Lễ Tân – Hành Chánh

1. Nhiệm vụ Lễ tân

• Trực quầy lễ tân, đón tiếp khách, đối tác đến làm việc tại công ty.
• Hướng dẫn khách liên hệ đúng bộ phận và thông báo cho nhân viên liên quan.
• Trả lời điện thoại tổng đài, chuyển cuộc gọi đến các bộ phận liên quan.
• Nhận và chuyển phát thư từ, bưu phẩm, hồ sơ đến các phòng ban.
• Quản lý sổ theo dõi khách ra vào công ty.
• Chuẩn bị trà, bánh, trái cây, đồ ăn cho BOD
• Chuẩn bị phòng họp, nước uống, trà, cà phê, bánh khi có khách hoặc họp nội bộ.
• Đảm bảo khu vực lễ tân luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.

2. Nhiệm vụ Hành chánh

• Quản lý văn phòng phẩm:
  • Theo dõi tồn kho
  • Đề xuất mua mới khi cần
  • Cấp phát cho các phòng ban.
• Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng (bàn ghế, máy in, máy photocopy...).
• Theo dõi và phối hợp sửa chữa khi thiết bị văn phòng gặp sự cố.
• Quản lý dịch vụ văn phòng:
  • vệ sinh
  • nước uống
  • internet
  • điện, nước.
• Hỗ trợ đặt vé máy bay, khách sạn khi có yêu cầu công tác.

3. Hỗ trợ công tác Nhân sự

• Hỗ trợ tiếp đón và hướng dẫn nhân viên mới trong ngày đầu nhận việc.
• Hỗ trợ lấy dấu vân tay, đăng ký chấm công cho nhân viên mới.
• Cập nhật danh sách nhân sự và hỗ trợ lưu trữ hồ sơ nhân sự.
• Hỗ trợ tổ chức các hoạt động nội bộ của công ty (sinh nhật, sự kiện, training...).

4. Công việc khác

• Hỗ trợ các công việc hành chánh theo phân công của Trưởng phòng HCNS.
• Phối hợp với các phòng ban để đảm bảo hoạt động văn phòng diễn ra thuận lợi.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

5. Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng các ngành Hành chính, Quản trị, Nhân sự hoặc liên quan.
• Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp, giao tiếp tốt
• Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel).
• Biết tiếng Anh giao tiếp căn bản
• Cẩn thận, nhanh nhẹn, có tinh thần trách nhiệm.
• Có khả năng sắp xếp công việc và xử lý tình huống tốt.

6. Quyền lợi

• Lương và phụ cấp theo chính sách công ty.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện.
• Tham gia các hoạt động nội bộ, đào tạo và phát triển.