KẾ TOÁN THANH TOÁN / AP ACCOUNTANT

Gia nhập đội ngũ tài chính và cùng chúng tôi xây dựng hệ thống kế toán chuyên nghiệp, hiện đại!

Chúng tôi đang tìm kiếm 01 Nhân viên Kế toán Công nợ để phụ trách Accounts Payable (AP) tùy theo năng lực và kinh nghiệm của ứng viên.

Nếu bạn là người cẩn thận, yêu thích số liệu, chủ động trong công việc và mong muốn phát triển trong môi trường doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, đây sẽ là cơ hội phù hợp dành cho bạn.

Mô tả công việc

1. Thanh toán quốc tế và công nợ nhà cung cấp nước ngoài

• Theo dõi công nợ và kế hoạch thanh toán cho các nhà cung cấp nước ngoài cố định bằng GBP, EUR, SEK, HKD, USD và các ngoại tệ khác.
• Kiểm tra điều khoản thanh toán, hạn thanh toán, số tiền đã ứng trước, số tiền đã thanh toán và số dư còn phải trả.
• Theo dõi tỷ giá ngân hàng, tổng hợp biến động và đề xuất thời điểm thanh toán phù hợp trên cơ sở hạn thanh toán, dòng tiền và rủi ro tỷ giá.
• Chuẩn bị hồ sơ thanh toán quốc tế, phối hợp với ngân hàng và các bộ phận liên quan để thực hiện giao dịch.
• Đối chiếu PO, commercial invoice, shipping documents, GRPO, credit note/debit note và supplier statement.
• Theo dõi các đơn hàng giao nhiều lần, partial shipment và consolidated shipment, bảo đảm thanh toán đúng phần hàng đã giao hoặc đúng điều kiện hợp đồng.
• Phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch về số lượng, giá trị, tiền ứng trước, công nợ hoặc thông tin tài khoản nhà cung cấp.

2. Thanh toán trong nước

• Tiếp nhận và kiểm tra đề nghị thanh toán, hợp đồng, PO, hóa đơn, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan.
• Lập kế hoạch thanh toán nhà cung cấp theo tuần/tháng, cân đối với hạn thanh toán và kế hoạch dòng tiền.
• Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ trước khi trình phê duyệt.
• Thực hiện thanh toán qua ngân hàng, theo dõi trạng thái giao dịch, hạch toán và lưu trữ hồ sơ.
• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và xử lý các khoản chênh lệch.

3. Quản lý tạm ứng và hoàn ứng

• Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng của nhân viên và tạm ứng cho nhà cung cấp.
• Kiểm soát thời hạn hoàn ứng, tình trạng bổ sung hóa đơn, chứng từ và số dư chưa quyết toán.
• Cảnh báo các khoản tạm ứng quá hạn và đề xuất tạm dừng ứng tiếp đối với các trường hợp chưa hoàn tất hồ sơ.
• Kiểm soát các trường hợp nhân viên nhận tạm ứng để thanh toán cho nhà cung cấp, bảo đảm phân biệt rõ người nhận tiền, đối tượng công nợ và chứng từ chứng minh dòng tiền.
• Lập báo cáo tuổi tạm ứng và theo dõi các trường hợp ngoại lệ đến khi hoàn tất.

4. Kiểm soát hóa đơn, thuế và tuân thủ thanh toán

• Kiểm tra thông tin hóa đơn đầu vào, nội dung hàng hóa/dịch vụ, thời điểm xuất hóa đơn và sự phù hợp với hợp đồng, nghiệm thu, nhập kho.
• Chủ động cập nhật các quy định mới liên quan đến hóa đơn, chứng từ, phương thức thanh toán và điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, hợp lệ.
• Phối hợp với Kế toán tổng hợp/Kế toán trưởng để xử lý hóa đơn sai sót, chứng từ chưa đầy đủ hoặc các giao dịch có rủi ro thuế.
• Hỗ trợ đối chiếu VAT đầu vào và chuẩn bị hồ sơ phục vụ closing, kiểm toán hoặc kiểm tra thuế.

5. ERP, dữ liệu và báo cáo

• Hạch toán nghiệp vụ thanh toán, công nợ phải trả, tạm ứng và ngân hàng trên hệ thống kế toán/ERP.
• Theo dõi vendor open items, payment clearing và các khoản chưa đối chiếu.
• Lập và cập nhật các báo cáo: AP Aging; Payment Plan; Advance Aging; Supplier Reconciliation; Foreign Currency Payment Tracking.
• Phối hợp với Procurement, Import–Export, Warehouse, Operations và Internal Control để bảo đảm dữ liệu xuyên suốt từ PO đến thanh toán.
• Tham gia cải tiến file theo dõi, báo cáo và quy trình thanh toán theo hướng chuẩn hóa, số hóa và giảm thao tác thủ công.

6. Phạm vi phát triển mở rộng
Tùy theo năng lực và định hướng, vị trí có thể được mở rộng sang:

Kế toán kho

• Đối chiếu nhập – xuất – tồn giữa kho và kế toán.
• Kiểm tra GRPO, phiếu nhập kho, hàng đang đi đường và chênh lệch tồn kho.
• Tham gia kiểm kê và xử lý chênh lệch.
• Theo dõi giá vốn, chi phí nhập khẩu và phân bổ chi phí liên quan.

Kế toán tổng hợp

• Đối chiếu các tài khoản kế toán liên quan.
• Tham gia monthly closing.
• Kiểm tra sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
• Hỗ trợ lập báo cáo quản trị, báo cáo thuế và báo cáo tài chính.
• Tham gia xây dựng hệ thống kiểm soát và quy trình kế toán nội bộ.
• Kết quả mong đợi
• Các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn, đúng đối tượng và đúng số tiền.
• Không phát sinh thanh toán trùng, thanh toán sai tài khoản hoặc thanh toán khi chưa đủ căn cứ.
• Công nợ nhà cung cấp được đối chiếu và cập nhật đầy đủ.
• Các khoản ứng trước, partial shipment, credit note và GRPO được theo dõi rõ ràng.
• Khoản tạm ứng quá hạn được cảnh báo và xử lý kịp thời.
• Hồ sơ thanh toán đáp ứng yêu cầu kế toán, thuế và kiểm soát nội bộ.
• Báo cáo thanh toán và dòng tiền được cập nhật chính xác, đúng thời hạn.
• Chủ động phát hiện vấn đề và đề xuất cải tiến, không chỉ chờ hồ sơ để thực hiện thanh toán.

Chúng tôi tìm kiếm ứng viên có:

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính hoặc lĩnh vực liên quan.
• Có từ 2–5 năm kinh nghiệm kế toán thanh toán, AP hoặc kế toán công nợ.
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc tại doanh nghiệp thương mại, nhập khẩu, phân phối, bán lẻ, sản xuất hoặc có giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
• Có kinh nghiệm đối chiếu PO – Invoice – GRPO và công nợ nhà cung cấp.
• Hiểu quy trình thanh toán trong nước và thanh toán quốc tế.
• Có khả năng đọc hiểu invoice, payment term và email giao dịch bằng tiếng Anh.
• Thành thạo Excel; ưu tiên đã sử dụng SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, MISA hoặc hệ thống ERP tương đương.
• Có kiến thức về hóa đơn, chứng từ, VAT và điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, hợp lệ.
• Cẩn thận, logic, có khả năng theo dõi nhiều khoản thanh toán và nhiều mốc thời gian cùng lúc.
• Chủ động, quyết đoán trong phạm vi trách nhiệm và biết escalation đúng thời điểm.
• Có tinh thần ownership, sẵn sàng làm chi tiết và phối hợp liên phòng ban để xử lý vấn đề đến cùng.

Ứng viên phù hợp với TAVG - Chúng tôi đánh giá cao ứng viên:

• Không chỉ biết tạo lệnh thanh toán mà hiểu toàn bộ vòng đời của một khoản phải trả.
• Có khả năng nhìn thấy rủi ro trước khi tiền được chuyển.
• Biết cân bằng giữa tuân thủ, dòng tiền và nhu cầu vận hành.
• Sẵn sàng làm việc trong môi trường đang chuẩn hóa và chuyển đổi hệ thống.
• Muốn phát triển từ Kế toán thanh toán lên Senior AP, Payment Controller, Kế toán kho hoặc Kế toán tổng hợp.