Lễ Tân Hành Chính

1. Lễ Tân

- Trực tại quầy lễ tân, dọn dẹp khu vực lễ tân

- Theo dõi an ninh, dịch vụ bên ngoài (bảo vệ, tạp vụ…) qua hệ thống CCTV của tòa nhà. Trường hợp có bất thường phải báo kịp thời cho TPB để tìm cách xử lý

- Tiếp nhận thông tin và hướng dẫn khách hàng đến liên hệ

- Trực điện thoại và chuyển line điện thoại đến các Bộ phận liên quan

- Giao nhận văn thư, hàng hóa, bưu phẩm đi và đến; note vào sổ giao nhận văn thư và cập nhật lên phần mềm

- Khi ra về tắt máy lạnh, sảnh tầng trệt công ty

- Dọn dẹp và chuẩn bị hoa quả, nhang hương cúng ông địa (Hàng ngày thắp nhang ông địa, Tuần thay hoa quả 2–3 lần)

1. Hành Chính

- Quản lý hỗ trợ tạp vụ, bảo vệ

- Đánh giá và đảm bảo chất lượng vệ sinh tầng 1, 2 của Tòa nhà

- Theo dõi, đánh giá check list công việc của tạp vụ/bảo vệ. Đồng thời nhắc nhở và đốc thúc/đề xuất nếu có giải pháp tốt hơn

- Đặt và theo dõi nước uống văn phòng

- Theo dõi HD và thanh toán chi phí hành chính cố định hàng tháng (điện, nước, HD thuê nhà, rác sinh hoạt, card điện thoại…)

- Kiểm tra, theo dõi công tác sửa chữa, bảo trì tòa nhà VP; các vật dụng, máy móc, thiết bị

- Mua sắm và bàn giao văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm công ty

- Liên hệ và báo giá các hãng, dịch vụ cần mua mã cấp trên yêu cầu

- Tiếp nhận/đặt hàng/cấp phát văn phòng phẩm

1. Phòng Họp

- Tiếp nhận, cập nhật và sắp xếp phòng họp cho các phòng ban

- Chuẩn bị và setup phòng họp khi phát sinh

1. Công việc phát sinh

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cấp trên/Ban giám đốc

- Hỗ trợ chuẩn bị các sự kiện chung của công ty

1. Yêu cầu:

• Tốt nghiệp Trung Cấp trở lên chuyên ngành liên quan
• Ngoại hình ưa nhìn. 
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Trung thực, nhanh nhẹn, thông minh, tỉ mỉ, chi tiết, cẩn thận. Thành thạo tin học văn phòng.
• Kỹ năng tổ chức tốt, quản trị thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả
• Giọng nói dễ nghe
• Tinh thần trách nhiệm cao
• Ưu tiên có kinh nghiệm từ 1 năm trở lên