Nhân viên Hành chính văn thư lưu trữ

1. Công tác văn thư lưu trữ:

• Tiếp nhận, phân loại hồ sơ, kiểm tra thể thức văn bản trước khi đóng dấu và đóng dấu của Công ty theo quy định.
• Quản lý công văn, tài liệu đi - đến; cung cấp tài liệu cho các Phòng/ ban khi được yêu cầu.
• Phân loại và Lập hồ sơ thu thập toàn bộ tài liệu đã giải quyết xong từ các phòng ban. Tiến hành phân loại theo chủ đề, dự án, thời gian hoặc theo dòng đời của hồ sơ.

• Số hóa tài liệu quét (scan) tài liệu giấy thành file PDF, đặt tên file theo quy ước chuẩn và cập nhật lên hệ thống lưu trữ đám mây hoặc phần mềm lưu trữ nội bộ.

• Bảo quản hồ sơ sắp xếp hồ sơ vào cặp, hộp, giá, kệ trong kho theo sơ đồ rõ ràng.

• Phục vụ khai thác: Tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra thẩm quyền phê duyệt và thực hiện việc cho mượn/tra cứu tài liệu (bản cứng hoặc bản mềm) một cách nhanh chóng, bảo mật.

• Thực hiện các công việc khác của Văn thư khi được yêu cầu.

2. Công tác hành chính:

• Quản lý, cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị nội bộ theo quy định.
• Theo dõi số lượng phong bì, sổ sách, vật tư hành chính; chủ động báo cho cấp quản lý trước khi hết để in ấn, bổ sung.
• Soạn thảo, in ấn hồ sơ, văn bản hành chính khi được yêu cầu.
• Thường xuyên cập nhật, báo cáo tiến độ công việc và các vấn đề phát sinh tới Trưởng phòng HCNS, phó phòng HCNS (phụ trách Hành chính).
• Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Trưởng phòng HCNS.

• Độ tuổi: 22-35 tuổi
• Văn bằng/chứng chỉ: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên hoặc Đại học các chuyên ngành: Quản trị kinh doanh, Quản trị văn phòng, Lưu trữ học/Văn thư - lưu trữ hoặc chuyên ngành khác có liên quan.
• Thành thạo tin học văn phòng thông dụng (Word, Excel, Power point, Internet, Outlook…)
• Chăm chỉ, nhiệt tình, nhanh nhẹn, tận tụy trong công việc.
• Trung thực, lễ phép và đáng tin cậy
• Nữ, ngoại hình ưa nhìn: chiều cao 1,60m trở lên.
• Ưu tiên ứng viên nộp CV sớm có kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương, sẵn sàng đi làm sau 1 - 2 tuần.
• Cơ hội được đào tạo phát triển thêm để sắp xếp công việc phù hợp tại Công ty