NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH - LỄ TÂN

1. Lễ tân:

- Chào đón khách đến Công ty và hướng dẫn khách gặp các phòng ban liên quan chính xác, đúng mục đích công việc.

- Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển đến các bộ phận liên quan và ghi chú lại các cuộc gọi đến. Đảm bảo việc tiếp nhận cuộc gọi nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.

2. Công tác hành chính:

- Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện… được chuyển từ bưu điện đến các phòng/bộ phận, cá nhân trong Công ty.

- Liên hệ dịch vụ chuyển phát nhanh để giao nhận, ký giao nhận, lưu chuyển và bảo quản các bưu phẩm, bưu kiện, văn thư đi

- Tổng hợp, mua sắm, cấp phát Văn phòng phẩm vào cuối mỗi tháng.

- Thực hiện công tác mua sắm vật tư, thiết bị hành chính, thiết bị phục vụ công tác bảo trì bảo trì tòa nhà.

- Soạn thảo/tiếp nhận Giấy đề nghị và Phiếu nhu cầu vật tư và Đơn hàng để xuất sử dụng nội bộ các vật tư, CCDC, TSCĐ trên phần mềm.

- Thực hiện các thủ tục pháp lý theo sự phân công của Trưởng phòng như: liên hệ và làm VISA cho Nhân viên công ty đi công tác nước ngoài, làm thẻ ABTC cho cấp quản lý…(trực tiếp thực hiện hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ để thực hiện tùy từng trường hợp cụ thể).

- Thực hiện việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn… cho Ban TGĐ, nhân viên của công ty đi công tác, hội nghị.

- Thực hiện đặt hoa, tiệc, du lịch, teambuilding,…khi có yêu cầu

- Thực hiện công tác thanh toán chi phí hoạt động của Công ty (chuyển phát nhanh, điện, nước, internet, ETC,...)

- Theo dõi công cụ dụng cụ, tài sản của Công ty (trừ các thiết bị điện tử); cập nhật khi có tăng, giảm, thay đổi.

- Tiếp nhận thông tin các sự cố: điện, nước, điện thoại, bàn ghế, cửa…Phối hợp với bộ phận Kỹ thuật để sửa chữa, thay thế.

3. Công tác khác:

- Thực hiện công tác đi Sao y công chứng các hồ sơ pháp lý, văn bằng…khi có phát sinh (phối hợp với Nhân viên Nhân sự để thực hiện).

- Kiểm tra, đảm bảo thiết bị phòng họp đầy đủ (nước uống, bút, ghế,…)

- Thực hiện chế độ Báo cáo công việc theo quy định của Công ty.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng HCNS và Ban Tổng Giám đốc phân công.

1. Giới tính: Nữ

2. Trình độ, chuyên môn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

3. Kỹ năng

-         Kỹ năng giao tiếp tốt, tác phong nhanh nhẹn, chuyên nghiệp.

-         Giọng nói rõ ràng, dễ nghe.

-         Ngoại hình ưa nhìn.

4. Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản.

5. Vi tính: Tin học văn phòng.

6. Kinh nghiệm: Kinh nghiệm ít nhất 6 tháng ở vị trí tương đương.