Nhân viên hành chính nhân sự

1. Công tác Hành chính (60%)

1.1. Quản lý và vận hành hành chính văn phòng

• Thực hiện các công việc hành chính nhằm đảm bảo hoạt động thường xuyên tại văn phòng Công ty.

• Quản lý không gian làm việc, cơ sở vật chất, cây xanh, vệ sinh, hậu cần văn phòng.

• Quản lý danh bạ, thông tin liên hệ của CBNV.

1.2. Công tác mua sắm, cấp phát và quản lý tài sản – công cụ dụng cụ

• Thực hiện mua sắm, cấp phát các vật dụng hành chính theo kế hoạch/đề nghị đã được phê duyệt: văn phòng phẩm, đồng phục, thẻ nhân viên, trang thiết bị văn phòng…

• Theo dõi, quản lý tài sản, công cụ dụng cụ hành chính; thực hiện nhập – xuất kho hành chính.

• Đề xuất sửa chữa, thay thế hoặc thanh lý tài sản khi cần thiết.

1.3. Công tác đề nghị thanh toán và theo dõi chi phí hành chính

• Lập đề nghị thanh toán các chi phí hành chính cố định và phát sinh theo quy định Công ty.

• Theo dõi, tổng hợp hồ sơ, chứng từ và phối hợp với bộ phận liên quan để thực hiện thanh quyết toán đúng hạn.

• Kiểm soát chi phí hành chính trong phạm vi được phân công.

1.4. Công tác hậu cần và tổ chức sự kiện nội bộ

• Phối hợp với các bộ phận liên quan trong công tác hậu cần tổ chức các hoạt động nội bộ: sinh nhật tháng, teambuilding, tổng kết năm, lễ kỷ niệm, hội nghị – hội thảo…

• Chuẩn bị vật tư, quà tặng, hậu cần phục vụ sự kiện theo kế hoạch.

1.5. Quản lý hồ sơ, tài liệu hành chính

• Quản lý, lưu trữ, sắp xếp văn bản, hồ sơ hành chính.

• Upload, cập nhật tài liệu lên hệ thống lưu trữ nội bộ (Amis, thư viện tài liệu…).

2. Công tác Nhân sự (40%)

2.1. Hỗ trợ công tác tuyển dụng

• Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên.

• Sắp xếp lịch phỏng vấn, chuẩn bị hồ sơ và hỗ trợ các vòng tuyển dụng khi cần.

2.2. Quản lý hồ sơ nhân sự

• Thực hiện tiếp nhận, lưu trữ và cập nhật hồ sơ nhân sự của CBNV.

• Theo dõi hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự theo phân công.

2.3. Tổ chức các hoạt động nhân sự nội bộ

• Phối hợp triển khai các hoạt động gắn kết nhân viên, truyền thông nội bộ.

• Hỗ trợ công tác onboarding nhân sự mới.

3. Các công việc khác

- Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của vị trí.

- Chủ động đề xuất cải tiến quy trình hành chính – nhân sự để nâng cao hiệu quả công việc.

- Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Quản trị nhân sự, Hành chính, Quản trị kinh doanh hoặc ngành liên quan.

- Có tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Hành chính – Nhân sự tổng hợp. Ưu tiên ứng viên từng làm trong công ty quy mô nhỏ hoặc startup.

- Thành thạo tin học văn phòng (word, excel,,.) và yêu thích ứng dụng công nghệ.

- Trung thực, cẩn thận, cầu tiến, chịu khó học hỏi, kỷ luật, có khả năng sắp xếp, giải quyết vấn đề tốt. 

- Có nội lực tốt, động lực phát triển bản thân lớn.

- Cẩn thận, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao và kỹ năng tổ chức công việc tốt.