Nhân Viên Admin Hành Chính

+ Nhận cuộc gọi đến:

- Trả lời và chuyển cuộc gọi theo yêu cầu.

- Ghi nhận thông tin từ các cơ quan nhà nước và chuyển cho người phụ trách.

+ Chào đón và hỗ trợ khách đến văn phòng

+ Quản lý thư từ:

- Nhận và phân phối thư/ bưu phẩm từ bên ngoài gửi về.

- Phối hợp chuyển thư nội bộ giữa tòa nhà Centec và Opal (hai văn phòng Công ty)

- Hỗ trợ kiểm tra kết quả giao nhận thư.

- Liên hệ Sagawa để gửi thư/ tài liệu sang Nhật.

+ Đặt mua các loại văn phòng phẩm như: dụng cụ văn phòng, con dấu, nước uống, mực in các loại, thuốc tây,...

+ Quản lý hệ thống kiểm soát ra vào với bên Secom:

- Quản lý thẻ ra vào.

- Cập nhật dữ liệu thẻ lên hệ thống (nếu phát sinh)

- Lập báo cáo hàng tháng về hoạt động ra vào.

- Thông báo cho Secom về nhân viên làm việc ngoài giờ để tránh kích hoạt hệ thống báo động.

+ Kiểm tra bảng kê của các nhà cung cấp, thực hiện thanh toán trên phần mềm E-office và cung cấp giải trình chi phí (nếu cần)

+ Quản lý thiết bị và tài sản văn phòng: quản lý, phối hợp sửa chữa/ mua mới, xử lý thanh lý tài sản.

+ Lưu trữ hồ sơ Intersky:

- Đặt thùng lưu kho theo yêu cầu của các phòng ban.

- Phối hợp quá trình gửi hồ sơ vào kho.

- Hỗ trợ các phòng ban trong việc lấy/ trả hồ sơ.

+ Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ

+ Làm việc với Ban quản lý tòa nhà để quản lý đăng ký gửi xe, đăng ký thi công, giao nhận hàng hóa ra/ vào tòa nhà, liên hệ xử lý các sự cố hoặc tình huống khẩn cấp, đăng ký thông tin làm việc ngoài giờ.

+ Nhận, thực hiện và lưu File đóng/ mở khóa tủ.

+ Hỗ trợ trình hồ sơ xin chữ ký/ đóng đấu và theo dõi hồ sơ cho các phòng ban làm việc tại văn phòng Opal.

+ Quản lý thẻ taxi và thẻ thang máy: phân phát thẻ cho nhân viên và thu hồi khi không còn sử dụng, cập nhật dữ liệu, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan.

+ Hỗ trợ đặt phòng họp và xe công ty

+ Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu.

- Ưu tiên nam, tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học

- Có trình độ tiếng Anh cơ bản.

- Có khả năng giao tiếp và phản ứng nhanh.

- Kỹ năng giao tiếp tốt

- Quản lý thời gian tốt và linh hoạt chủ động trong công việc

- Thành thạo MS Office.

- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính là một lợi thế

- Có kiến thức trong lĩnh vực tài chính là một điểm cộng

- Biết tiếng Anh là một lợi thế

- Có khả năng làm việc dưới áp lực và làm việc nhóm tốt

- Năng động, chăm chỉ, trung thực, tự tin

- Thân thiện, có tinh thần cầu tiến, chủ động và có thể làm việc độc lập