Import Export Documentation Team Leader

Trưởng Nhóm Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

Job Objective

Lead and oversee all import-export documentation activities, ensuring accuracy, compliance, and smooth coordination across departments and partners.

------------------------------
Dẫn dắt và quản lý toàn bộ hoạt động chứng từ XNK, đảm bảo chính xác, tuân thủ và phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận và đối tác.

Key Responsibilities

• Lead and manage the import-export documentation team, ensuring high efficiency and accuracy.
• Take full responsibility for controlling all documentation: Invoice, Packing List, B/L, AWB, C/O, contracts, etc.
• Ensure all documents comply with Incoterms, L/C terms, and customs regulations.
• Coordinate with internal teams and external partners: Sales, Logistics/Operations, Customs, shipping lines, forwarders, etc.
• Handle arising issues such as documentation discrepancies, shipment delays, and B/L amendments.
• Monitor shipment progress and ensure timely issuance of all documents.
• Update new import-export regulations and provide training/guidance to team members.
• Manage documentation filing system and report to the Board of Directors

-----------------------------------

• Quản lý và dẫn dắt team chứng từ xuất nhập khẩu, đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao.
• Chịu trách nhiệm kiểm soát toàn bộ chứng từ: Invoice, Packing List, B/L, AWB, C/O, hợp đồng…
• Đảm bảo chứng từ tuân thủ Incoterms, L/C và quy định hải quan.
• Phối hợp với các bộ phận và đối tác: Sales, Logistics/Operations, Hải quan, hãng tàu, forwarder…
• Xử lý các vấn đề phát sinh: sai sót chứng từ, delay hàng, chỉnh sửa B/L…
• Theo dõi tiến độ lô hàng, đảm bảo chứng từ phát hành đúng hạn.
• Cập nhật quy định XNK mới, hướng dẫn và đào tạo team.
• Quản lý lưu trữ hồ sơ chứng từ và báo cáo cho Ban Giám đốc.

Working Time & Location

• Monday – Friday: 08:00 – 17:30 - Saturday: 08:00 – 12:00
• Fosco Building, Phung Khac Khoan, Q.1, TP.HCM

• Bachelor’s degree in Foreign Trade, Logistics, International Business, or related fields
• 3–5 years of experience in import-export documentation; team management experience is preferred
• Strong knowledge of Incoterms, import-export procedures, documentation, and customs regulations
• Good English reading and working communication skills
• Strong leadership, problem-solving, and stakeholder management skills
• Careful, responsible, and able to work under pressure

---------------------------------------

• Tốt nghiệp: Ngoại thương / Logistics / Kinh doanh quốc tế hoặc liên quan
• 3–5 năm kinh nghiệm chứng từ XNK, ưu tiên có kinh nghiệm quản lý team
• Am hiểu Incoterms, quy trình XNK, chứng từ và hải quan
• Tiếng Anh đọc hiểu, giao tiếp công việc
• Kỹ năng leadership, xử lý vấn đề, làm việc đa bên
• Cẩn thận, trách nhiệm, chịu áp lực tốt

Benefits

• Salary: 18 – 20 million VND/month + performance review
• Full social, health, and unemployment insurance as per regulations
• Annual health check-up
• Company trips and team building activities
• Professional working environment with career growth opportunities to Manager / Head of Logistics

-----------------------------

• Lương: 18 – 20 triệu + review theo năng lực
• BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ
• Khám sức khỏe định kỳ
• Du lịch, team building hàng năm
• Môi trường chuyên nghiệp, cơ hội lên Manager/Head of Logistics