Legal and Project Secretary / Thư Ký Pháp Chế kiêm Thư Ký Dự Án

Job Description

1. Legal Secretary/ Thư ký pháp chế

- Carry out tasks related to the company’s legal activities

Phụ trách những công tác liên quan đến hoạt động pháp lý của Công ty

- Research and regularly update any changes in laws, circulars, and other legal documents related to the company’s business and production activities in a timely manner.

Nghiên cứu, cập nhật thường xuyên và kịp thời những thay đổi về luật, thông tư,…liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Review the company’s policy system and ensure that the issuance and implementation of all company policies comply with applicable legal regulations.

Kiểm tra hệ thống các chính sách và đảm bảo rằng việc ban hành và thực thi các chính sách của Công ty là phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan

- Manage and update the company’s legal documentation system (licenses, business registration, product declarations, etc.)

Quản lý và cập nhật hệ thống hồ sơ pháp lý của công ty (giấy phép, đăng ký kinh doanh, công bố sản phẩm…)

- Coordinate with departments and partners to prepare legal documents as required

Phối hợp với các phòng ban và đối tác để chuẩn bị hồ sơ pháp lý theo yêu cầu

- Act as meeting secretary for legal-related meetings, take minutes, and follow up on implementation

Thư ký cho các cuộc họp liên quan đến pháp lý, ghi chép biên bản và theo dõi thực hiện

- Support the resolution of simple legal issues or forward them to specialized departments

Hỗ trợ giải quyết các vấn đề pháp lý phát sinh đơn giản hoặc chuyển tiếp cho bộ phận chuyên môn

- Draft, review, submit for approval, and archive contracts and legal documents

Soạn thảo, rà soát, trình ký và lưu trữ hợp đồng, văn bản pháp lý của công ty

- Manage and store legal files and internal documents

Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý và các văn bản nội bộ liên quan

2. Project Secretary/ Thư ký dự án :

- Perform administrative tasks for the company’s investment and development projects

Thực hiện công tác hành chánh cho các dự án đầu tư và phát triển của Công ty

- Manage project-related documents, files, and incoming/outgoing correspondence

Quản lý hồ sơ, tài liệu, công văn đến – đi liên quan đến dự án

- Track project progress, remind stakeholders of tasks, update reports, draft, submit for approval, and archive administrative documents, meeting minutes, and progress reports

Theo dõi tiến độ dự án, nhắc việc, lập báo cáo cập nhật tiến độ, soạn thảo, trình ký, lưu trữ các văn bản hành chính, biên bản họp, báo cáo tiến độ dự án

- Organize and take minutes of project meetings, follow up on post-meeting action items

Tổ chức và ghi biên bản các cuộc họ Manage project-related documents, files, and incoming/outgoing correspondence

- Coordinate with departments, contractors, and consultants to manage information, documents, and implementation plans

Phối hợp với các phòng ban, nhà thầu, đơn vị tư vấn để điều phối thông tin, tài liệu và kế hoạch triển khai

- Assist in preparing weekly/monthly/quarterly summary reports for Business Control Director

Hỗ trợ lập báo cáo tổng hợp theo tuần/tháng/quý cho Giám đốc Điều hành

- Participate in organizing and documenting legal or project-related meetings

Tham gia tổ chức các cuộc họp liên quan đến pháp lý hoặc dự án, ghi biên bản cuộc họp

- Manage the schedule and meeting calendar, and prepare documents for the Project's meetings

Quản lý lịch làm việc, lịch họp và chuẩn bị tài liệu cho các buổi họp của Ban Dự án

3. Những việc liên quan khác theo yêu cầu của quản lý

Other duties perform other tasks as assigned by the manager

Job Requirement

1. Legal secretaru/ Thư ký pháp chế:

- Ensure the accuracy, completeness, and confidentiality of legal documents.

- Tuân thủ quy trình soạn thảo, trình ký và lưu trữ văn bản theo quy định nội bộ

- Promptly update necessary legal information relevant to the company's operations

Cập nhật kịp thời thông tin pháp lý cần thiết cho hoạt động của công ty

- Effectively support the Executive Director in project-related tasks, ensuring stable progress and adherence to timelines.

Hỗ trợ hiệu quả cho Giám đốc điều hành các công việc liên quan đến dự án, đảm bảo tiến độ công việc được duy trì ổn định

- Report within 24 hours from the time any legal risk or discrepancy in documentation is identified.

Báo cáo trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện rủi ro pháp lý hoặc sai lệch trong hồ sơ

- Always maintain a professional and cautious working attitude, with strict adherence to confidentiality principles.

Luôn đảm bảo thái độ làm việc chuyên nghiệp, cẩn trọng và tôn trọng nguyên tắc bảo mật

- Flexibly coordinate with other departments when legal-related tasks arise.

Linh hoạt phối hợp với các phòng ban khác khi phát sinh công việc liên quan đến pháp lý

2. Project Sercetary/ Thư ký dự án:

- Ensure the accuracy, confidentiality, and complete updates of all project documents.

Đảm bảo tính chính xác, bảo mật và cập nhật đầy đủ các tài liệu dự án

- Adhere to reporting timelines and support accurate and timely communication between relevant stakeholders

Tuân thủ tiến độ báo cáo, hỗ trợ truyền đạt thông tin giữa các bên liên quan một cách chính xác và kịp thời

- Maintain a well-organized and easily accessible document storage system

Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học, dễ truy xuất

- Ensure meetings are conducted on time, with the correct participants, and that minutes are delivered on schedule

Đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian, đúng thành phần, biên bản được gửi đúng hạn

- Monitor and report immediately any risks or issues that may impact the project timeline

Theo dõi và báo cáo ngay khi có rủi ro hoặc vướng mắc ảnh hưởng đến tiến độ dự án

- Maintain a professional attitude, respect confidentiality principles, and comply with company regulations

Giữ thái độ chuyên nghiệp, tôn trọng nguyên tắc bảo mật và tuân thủ quy định của Công ty

- Act as an effective liaison between the Project Board and other departments within the company

Là cầu nối hiệu quả giữa Ban Dự án và các bộ phận khác trong công ty

- Be willing to work overtime when urgently required by the project

Sẵn sàng làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu cấp thiết của dự án

COMMUNICATION AND REPORTING/ THÔNG TIN VÀ BÁO CÁO

1. Report work progress to the supervisor.

Báo cáo công việc cho cấp trên

2. Have the right to report directly to higher-level management or the General Director in cases where the issue has been reported but the immediate supervisor fails to address it or provides no response.

Được quyền báo cáo trực tiếp cho cấp cao hơn hoặc Tổng giám đốc trong trường hợp đã báo cáo nhưng người quản lý trực tiếp của bộ phận không giải quyết hoặc không có sự phản hồi.

AUTHORITY / QUYỀN HẠN

1. Have the right to refuse the unlawful requirements and company charter

Được quyền từ chối những yêu cầu trái pháp luật và điều lệ công ty.

2. Have the right to refuse the tasks in case:

Được quyền từ chối thực hiện công việc nếu:

• Unsafety working environment

Môi trường làm việc không đảm bảo nguyên tắc an toàn theo quy định,

• Unequipped labor safety devices.

Chưa được trang bị đầy đủ thiết bị an toàn lao động

3. Be equipped the labor safety devices.

Được trang bị đầy đủ các trang thiết bị an toàn lao động.

4. To participate in professional training and labor safety in order to enhance knowledge and awareness of labor safety.

Được tham gia các khóa huấn luyện về chuyên môn và an toàn lao động để nâng cao kiến thức chuyên môn và ý thức an toàn lao động.

5. Propose the innovation of work

Đề xuất những sáng kiến cải tiến trong công việc.

6. Have the right to request the departments to coordinate or provide information, documents, reports or perform the assigned tasks in accordance with the expertise of that department

Có quyền yêu cầu các phòng ban phối hợp hoặc cung cấp các thông tin, tài liệu, báo cáo hoặc thực hiện các công tác đã được phân công theo đúng chuyên môn của phòng ban đó.

7. Take proactive and responsible for solving the matters in scopes and rights to assigned tasks and report to direct manager.

Chủ động và chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề liên quan trong phạm vi và quyền hạn đối với công việc được giao và báo cáo cho cấp trên.

8. Other responsibilities as delegated by superiors

Những công việc khác do cấp trên giao.

WORKING HOURS AND CONDITIONS /THỜI GIAN VÀ CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC

1. Unless otherwise agreed, the standard working time is 48 hours per week. Overtime may be required depending on operational needs and shall be compensated in accordance with the Company’s policies and the working time provisions under the Labor Code.

Trong trường hợp không có thỏa thuận khác thì thời gian làm việc là 48 giờ/ tuần. Có thể làm thêm ngoài giờ tùy công tác phát sinh, được tính lương theo quy định của Công ty và đảm bảo theo quy định về thời gian làm việc của Bộ Luật lao động.

2. Leave entitlements shall follow current legal regulations.

Chế độ nghỉ phép theo quy định của Pháp luật hiện hành.

3. Other benefits are provided as stipulated in the Collective Labor Agreement and Labor contract

Các chế độ khác được quy định trong Thỏa Ước Lao Động và Hợp đồng lao động

POSITION REQUIREMENTS/YÊU CẦU NĂNG LỰC CỦA CHỨC DANH

- University degree in Law, Administration, Business Administration, Foreign Languages, or related fields.

Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Luật, Hành chính, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

- Minimum 1 years of experience in legal secretary, administrative secretary, or project secretary positions.

Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí thư ký pháp lý, thư ký hành chính hoặc thư ký dự án.

- Preference for candidates with experience in manufacturing, construction, investment projects, or foreign companies.

Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường sản xuất, xây dựng, đầu tư dự án hoặc các công ty có yếu tố nước ngoài.

- Understanding of contracts and corporate legal regulations.

Am hiểu về các loại hợp đồng, quy định pháp lý doanh nghiệp.

- Proficient in drafting documents, contracts, and administrative correspondence.

Kỹ năng soạn thảo văn bản, hợp đồng, công văn hành chính.

- Strong organizational and document archiving skills with confidentiality awareness.

Kỹ năng tổ chức hồ sơ, lưu trữ tài liệu khoa học và bảo mật.

- Proficient in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

- Familiarity with project management or office support software is a plus (e.g., MS Project, Trello, Asana).

Có khả năng sử dụng phần mềm quản lý dự án hoặc các công cụ hỗ trợ văn phòng là lợi thế (VD: MS Project, Trello, Asana).

- Good communication, clear presentation, polite and professional attitude.

Giao tiếp tốt, trình bày rõ ràng, thái độ lịch sự và chuyên nghiệp.

- Able to work independently and collaborate effectively in teams.

Khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm tốt.

- Detail-oriented, responsible, proactive in task execution.

Cẩn thận, chi tiết, có trách nhiệm và chủ động trong công việc.

- Strong time management and follow-up skills.

Kỹ năng quản lý thời gian, theo dõi công việc và nhắc việc hiệu quả.

- Willingness to work overtime when required by the project.

Có khả năng làm việc ngoài giờ khi có yêu cầu từ dự án.

- English proficiency preferred (able to read contracts, emails, minutes, etc.).

Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng tiếng Anh trong công việc (đọc hiểu hợp đồng, email, biên bản…)