Logistics Admin Leader

1. Tiếp nhận & Xử lý Thông tin các đơn hàng từ các Phòng ban:

- Đầu mối tiếp nhận thông tin về các đơn hàng của phòng Logictics theo phân quyền: cấp 1 [Logistics Admin], cấp 2 [Logistics Supervisor], và có các dự phòng khác theo chỉ định của Head of Logistics theo thực tế.

- Xử lý thông tin đơn hàng:

+ Kiểm tra thông tin đơn hàng ... theo các Qui định, Qui trình, Hướng dẫn đã ban hành để Xử lý đơn hàng.

+ Phối hợp với các nhân sự trong phòng về Kho, Điều vận, Quản lý trực tiếp ... để xử lý thông tin và đơn hàng [ nếu cần ].

+ Trả lời email đến các phòng ban về xử lý đơn hàng.

2. Tiếp nhận & Xử lý Đơn hàng :

- Xử lý đơn hàng toàn công ty:

+ Xuất thành phẩm [ tất cả các kênh bán hàng, từ Tổng kho Công ty, giữa các kho của Công ty,....]

+ Nhập Thành phẩm [ từ Nhà máy về Tổng kho Công ty hoặc các đối tác , các Thanh lý hợp đối tác....]

+ Nhập Nguyên vật liệu [ về Tổng kho Công ty, giữa các kho để sản xuất,..... ]

+ Xuất Nguyên vật liệu [ xuất cho nhà máy sản xuất, xuất chuyển giữa các kho ....]

- Thực hiện trên các hệ thống phần mềm của Công ty & hệ thống phần mềm của các đối tác
(nếu có) :

+ Đảm bảo đúng qui quy tắc đối soát thông tin giữa các hệ thống [ thông tin tham chiếu ], theo Qui trình Xử lý đơn hàng

+ Đảm báo tính chính xác về thông tin, số lượng, Sku, NSX, HSD,... cho 1 đơn hàng thiết lập

+ Đảm bảo thời gian [ timeline, deadline ... ] để các khâu Điều vận, Xuất và Nhập Kho diễn ra tiến độ.

- Chuyển thông tin các hồ sơ liên quan 1 đơn hàng [ phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu xuất chuyển, ... ] trong phòng Logistics [ Thủ Kho, Điều vận ... ]

3. Các công việc Admin của Phòng Logistics

- Hỗ trợ công tác Kho:

+ Hỗ trợ các hoạt động nhập, xuất hàng hóa.

+ Tham gia vào quá trình kiểm kê kho định kỳ [nếu có]

- Hỗ trợ công tác vận chuyển & giao nhận

+ Hỗ trợ các hoạt động vận chuyển, điều phối hàng hóa, lô hàng .... , để cùng đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian và đến đúng địa điểm.

+ Tham gia xử lý các phát sinh [ nếu có ]

- Quản lý chứng từ & hồ sơ

+ Lưu trữ và quản lý các chứng từ liên quan đến hoạt động logistics

+ Cập nhật, duy trì, kiểm tra các hệ thống dữ liệu hậu cần về tính xác thực, để dữ liệu sử dụng và kiểm soát các phòng ban.

- Các công việc khác

+ Hỗ trợ các bộ phận khác trong công ty liên quan đến các vấn đề logistics.

+ Thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp, Trường phòng Logistics

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Quản lý trực tiếp, Trưởng phòng Hậu cần

4. Quản lý nhân sự

- Hướng dẫn Logistics Admin hoàn thành và thực hiện công việc đúng thời gian ban hành

- Thực hiện các công việc của nhân viên khi thiếu nhân sự hoặc vấn đề phát sinh khác

- Tốt nghiệp Cao Đăng trở lên.

- Kỹ năng tổ chức chức và quản lý thời gian tốt

- Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả.

- Khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng và đã sử dụng các phần mềm liên quan Logistics [được ưu tiên].

- Có kinh nghiệm, kiến thức về các thủ tục và thủ tục Logistics

- Cần thận trọng, tỉ mi và có trách nhiệm trong công việc.