[KCN Tân Kim - Cần Giuộc] Trợ lý Giám đốc/ Director Assistant

1. Mục tiêu công việc

• Hỗ trợ Giám đốc trong công tác điều hành, quản lý và giám sát hoạt động vận hành của Công ty; phối hợp, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban; đảm bảo các chỉ đạo của Ban Giám đốc được triển khai hiệu quả và đúng thời hạn.
• Đồng thời hỗ trợ các công việc liên quan đến Tài chính, Nhân sự, Pháp lý và các dự án quản trị theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

2. Nhiệm vụ và trách nhiệm chính

A. Hỗ trợ điều hành và quản lý vận hành

• Hỗ trợ Giám đốc trong việc triển khai, theo dõi và giám sát các kế hoạch hoạt động của Công ty.
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban, đơn vị; đôn đốc việc hoàn thành các nhiệm vụ theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
• Tổng hợp thông tin, dữ liệu và lập các báo cáo quản trị định kỳ hoặc đột xuất.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, biên bản họp và các hồ sơ phục vụ công tác quản lý điều hành.
• Phối hợp tổ chức các cuộc họp, chương trình làm việc và các dự án trọng điểm của Công ty.
• Hỗ trợ xây dựng, rà soát và cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả vận hành.

B. Điều phối và hỗ trợ các phòng ban

• Là đầu mối phối hợp giữa Ban Giám đốc và các phòng ban trong quá trình triển khai công việc.
• Theo dõi các kế hoạch hành động, chỉ tiêu và mục tiêu của các bộ phận.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình phối hợp liên phòng ban.
• Đảm bảo các thông tin chỉ đạo được truyền đạt đầy đủ, chính xác và kịp thời.

C. Hỗ trợ công tác Tài chính và Quản trị

• Hỗ trợ theo dõi ngân sách, chi phí và các kế hoạch tài chính theo yêu cầu.
• Tổng hợp dữ liệu phục vụ công tác phân tích và báo cáo quản trị.
• Tham gia các dự án cải tiến, chuyển đổi và quản trị nội bộ theo phân công của Ban Giám đốc.

D. Hỗ trợ công tác Nhân sự

• Hỗ trợ phối hợp với Phòng Nhân sự trong các hoạt động tuyển dụng, tiếp nhận và hội nhập nhân sự mới.
• Hỗ trợ triển khai các chương trình đào tạo, đánh giá năng lực và phát triển nguồn nhân lực.
• Hỗ trợ tham gia xây dựng, cập nhật và triển khai các chính sách, quy định nhân sự.
• Hỗ trợ tổng hợp và theo dõi các báo cáo nhân sự theo yêu cầu.

E. Hỗ trợ công tác Pháp lý và Tuân thủ

• Hỗ trợ rà soát, quản lý và lưu trữ hợp đồng, hồ sơ pháp lý của Công ty.
• Hỗ trợ theo dõi tình trạng thực hiện các hồ sơ, thủ tục pháp lý và giấy phép của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác quản trị doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật.
• Hỗ trợ phối hợp với các phòng ban và đối tác trong các vấn đề liên quan đến pháp lý khi được phân công.

1. Yêu cầu chung:

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên các chuyên ngành về tài chính, kế toán, quản trị, luật, quản trị nguồn nhân lực hoặc các chuyên ngành có liên quan.
• Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong vị trí ứng tuyển, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất.
• Có kiến thức về quản trị doanh nghiệp, nhân sự, pháp lý và tài chính.
• Thành thạo Excel, Power BI và các công cụ phân tích dữ liệu tài chính.
• Có kinh nghiệm trong việc lập báo cáo quản trị.

2. Kỹ năng:

• Kỹ năng giao tiếp: Khả năng giao tiếp hiệu quả, linh hoạt bằng văn bản và trực tiếp.
• Kỹ năng phân tích: Khả năng phân tích dữ liệu, đánh giá tình hình và đưa ra quyết định.
• Kỹ năng lập kế hoạch: Khả năng lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ thực hiện.
• Làm việc đa nhiệm, chi tiết, sát sao, chỉn chu.
• Chủ động trong công việc, xử lý công việc nhanh, đúng deadline.
• Có tư duy logic.

3. Thái độ:

• Làm việc tận tâm, có trách nhiệm, cẩn thận, tỉ mỉ.
• Luôn tìm giải pháp cho các tình huống.
• Suy nghĩ tích cực, lắng nghe, thấu hiểu, cầu thị.