Nhân viên hành chính

Job Description

* Thực hiện các công việc hành chính văn phòng được đầy đủ, chính xác và đúng quy trình:

- Quản lý sắp xếp các hồ sơ, tài liệu của phòng ngăn nắp, đầy đủ, chính xác

- Scan, phôtô các tài liệu, văn bản của phòng và tiến hành lưu giữ

- Công chứng các giấy tờ pháp lý công ty và lưu vào file

- Thực hiện công tác đón tiếp khách, lễ tân…

- Bao quát văn phòng, đảm bảo văn phòng luôn sạch sẽ, ngăn nắp…

- Theo dõi các cho phí chuyển phát ( nhận/trả thư), mua sắm VPP, gọi nước uống… rằm, mùng 1…và làm thanh toán.

- Giải trình các chi phí hành chính ( Chi phí mua bán hành chính, chi phí xe oto…) chậm nhất ngày 30 hàng tháng

- Theo dõi chi phí Hành chính VP Hà Nội và HCM và Tổng hợp chi phí hành chính hàng tháng.

- Thực hiện làm các khoản thanh toán thuộc phòng Hành chính (có) để thanh toán theo đúng quy định thanh toán và kịp chi trả cho nhà cung cấp/người lao động.

* Mua bán, quản lý TS, CCDC:

- Dựa vào đề xuất của các phòng ban lên kế hoạch tìm báo giá so sánh và làm đề xuất mua bán

- Thực hiện tìm các đối tác/đơn vị cung cấp có giá thành tốt và chất lượng để đảm việc mua sắm được tốt nhất và tối ưu chi phí

- Mua bán , TS, CCDC Mua bán đồ lễ ngày rằm, mùng 1…

- Cập nhật các tài sản, CCDC đã mua vào file để theo dõi quản lý

- Thực hiện book vé máy bay, đặt khách sạn cho nhân viên và khách khi có chỉ đạo

- Phối hợp với kế toán quản lý tài sản, CCDC của công ty. Cấp phát trang thiết bị cho nhân viên, kiểm kê TS 6 tháng/lần.

- Theo dõi các lich sự sữa chữa/thay thế các trang thiết bị văn phòng công ty.

- Làm việc với BQL tòa nhà về việc hư hỏng thiết bị của văn phòng và tiếp nhận thông tin từ BQL khi có sự việc báo cáo cấp quản lý.

- Phối hợp Chuyên viên C&B và Phòng Kế toán để nắm được thông tin nhân sự in/out để thực hiện các thủ tục nhân/bàn giao tài sản theo và làm các thủ tục khác theo quy định (Nhân viên mới có trách nhiệm làm việc với BQL để cấp thẻ xe và thang máy/ nhân viên nghỉ thu lại tại sản và các CCDC, vật dụng đã bàn giao)

Job Requirement

§  Tốt nghiệp Cao Đẳng trở lên

§  Am hiểu quy trình hành chính, pháp luật lao động cơ bản

§  Sử dụng thành thạo các phần mềm Office

§  Giao tiếp tiếng Anh tốt là một ưu tiên

§  Có kinh nghiệm 2 năm ở lĩnh vực hành chính, hoặc kế toán

§  Giao tiếp tốt, giải quyết vấn đề linh hoạt, tổ chức công việc hiệu quả

§  Thái độ đặt khách hàng là trọng tâm.

§  Trung thực, chủ động, sáng tạo, trách nhiệm và quyết đoán trong công việc.

§  Chịu được áp lực cao trong công việc.

§  Xác định gắn bó làm việc lâu dài.

§  Tỉ mỉ, cẩn thận

§  Có lương tâm & trách nhiệm cao với công việc.