revenue targets.

8. Manage and control inventory of cleaning supplies, linens, guest amenities, and equipment, ensuring adequate stock levels while minimizing waste.

9. Oversee the ordering and receiving of supplies, ensuring cost-effectiveness and adherence to budget.

10. Conduct monthly inventory checks and maintain accurate records of stock levels.

11. Monitor the condition of linens and equipment, arranging for repairs or replacements as needed.

12. Lead, mentor, and supervise the housekeeping team, including room attendants, public area attendants, laundry staff, and supervisors.

13. Check daily for maintenance work and follow up.

14. Establish DCPM to maintain cleanliness standards in public areas, apartment floors, offices, and back-of-house areas.

15. Follow up and inspect all outside contractors’ work (e.g., pest control, gardening, outsourced services).

16. Ensure each employee receives at least 40 hours of training per year.

17. Recruit, train, schedule, and evaluate housekeeping staff, ensuring adequate staffing levels.

18. Ensure staff meet or exceed the company’s defined knowledge and skill standards.

19. Foster a positive and collaborative work environment.

20. Conduct regular team meetings to communicate information and address concerns.

21. Delegate tasks effectively and monitor staff performance.

22. Enforce discipline and evaluate housekeeping attendants’ performance.

23. Prepare monthly housekeeping staff rosters.

24. Plan and allocate tasks to meet or exceed revenue targets and balance scorecard objectives.

25. Identify talent and develop a succession team.

26. Perform as “Manager on Duty” when assigned.

27. Assume other responsibilities as assigned by the Head of Department or Management in accordance with the law.

28. Collaborate effectively with other departments.

29. Communicate departmental performance, challenges, and improvement opportunities to management.

30. Maintain open and professional communication with guests.

31. Stay updated on industry best practices and trends.

32. Seek feedback from guests and staff to enhance service and efficiency.

----------------------------------------------------------------------------------

Mô tả công việc

Quản lý Buồng phòng tổ chức, giám sát, kiểm tra và theo dõi mọi hoạt động buồng phòng hàng ngày. Chịu trách nhiệm đảm bảo các tiêu chuẩn cao nhất về sự sạch sẽ, vệ sinh và thẩm mỹ trong toàn bộ khu vực tòa nhà, tạo môi trường thân thiện và thoải mái cho khách và nhân viên.

Nhiệm vụ & Trách nhiệm

1. Xây dựng và cập nhật các chính sách, quy trình của bộ phận buồng phòng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và tuân thủ quy định công ty.

2. Thường xuyên xem xét và cập nhật LSOP phù hợp với nhu cầu và Tiêu chuẩn & Hướng dẫn của Ascott.

3. Đảm bảo tất cả nhân viên được đào tạo và tuân thủ các chính sách, quy trình đã thiết lập.

4. Đề xuất và triển khai các dịch vụ đặc biệt cho khách VIP và thành viên ASR.

5. Xây dựng và quản lý ngân sách hàng năm của bộ phận, đảm bảo phân bổ nguồn lực hiệu quả và kiểm soát chi phí.

6. Theo dõi chi phí và tìm kiếm cơ hội tiết kiệm mà không ảnh hưởng đến chất lượng.

7. Lập kế hoạch và triển khai để đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh thu giặt ủi.

8. Quản lý và kiểm soát tồn kho vật tư vệ sinh, khăn, đồ dùng khách và trang thiết bị.

9. Giám sát việc đặt và nhận hàng hóa đảm bảo hiệu quả chi phí và đúng ngân sách.

10. Thực hiện kiểm kê hàng tháng và duy trì hồ sơ chính xác.

11. Theo dõi tình trạng khăn và trang thiết bị, sắp xếp sửa chữa/thay thế khi cần.

12. Lãnh đạo và giám sát đội ngũ buồng phòng.

13. Kiểm tra và theo dõi các yêu cầu sửa chữa hàng ngày.

14. Thiết lập kế hoạch vệ sinh định kỳ duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ tại khu công cộng, văn phòng, hành lang, khu vực hậu cần.

15. Theo dõi và kiểm tra các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài (diệt côn trùng, chăm sóc cây cảnh…).

16. Đảm bảo mỗi nhân viên được đào tạo ít nhất 40 giờ/năm.

17. Tuyển dụng, đào tạo, phân ca và đánh giá nhân viên.

18. Đảm bảo nhân viên đạt hoặc vượt tiêu chuẩn kiến thức và kỹ năng của công ty.

19. Xây dựng môi trường làm việc tích cực, hợp tác.

20. Tổ chức họp định kỳ để truyền đạt thông tin và giải quyết vấn đề.

21. Phân công công việc hiệu quả và giám sát hiệu suất làm việc.

22. Quản lý kỷ luật và đánh giá hiệu quả công việc nhân viên.

23. Lập bảng phân ca hàng tháng.

24. Phân bổ công việc để đạt hoặc vượt chỉ tiêu doanh thu và bảng điểm cân bằng của bộ phận.

25. Phát hiện và phát triển đội ngũ kế thừa.

26. Thực hiện nhiệm vụ trực ban khi được phân công.

27. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Trưởng bộ phận/Ban Quản lý theo quy định pháp luật.

28. Phối hợp hiệu quả với các bộ phận khác.

29. Báo cáo hiệu suất, thách thức và cơ hội cải thiện cho cấp quản lý.

30. Duy trì giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng.

31. Cập nhật xu hướng và thông lệ tốt nhất trong ngành.

32. Thu thập phản hồi từ khách và nhân viên để cải thiện chất lượng dịch vụ.

• College Degree in Hospitality Management
• Good English communication skills
• At least 2 years of experience as Housekeeping Manager in Hotel/Serviced Apartment
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint)

--------------------------------------------------------------------------------------

• Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Khách sạn
• Giao tiếp tiếng Anh tốt
• Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong Khách sạn/Căn hộ dịch vụ
• Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint)