NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH LỄ TÂN

Các nhiệm vụ chính

1. Công tác lễ tân – văn phòng, hậu cần, khánh tiết

• Trực điện thoại, tiếp nhận và chuyển thông tin đến các phòng ban.
• Tiếp nhận, gửi và theo dõi thư từ, bưu phẩm, chuyển phát nhanh.
• Tiếp đón khách đến làm việc tại Công ty , chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của Công ty (phòng họp, nước uống, tài liệu, thiết bị…).
• Phối hợp chuẩn bị công tác khánh tiết, trang trí cho các sự kiện của Công ty như: lễ ký kết, tiếp đón đối tác, họp nội bộ, hội nghị, tổng kết năm, sự kiện nội bộ…
• Thực hiện đặt dịch vụ phục vụ sự kiện khi cần thiết (hoa, backdrop, trà nước, ăn nhẹ…).
• Hỗ trợ chuẩn bị hậu cần cho các đoàn công tác của Công ty: đặt xe, đặt phòng, đặt vé máy bay, làm, visa…..
• Soạn thảo văn bản theo yêu cầu của Quản lý phòng (khi cần).
• Đảm bảo khu vực lễ tân, phòng họp, khu vực chung luôn gọn gàng, chuyên nghiệp.

2. Quản lý tài sản, vật tư hành chính, trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm.

• Theo dõi, quản lý trang thiết bị, công cụ dụng cụ tại văn phòng và các Ban điều hành dự án.
• Kiểm tra tình trạng sử dụng, nhắc nhở khi có vi phạm hoặc sử dụng không đúng mục đích.
• Đề xuất mua mới, sửa chữa hoặc thanh lý tài sản khi cần thiết.
• Theo dõi tồn kho và thực hiện mua sắm: văn phòng phẩm, vật dụng văn phòng, trà, café, thuốc y tế, giấy ăn,….
• Kiểm tra nhu cầu sử dụng của các phòng ban và dự án.
• Quản lý cấp phát đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.

3. Quản lý quỹ hành chính

• Thực hiện các thủ tục tạm ứng và hoàn ứng quỹ hành chính theo quy định
• Thanh toán các chi phí hành chính phát sinh: công tác phí, thuê xe, chi phí văn phòng…
• Kiểm tra, theo dõi và tổng hợp chi phí hành chính định kỳ.

4. Quản lý, điều phối liên quan đến xe ô tô Công ty

• Theo dõi và thực hiện đề nghị tạm ứng/hoàn ứng chi phí xăng dầu.
• Theo dõi phí VETC, đăng kiểm, bảo dưỡng và bảo hiểm xe.
• Phối hợp với bộ phận lái xe điều phối, bàn giao xe cho CBNV phục vụ công việc.

5. Quản lý và vận hành con dấu Công ty

• Thực hiện quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu của Công ty theo đúng quy định và quy chế quản lý con dấu.
• Thực hiện đóng dấu trên các văn bản, hợp đồng, hồ sơ của Công ty sau khi đã được phê duyệt hợp lệ theo quy trình.

6. Triển khai công việc trên phần mềm Base HRM (Chưa biết được đào tạo)

• Thực hiện các đề xuất chủ trương, thanh toán và tạm ứng, hoàn ứng trên phần mềm Base.
• Khởi tạo tài khoản các dự án mới của Công ty.

2. YÊU CẦU: 

• Nữ tuổi từ 2003 – 9x
• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Hành chính, Quản trị văn phòng, Kinh tế hoặc tương đương.
• Có từ 1 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, lễ tân hoặc tương đương là lợi thế.
• Hiểu biết về nghiệp vụ hành chính – văn phòng: quản lý văn phòng phẩm, tài sản, hồ sơ, văn thư lưu trữ.
• Ngoại hình ưa nhìn, thái độ thân thiện, lịch sự.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc khoa học và quản lý thời gian tốt.

3. QUYỀN LỢI:

• Lương: 12.000.000VNĐ – 15.000.000VNĐ tùy năng lực, kinh nghiệm. Thử việc 2 tháng hưởng 100% lương;
• Phụ cấp: gửi xe, ăn trưa (Ngoài lương)
• Hưởng đầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội, BHYT, phép năm, lương tháng 13++, khám sức khoẻ định kỳ hàng năm…. theo quy định của Nhà nước;
• Thưởng: thưởng thâm niên, thưởng chế độ (sinh nhật, hiếu, hỷ, sinh con, chế độ ốm đau...), thưởng ngày lễ (30/4; 2/9; tết dương, tết âm, lương tháng 13...)
• Du lịch 1 năm từ 2-3 lần.
• Được cấp đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc.