Nhân viên Hành chính Lễ tân

Lễ tân (30%):

• Đón tiếp khách, ứng viên, đối tác đến văn phòng; hướng dẫn liên hệ đúng bộ phận.
• Tiếp nhận, chuyển tiếp cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm và thông tin liên hệ đến đúng người phụ trách.
• Quản lý lịch sử dụng phòng họp, chuẩn bị phòng họp, nước uống và thiết bị cơ bản.
• Duy trì khu vực lễ tân, khu vực tiếp khách và không gian chung gọn gàng, sạch sẽ.

Hành chính (70%):

• Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận, phát hành, sao y, scan và lưu hồ sơ/chứng từ.
• Quản lý, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm, name card, công cụ dụng cụ, tủ thuốc y tế, POSM và tài sản hành chính.
• Theo dõi vệ sinh, cây xanh, côn trùng, bảo trì/sửa chữa trang thiết bị và tiện ích văn phòng.
• Thu thập, kiểm tra hóa đơn/chứng từ, lập đề nghị thanh toán và theo dõi chi phí hành chính.
• Hỗ trợ onboarding, chuẩn bị chỗ ngồi, welcome kit, hậu cần teabreak, sự kiện và hoạt động nội bộ.
• Cập nhật dữ liệu hành chính, theo dõi tiến độ xử lý yêu cầu và lập báo cáo định kỳ.

• Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên; ưu tiên các ngành Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Văn thư lưu trữ, Nhân sự hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính, Lễ tân, Văn phòng hoặc Dịch vụ nội bộ.
• Ưu tiên ứng viên từng phụ trách đồng thời công việc lễ tân & hành chính vận hành.
• Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc, theo dõi checklist, hồ sơ, chứng từ và yêu cầu hành chính.
• Nắm quy trình cơ bản về văn thư, lưu trữ, chuyển phát, kiểm soát hóa đơn/chứng từ và đề nghị thanh toán.
• Kỹ năng Word, Excel/Google Sheet ở mức cơ bản đến khá; biết cập nhật dữ liệu và lập báo cáo đơn giản.