Nhân viên Lễ tân – Hành chính

1. Lễ tân:

- Tiếp nhận công văn, giấy tờ gửi đến công ty, và chuyển đến cấp có thẩm quyền giải quyết;

- Đầu mối gửi các công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài Công ty;

- Tổ chức lữu trữ toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan đến Hành Chánh.

- Tiếp nhận các báo cáo lao động của nhân viên Công ty (xin đến muộn, về sớm, nghỉ ốm, nghỉ phép…) để chấm công hàng tháng;

- Nghe và chuyển cuộc gọi khách hàng liên hệ với Công ty;

- Sắp xếp phòng họp khi Ban giám đốc tiếp khách tại Công ty;

- Lên kế hoạch mua sắm, chịu trách nhiệm theo dõi và quản lý các tài sản, thiết bị tại văn phòng;

- Mua sắm văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm và các đồ dùng thông thường tại Công ty;

- Thực hiện yêu cầu của Ban Giám đốc đi công tác (taxi, nhà hàng, khách sạn, vé máy bay…);

- Tổ chức/ hậu cần cho các sự kiện của Công ty;

- Theo dõi, kiểm tra nhân viên tạp vụ thực hiện các công việc vệ sinh cho toàn Công ty.

2. Hành chánh:

- Tính tiền thuê xe, điện nước, cho thuê văn phòng và các chi phí khác cho Công ty thành viên.

- Tính bồi hoàn cước di động hàng tháng.

- Giám sát việc thực hiện nội quy của Công ty, thông báo cho cấp trên về mọi vi phạm của nhân viên.

- Quản lý các hợp đồng bảo hiểm (tai nạn con người, cháy nổ, xe ôtô). Tái ký khi hết hạn hợp đồng và giải quyết các chế độ bảo hiểm khi có sự cố xảy ra.

- Làm phiếu đề xuất thưởng nhân các ngày Lễ ,Tết, theo đúng chính sách của Công ty và tổ chức các hình thức thưởng phù hợp cho người lao động.

- Quản lý việc sử dụng các xe ô tô của Công ty;

- Các công tác hành chánh, công đoàn khác.

- Nhận yêu cầu tuyển dụng nhân sự từ các phòng ban và tổ chức thực hiện việc phỏng vấn.

- Thực hiện các công việc do Ban Giám Đốc trực tiếp phân công.

1. Trình độ – kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng trở lên, ưu tiên các ngành Hành chính, Quản trị, Du lịch, Lễ tân hoặc các ngành liên quan;

• Có kinh nghiệm lễ tân/hành chính là lợi thế (yêu cầu có kinh nghiệm từ 1-2 năm).

2. Kỹ năng

• Giao tiếp lịch sự, rõ ràng; giọng nói dễ nghe;

• Kỹ năng sắp xếp, tổ chức công việc và xử lý tình huống tốt;

• Sử dụng cơ bản các phần mềm văn phòng (Word, Excel, Email);

• Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp nhóm.

  3. Phẩm chất cá nhân

• Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp;

• Trung thực, cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm;

• Nhanh nhẹn, chủ động, thái độ tích cực trong công việc.