Nhân viên mua sắm kiêm thư ký cung ứng đấu thầu

1. Mua sắm hàng hóa, dịch vụ

• Tiếp nhận, kiểm tra đề nghị mua sắm.
• Tìm kiếm và thu thập báo giá nhà cung cấp.
• Lập bảng so sánh, phân tích giá và điều kiện thương mại.
• Phối hợp làm rõ yêu cầu kỹ thuật.
• Đàm phán giá, tiến độ giao hàng, điều kiện thanh toán.
• Đề xuất lựa chọn nhà cung cấp.
• Soạn hồ sơ/tờ trình lựa chọn nhà cung cấp.
• Theo dõi phê duyệt, đặt hàng/ký hợp đồng, giao hàng, nghiệm thu và hoàn tất hồ sơ.

2. Quản lý nhà cung cấp và dữ liệu mua sắm

• Tìm kiếm, cập nhật thông tin nhà cung cấp.
• Thu thập hồ sơ năng lực, pháp lý, thương mại.
• Cập nhật danh sách nhà cung cấp theo nhóm hàng hóa/dịch vụ.
• Theo dõi lịch sử mua sắm, giá mua và điều kiện thương mại.
• Phối hợp đánh giá chất lượng, tiến độ và mức độ đáp ứng.
• Đề xuất bổ sung/thay thế nhà cung cấp khi cần.

3. Quản lý hồ sơ

• Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại hồ sơ mua sắm.
• Quản lý báo giá, bảng so sánh, tờ trình, PO/hợp đồng, nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.
• Theo dõi hồ sơ trình ký, phê duyệt và luân chuyển.
• Lưu trữ hồ sơ bản mềm/bản cứng.
• Cập nhật tình trạng xử lý hồ sơ trên 1Office.

4. Thư ký Ban và điều phối công việc

• Tiếp nhận/truyền tải thông tin giữa Giám đốc Ban, thành viên Ban và các phòng ban.
• Theo dõi, nhắc tiến độ công việc.
• Sắp xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu.
• Ghi nhận và phát hành biên bản/kết luận họp.
• Theo dõi các đầu việc sau cuộc họp.
• Tổng hợp tình trạng công việc để báo cáo Giám đốc Ban.

5. Hành chính và báo cáo Ban

• Soạn công văn, thông báo, tờ trình và văn bản hành chính.
• Tổng hợp báo cáo tuần/tháng và báo cáo đột xuất.
• Theo dõi tiến độ mua sắm, SLA và tình trạng hồ sơ.
• Hỗ trợ công tác hậu cần, văn phòng phẩm và hành chính nội bộ.
• Thực hiện các công việc khác theo phân công.

Tiêu chuẩn tuyển dụng

• Độ tuổi: 22–35.
• Giới tính: Nữ.
• Trình độ: Đại học/Cao đẳng.
• Chuyên ngành: Kinh tế xây dựng, Kinh tế, Thương mại, Quản trị kinh doanh hoặc liên quan.
• Kinh nghiệm: 2–3 năm trong lĩnh vực mua sắm/cung ứng hoặc vị trí tương đương; có thể xem xét ứng viên mới tốt nghiệp có năng lực phù hợp.
• Ưu tiên: Ứng viên từng làm việc tại công ty chủ đầu tư.
• Kỹ năng: Giao tiếp, ứng xử, làm việc nhóm.
• Tin học: Thành thạo Microsoft Office.
• Yêu cầu khác: Trung thực, chính trực, tỉ mỉ, cẩn trọng, kiên trì và chịu được áp lực cao.