Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Documentation Staff)

Thời gian làm việc: Giờ hành chính (có thể linh động theo lô hàng)

Mục tiêu công việc

Đảm bảo chăm sóc, theo dõi và xử lý các lô hàng xuất – nhập khẩu một cách chính xác, kịp thời; là đầu mối liên lạc giữa khách hàng, sales, chứng từ, hiện trường và các đối tác nhằm mang lại trải nghiệm dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.

Mô tả công việc chi tiết

- Xử lý chứng từ hàng nhập Sea/Air.
- Theo dõi ETA, Arrival Notice, D/O.
- Phối hợp với agent, hãng tàu/hãng bay và khách hàng.
- Hỗ trợ xử lý các phát sinh liên quan shipment.

Chăm sóc & làm việc với khách hàng

·       Tiếp nhận thông tin lô hàng từ Sales/khách hàng (mặt hàng, tuyến, điều kiện giao hàng, thời gian yêu cầu).

·       Tư vấn quy trình vận chuyển, thời gian, chứng từ cơ bản cho khách hàng.

·       Cập nhật tình trạng lô hàng (booking, đóng hàng, ETD, ETA, thông quan, giao hàng).

·       Xử lý, phản hồi các thắc mắc, khiếu nại của khách hàng trong quá trình vận chuyển.

Theo dõi & điều phối lô hàng

·       Phối hợp với bộ phận Chứng từ, Pricing, Hiện trường, Kho bãi để triển khai lô hàng đúng tiến độ.

·       Theo dõi sát tiến độ từng công đoạn: booking, cut-off, loading, khai báo hải quan, giao nhận.

·       Nhắc nhở các bên liên quan khi có nguy cơ trễ tiến độ.

Quản lý chứng từ & thông tin

·       Kiểm tra thông tin trên các chứng từ: Booking, HBL/MBL, Invoice, Packing List, Manifest, AN, DO…

·       Đảm bảo thông tin lô hàng chính xác, thống nhất giữa các bên.

·       Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định công ty.

Phối hợp nội bộ & đối tác

·       Làm việc với hãng tàu, đại lý, forwarder, kho bãi, trucking.

·       Phối hợp với Sales để hỗ trợ khách hàng, giữ chân và phát triển khách hàng cũ.

·       Hỗ trợ xử lý các phát sinh: delay, roll hàng, phạt lưu container, lưu bãi.

Báo cáo & cải tiến

·       Báo cáo tình trạng lô hàng hằng ngày/tuần cho quản lý.

·       Tổng hợp các vấn đề phát sinh, đề xuất hướng cải tiến quy trình CS.

·       Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (Ưu tiên chuyên ngành Logistics, Ngoại thương, Kinh tế).

·       Tối thiểu 01 năm làm Customer Service hoặc Chứng từ tại các công ty Forwarding/Logistics.

·       Am hiểu Incoterms, quy trình hàng Xuất - Nhập và các loại chứng từ vận tải (HBL/MBL, Invoice, PL, Manifest...).

·       Tiếng Anh đọc hiểu chuyên ngành; Thành thạo tin học văn phòng; Giao tiếp và xử lý tình huống tốt.

·       Kỹ năng tố chất cẩn thận, chịu được áp lực tiến độ và có tinh thần trách nhiệm cao (linh động theo lô hàng).