Nhân viên Hành chính và Admin

Quản lý hồ sơ Trung tâm

• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ hợp đồng, proposal, hồ sơ thầu, chứng từ thanh toán.

• Quản lý hồ sơ pháp lý dự án, hồ sơ khách hàng, hồ sơ nội bộ Trung tâm.

• Đảm bảo cập nhật, bàn giao hồ sơ đúng luồng trên Base/CRM.

Thực hiện các công việc hậu cần của dự án

• Chuẩn bị phòng họp, teabreak, tài liệu cho các buổi họp dự án.

• Hỗ trợ đặt dịch vụ văn phòng, xe, công tác phí cho Ban/BU khi triển khai dự án.

• Theo dõi và phối hợp cấp phát vật tư, ấn phẩm, thiết bị phục vụ chương trình.

Theo dõi tiến độ các công việc theo phân công

• Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ, thanh toán, triển khai dự án giữa các phòng ban.

• Cảnh báo kịp thời các mốc công việc chậm hoặc rủi ro tiến độ.

• Tổng hợp và báo cáo tiến độ hàng tuần cho Lãnh đạo Trung tâm.

Chuẩn hóa các biểu mẫu theo quy định Công ty

• Xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa các biểu mẫu hành chính, hợp đồng, đề nghị thanh toán.

• Kiểm soát việc áp dụng thống nhất biểu mẫu tại các BU.

• Hướng dẫn nhân sự sử dụng biểu mẫu đúng quy trình.

Phối hợp với các đơn vị để hoàn thành kế hoạch của Trung tâm

• Phối hợp giữa Sales – Event – Điều hành – Kế toán trong xử lý hồ sơ, hợp đồng, thanh toán.

• Hỗ trợ trao đổi thông tin, nhắc tiến độ, đảm bảo tính thống nhất trong triển khai.

• Là đầu mối tiếp nhận và chuyển tiếp các yêu cầu hành chính nội bộ.

Các công việc khác

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học các ngành: Hành chính – Văn thư, Quản trị kinh doanh, Du lịch, Kế toán, hoặc ngành liên quanTối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, admin
• Có kinh nghiệm làm việc với đối tác dịch vụ văn phòng, thanh toán nội bộ, quản trị hồ sơ là lợi thếAm hiểu quy trình hành chính – văn thư – lưu trữ – thanh toán nội bộ
• Thành thạo Word, Excel, Google Workspace, Base
• Kỹ năng quản lý hồ sơ, kiểm soát tiến độ và phối hợp liên phòng
• Kỹ năng giao tiếpTrung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm cao
• Tác phong chuyên nghiệp, chủ động, hỗ trợ tốt cho các đơn vị
• Khả năng chịu áp lực công việc và sẵn sàng xử lý phát sinh ngoài giờ
• Bảo mật thông tin nội bộ và khách hàngNgoại hình ưa nhìn