[ITL Bình Dương] - Nhân viên hành chánh/ Admin Operation

Job Description

Quản lý chứng từ & tài liệu

• Kiểm soát, lưu trữ & chuyển chứng từ, hóa đơn, bưu kiện.

• Hỗ trợ gửi/nhận văn phòng phẩm, tổng hợp giấy tờ thanh toán.

Quản lý văn phòng phẩm & thực phẩm

• Kiểm kho, cấp phát, đặt hàng VPP, nước uống, thực phẩm cho nhân viên.

• Kiểm soát việc sử dụng, tránh lãng phí.

Cấp phát & kiểm soát đồ BHLĐ

• Cấp phát, thu hồi, kiểm kê đồ bảo hộ cho nhân viên & khách.

Thủ tục ra vào cổng

• Đăng ký thẻ vào cổng cho nhân viên, khách, nhà cung cấp.

• Cập nhật danh sách đăng ký thẻ giữ xe.

Đảm bảo vệ sinh kho

• Kiểm tra, đôn đốc nhân viên vệ sinh đảm bảo khu vực làm việc sạch sẽ.

Kiểm soát thẻ nhân viên & khách

• Phát & thu hồi thẻ nhân viên, thẻ khách tham quan.

Hỗ trợ nhân sự & công đoàn

• Tiếp nhận nhân viên mới, hỗ trợ chấm công OT.

• Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên (8/3, 20/10, Company Trip…).

• Hướng dẫn sử dụng thẻ BHSK Bảo Việt, hỗ trợ khám sức khỏe định kỳ.

Các công việc khác

• Mua sắm vật liệu vận hành, đặt đồng phục, xử lý phế liệu.

• Thực hiện cúng Ông Địa Thần Tài vào mùng 1 & 15 âm lịch.

• Quản lý đội xe văn phòng, đặt vé máy bay, đặt xe taxi, grab, hỗ trợ thanh toán cho các BO

Job Requirement

CUSTOMER SATISFACTION

• Đảm bảo cung cấp VPP đầy đủ, đúng thời gian.

• Hỗ trợ các bộ phận trong phạm vi công việc.

• Hoàn thành nhiệm vụ đúng yêu cầu.

• Góp phần xây dựng môi trường làm việc tích cực.

OPERATION EXCELLENCE

• Đảm bảo cơ sở vật chất được bảo quản & sử dụng đúng mục đích.

• Báo cáo kịp thời rủi ro vận hành kho hoặc nhân sự.

• Đề xuất cải tiến quy trình, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả.

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

• Báo cáo dấu hiệu gian lận, chênh lệch hoặc rủi ro.

• Hỗ trợ đào tạo nhân viên mới.

• Tuân thủ quy trình, đảm bảo an toàn & bảo mật.

• Tham gia đào tạo & hoạt động nội bộ.

QUALIFICATIONS

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học (HR, QTKD, Ngoại ngữ, Luật…).

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Giao tiếp tiếng Anh cơ bản.

• Cởi mở, hòa đồng, dễ thích nghi.

• Tận tâm, chú ý đến chi tiết.

• Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, chịu áp lực tốt.