Nhân viên hành chính dự án

Job Description

Vị trí: Nhân viên Hành chính Dự án
Bộ phận: Ban Quản lý Dự án
Báo cáo cho: Trưởng Ban QLDA / Trưởng phòng HCNS

1. Mục tiêu công việc

Đảm bảo các công tác hành chính – nhân sự phục vụ dự án được thực hiện đầy đủ, kịp thời và đúng quy định, góp phần duy trì hoạt động vận hành dự án hiệu quả, an toàn và tuân thủ.

2. Nhiệm vụ chính

2.1. Công tác hành chính:

• Thực hiện công tác mua sắm, quản lý và cấp phát văn phòng phẩm (VPP), dụng cụ, vật tư hành chính cho dự án.

• Quản lý các hồ sơ tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán liên quan đến chi phí hành chính dự án.

• Chuẩn bị phòng họp, phục vụ hậu cần và làm thư ký cuộc họp (ghi biên bản, tổng hợp, phát hành).

• Tiếp nhận, luân chuyển, lưu trữ và quản lý hồ sơ, văn bản, công văn đi – đến của dự án.

• Soạn thảo các văn bản, thông báo, tờ trình… theo yêu cầu của Ban QLDA.

• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận hồ sơ, tài liệu khi cần.

2.2. Công tác nhân sự:

• Thực hiện các hoạt động An toàn & Vệ sinh lao động (AT&VSLĐ) tại công trường theo quy định.

• Quản lý, cấp phát và theo dõi thẻ ra vào, đồng phục, trang bị bảo hộ lao động cho CBNV dự án.

• Hỗ trợ công tác chấm công, xác nhận công và phối hợp với phòng HCNS để tính lương cho người lao động dự án.

• Phối hợp triển khai, giám sát việc thực hiện các quy định, chính sách hành chính – nhân sự tại dự án.

3. Quan hệ công việc

• Bên trong: Phối hợp với Ban QLDA, Phòng HCNS, Phòng TCKT, các bộ phận khác.

• Bên ngoài: Nhà cung cấp, cơ quan chức năng, đơn vị vận chuyển – chuyển phát.

4. Quyền hạn

• Đề xuất mua sắm vật tư, VPP và các chi phí hành chính cần thiết.

• Đề xuất cải tiến quy trình, biểu mẫu hành chính – nhân sự cho dự án.

• Được cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu để phục vụ công tác hành chính – nhân sự.

Job Requirement

3. Yêu cầu công việc

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Nhân sự, Kinh tế hoặc tương đương.

• Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm trong công tác hành chính, ưu tiên có kinh nghiệm tại công trường/dự án.

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, giao tiếp và phối hợp tốt.

• Nhanh nhẹn, cẩn thận, trách nhiệm, chịu được áp lực công việc.