Nhân viên hành chính văn phòng ( Admin Officer )

Hành chính văn phòng

• Soạn thảo, lưu trữ văn bản, công văn; trình ký, ban hành và theo dõi hiệu lực các quyết định theo đúng quy trình.

• Sắp xếp lịch họp, đặt phòng họp, chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị phục vụ các cuộc họp, sự kiện của Công ty.

• Quản lý văn phòng phẩm, tài sản, mua sắm trang thiết bị văn phòng và tìm báo giá nhà cung cấp.

• Tạo mã nhân viên, theo dõi ngày công, giờ làm việc của CBNV (khối cửa hàng); phối hợp với các phòng ban để cập nhật thông tin nhân sự kịp thời, chính xác.

Cơ sở vật chất & mua sắm

• Lập kế hoạch và thực hiện mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, tìm kiếm và đàm phán báo giá với nhà cung cấp.

• Quản lý tài sản, cơ sở vật chất: theo dõi, kiểm kê định kỳ; giám sát bảo trì, sửa chữa; đảm bảo hệ thống điện, nước, điều hòa hoạt động ổn định.

• Theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện và tài sản, đảm bảo vận hành liên tục.

• Giám sát công tác bảo trì, sửa chữa hệ thống điện, nước, điều hòa, mạng, ….. và các trang thiết bị văn phòng.

• Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, internet, điện nước) để đảm bảo hoạt động văn phòng liên tục, ổn định.

Lễ tân - Sự kiện

• Công tác lễ tân, tiếp đón khách và hỗ trợ điều hành hằng ngày.

• Điều phối xe công tác: tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp lịch xe, theo dõi lộ trình, nhiên liệu và lịch bảo dưỡng phương tiện.

• Lên kế hoạch, tổ chức các sự kiện nội bộ (sinh nhật, lễ Tết, team building) và tổng hợp báo cáo chi phí hành chính hằng tháng cho Quản lý trực tiếp.

Báo cáo & Công việc khác

• Tổng hợp báo cáo chi phí mua sắm, tình hình sử dụng tài sản, văn phòng phẩm hằng tháng cho Quản lý trực tiếp.

• Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Quản lý trực tiếp.

Trình độ học vấn

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.

Kinh nghiệm

• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, văn phòng hoặc lễ tân; ứng viên mới ra trường có tố chất phù hợp vẫn được xem xét.

• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong môi trường bán lẻ, chuỗi cửa hàng hoặc doanh nghiệp có quy mô văn phòng tương đương.

Kỹ năng / Kiến thức chuyên môn

• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các công cụ quản lý văn bản, tài sản cơ bản.

• Kỹ năng soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ và lập báo cáo chi phí, tài sản rõ ràng, chính xác.

• Kỹ năng sắp xếp công việc, quản lý thời gian và xử lý nhiều đầu việc cùng lúc.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán cơ bản với nhà cung cấp và phối hợp hiệu quả với các phòng ban.

• Nắm được các quy định cơ bản về văn thư, lưu trữ và quản lý tài sản doanh nghiệp.

Thái độ / Phẩm chất phù hợp văn hóa công ty

• Chủ động, nhanh nhẹn, chịu được áp lực công việc đa nhiệm.

• Tư duy dịch vụ (service mindset) thân thiện và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp, khách đến làm việc.

• Cẩn thận, ngăn nắp, chi tiết và có tinh thần trách nhiệm cao với công việc được giao.

• Trung thực, nhanh nhẹn và chủ động học hỏi, làm theo hướng dẫn và trách nhiệm cao.