Nhân Viên Hành Chính

• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến số hotline Công ty; ghi nhận và chuyển thông tin đến các bộ phận liên quan.
• Theo dõi, tiếp nhận và xử lý email gửi đến hộp thư chung của Công ty; chuyển tiếp thông tin đến đúng bộ phận/nhân sự phụ trách.
• Tiếp đón khách đến làm việc, hướng dẫn khách liên hệ đúng người/bộ phận.
• Quản lý khu vực lễ tân, phòng khách, phòng họp luôn sạch sẽ, chuyên nghiệp.
• Tiếp nhận, phân phát thư từ, bưu phẩm và quà tặng gửi đến Công ty.
• Phối hợp chuẩn bị nước uống, hậu cần khi tiếp khách, họp.

• Tiếp nhận, xử lý, lưu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình, quy định của Công ty.
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý, hồ sơ bảo mật, tài liệu theo đúng quy định.
• Hướng dẫn và kiểm tra thực hiện việc ban hành các văn bản của Công ty theo đúng quy định về mặt thể thức hành chính, phù hợp với các quy định.
• Quản lý phần mềm Microsoft Teams bao gồm: Cấp/hủy email; Tạo nhóm, phân quyền trong Teams; Liên kết NCC sửa chữa, hỗ trợ CBNV xử lý lỗi Email/Teams
• Soạn thảo, trình ký và ban hành, lưu trữ các văn bản nội bộ (Thông báo, Quyết định …) theo quy định của Công ty.
• Cung cấp hồ sơ, tài liệu (Trong phạm vị cho phép) nhằm hỗ trợ BCH, các Phòng/Bộ phận trong công tác đấu thầu, hoạt động của dự án.

• Kiểm tra, quản lý CBNV khối văn phòng thực hiện đúng nội quy công ty.
• Sắp xếp, quản lý phòng họp và các khu vực chung tại văn phòng công ty; Đảm bảo luôn gọn gàng, sạch đẹp.
• Hỗ trợ đón tiếp khách hàng, đối tác khi đến Công ty.
• Soạn thảo, xây dựng các nội quy, quy định nhằm quản lý tốt công tác hành chính tại văn phòng công ty.
• Lập thanh toán các loại chi phí như: điện, nước, điện thoại, internet, xăng dầu, phí cầu đường,…Liên hệ các nhà cung cấp nhận hóa đơn GTGT về nộp cho Phòng kế toán đúng theo quy định.
• Phối hợp với kế toán trong việc theo dõi chi phí hành chính

4.    Quản lý cơ sở vật chất:

• Quản lý văn phòng và cơ sở vật chất, cập nhật hồ sơ quản lý tài sản, máy móc thiết bị trong toàn công ty bao gồm cấp phát, đặt hàng, kiểm kê tài sản/CCDC/thiết bị hàng năm. Đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc cho CBNV tại văn phòng công ty.
• Quản lý văn phòng phẩm bao gồm đặt hàng, cấp phát, quản lý tồn kho VPP, xây dựng định mức văn phòng phẩm cho các Phòng/Bộ phận khối văn phòng và đảm bảo quản lý không vượt định mức.
• Liên hệ Nhà cung cấp/Đối tác sửa chữa, thay thế khi cơ sở vật chất văn phòng bị hư hỏng.
• Điều phối xe cho nhân viên, đặt vé máy bay, khách sạn khi có nhu cầu công tác. 
• Quản lý Đoàn xe công ty bao gồm sắp xếp, điều phối đội xe; Phối hợp Tài xế trong công tác bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định xe …. Đảm bảo xe luôn trong trạng thái hoạt động tốt.

5.    Quản lý tuyển dụng

• Lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ theo Sơ đồ tổ chức và Kế hoạch nhân sự được duyệt, thực hiện công tác tuyển dụng theo kế hoạch hoặc yêu cầu đột xuất từ Ban Giám đốc, cập nhật và báo cáo kết quả tuyển dụng.
• Quản lý ngân sách và chi phí nhân sự dự án theo Ngân sách đã duyệt, cập nhật & báo cáo
• Soạn thảo Mô tả công việc và đăng thông tin tuyển dụng, tìm kiếm ứng viên, quản lý thông tin tuyển dụng trên các website.
• Xây dựng quan hệ, đánh giá, lựa chọn các đối tác cung cấp dịch vụ tuyển dụng.
• Thiết lập và cập nhật hệ thống dữ liệu (database) ứng viên đã tìm kiếm, phỏng vấn hoặc loại bỏ.
• Thực hiện công tác tuyển dụng: Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên phù hợp để tiến hành phỏng vấn. Lập kế hoạch phỏng vấn, sắp xếp, thông báo lịch phỏng vấn chi tiết cho các bộ phận chuyên môn.
• Chuẩn bị các thủ tục chào đón nhân viên mới, chuẩn bị Hợp đồng lao động khi nhân viên kết thúc thời gian thử việc.

6.    Công tác hậu cần:

• Phối hợp BCH Công đoàn/BP MKT tổ chức các sự kiện, hoạt động liên hoan của công ty như Teambuilding, sự kiện nội bộ, hội thảo, …..; Phối hợp BCH tổ chức lễ khởi công.
• Quản lý quà tặng Đối tác/ Khách hàng bao gồm: Đặt hàng, phân bổ Phòng/Bộ phận, quản lý danh sách quà tặng và quà tồn kho.
• Đặt xe, vé máy bay:  đảm bảo đúng thời gian và tối ưu chi phí.
• Mua quà thăm hỏi CB – NV bị tai nạn lao động, ốm đau.
• Hỗ trợ nhân viên trong các thủ tục nội bộ

7.    Công tác truyền thông nội bộ:

• Soạn thảo bản tin nội bộ, thông báo chính sách mới của công ty.
• Quản lý bảng tin, nhóm nội bộ trên các nền tảng như Zalo, Email, Microsoft teams
• Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp thông qua các chương trình nội bộ

8.    Công tác khác: Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng phòng ban/bộ phận phân công.

TRÁCH NHIỆM

• Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng phòng ban/bộ phận các công việc được phân công đảm nhiệm.
• Chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc/Trưởng phòng ban/bộ phận về các công việc được giao.
• Đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng và tuân thủ chỉ đạo của cấp trên.
• Thực hiện báo cáo đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn.
• Chủ động phối hợp, khắc phục khi phát sinh sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
• Giữ gìn hình ảnh, uy tín của Công ty; thận trọng trong việc phát ngôn, chia sẻ thông tin trên các kênh mạng xã hội, nhóm nội bộ và trong giao tiếp với đối tác/khách hàng.
• Trường hợp không tuân thủ quy định, chậm trễ hoặc thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ sẽ bị xem xét xử lý theo quy chế lao động và nội quy công ty (có thể bao gồm nhắc nhở, phê bình, điều chuyển công tác hoặc kỷ luật).

QUYỀN HẠN    

• Được quyền yêu cấp trên hướng dẫn công việc đầy đủ để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
• Được quyền lựa chọn hoặc loại bỏ các nhà cung cấp dịch vụ, các đối tác có liên quan lĩnh vực được phân công chịu trách nhiệm.
• Căn cứ kế hoạch về chi phí quản lý đầu năm đã duyệt, được quyền quyết định đầu tư mua sắm các trang thiết bị vật dụng cần thiết cho văn phòng trong lĩnh vực được phân công quản lý.
• Được quyền yêu cầu các đơn vị, cá nhân có liên quan cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ.
• Được quyền yêu cầu cấp trên cung cấp các phương tiện cần thiết phục vụ yêu cầu công việc.
• Được quyền yêu cầu CBNV hoàn trả chi phí taxi cho công ty khi CBNV sử dụng thẻ taxi của công ty cho việc riêng.
• Được quyền chủ động giải quyết công việc trong phạm vi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Công ty. Tiếp nhận và xử lý thông tin có liên quan đến phần hành công việc đảm trách và báo cáo lại cho cấp trên.

BÁO CÁO ĐỊNH KỲ    
1.    Báo cáo định kỳ

• Vào 10h00 thứ bảy hàng tuần: báo cáo công việc thực hiện định kỳ trong tuần qua và kế hoạch cho tuần tiếp theo gửi về Trưởng phòng ban/ bộ phận.
• Họp định kỳ 2 tuần/lần tổng hợp các vấn đề chưa hoàn thành, nguyên nhân tồn đọng và đề xuất hướng giải quyết.
• Định kỳ hàng năm vào ngày 31 tháng 12 phải có báo cáo cụ thể công việc phụ trách đã thực hiện trong năm và lập kế hoạch cho năm tiếp theo gửi về Trưởng phòng.

2.    Báo cáo đột xuất: 

• Theo yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc/ Trưởng phòng ban.

• Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm
• Trình độ học vấn: Cao đẳng/ Đại học
• Chuyên môn: Kỹ thuật cơ điện, Kinh tế xây dựng (hoặc những ngành liên quan)    
• Báo cáo cho: Trưởng Phòng Kỹ thuật
• Kỹ năng vi tính: Word, Excel, Powerpoint