Benefits

Job Description

Quản lý hệ thống tài liệu nội bộ (EDMS như Aconex, Asite, BIM 360 hoặc hệ thống riêng của Mace):
- Đăng tải, phân loại, mã hóa, và lưu trữ tài liệu theo đúng chuẩn đặt ra.
- Đảm bảo tất cả các tài liệu được đánh số, phiên bản hóa và cập nhật đầy đủ.
Kiểm soát luồng tài liệu đến và đi:
- Theo dõi và điều phối các tài liệu được phát hành từ các bên liên quan: nhà thầu, tư vấn, chủ đầu tư…
- Kiểm tra mức độ hoàn chỉnh trước khi chuyển đến các nhóm liên quan để xem xét, phê duyệt.
Lưu trữ và truy xuất tài liệu:
- Thiết lập hệ thống lưu trữ có cấu trúc rõ ràng, dễ truy xuất cả tài liệu giấy và tài liệu điện tử.
- Quản lý hồ sơ bàn giao, biên bản nghiệm thu, bản vẽ As-built, hồ sơ hoàn công...
Báo cáo và tuân thủ:
- Cập nhật các bảng theo dõi (document logs, transmittal logs) định kỳ.
- Hỗ trợ công tác kiểm toán nội bộ và bên ngoài liên quan đến tài liệu dự án.
- Đảm bảo tất cả tài liệu tuân thủ quy trình kiểm soát chất lượng của Mace Group và yêu cầu ISO 9001.
Hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án:
- Phối hợp với các phòng ban khác trong việc chuẩn bị tài liệu phục vụ họp, báo cáo tiến độ, hồ sơ trình duyệt…

Trình độ học vấn: Cao đẳng hoặc Đại học chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Hành chính, Quản lý xây dựng hoặc liên quan.
Kinh nghiệm: Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong lĩnh vực xây dựng hoặc các dự án EPC/FIDIC lớn.
Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6: 8h-17h, Thứ 7: cách tuần
Kỹ năng:
- Sử dụng thành thạo các hệ thống quản lý tài liệu (như Aconex, Asite...).
- Kỹ năng tổ chức, lưu trữ và quản lý dữ liệu tốt.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có tính bảo mật cao.
- Kỹ năng tiếng Anh chuyên ngành xây dựng tốt (đọc hiểu và viết email).
Phẩm chất cá nhân cần có
Tinh thần trách nhiệm cao, làm việc độc lập.
Khả năng làm việc trong môi trường nhiều áp lực và đa văn hóa.
Tư duy hệ thống, logic, và luôn theo sát quy trình kiểm soát chất lượng.

Ho Chi Minh

Lapen Asset Building, 99 Đường Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Bến Thành, Quận 1, Thành Phố Hồ Chí Minh

Degree: College
Other extras: Phụ cấp cơm trưa
Probationary period: 2 tháng
Age: 25 - 35
Working time:8h-17h
Benefit:
- Xét tăng lương, thưởng hằng năm
- Phép năm 12 ngày + 1 ngày Sinh Nhật
- Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ
- Du lịch, teambuilding hằng năm
Holidays: Phép năm 12 ngày + 1 ngày Sinh Nhật
Salary: Competitive