Nhân viên Sale Admin - Alphanam Group

1. Hành chính & điều phối phòng Kinh doanh

- Tổng hợp lịch làm việc, lịch gặp khách, lịch họp.

- Sắp xếp cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, phòng họp, thiết bị.

- Ghi biên bản họp, theo dõi đầu việc sau họp.

- Quản lý văn bản, hồ sơ, biểu mẫu của phòng.

2. Hỗ trợ báo giá, hợp đồng & hồ sơ kinh doanh

- Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ sales, chuyển kỹ thuật/nhà máy/kế toán.

- Tổng hợp, soạn thảo, định dạng và phát hành báo giá theo phê duyệt.

- Chuẩn bị hồ sơ năng lực, catalogue, tài liệu chào hàng/hồ sơ thầu.

- Theo dõi quá trình ký hợp đồng, PO, phụ lục hợp đồng.

3. Dữ liệu, đơn hàng, công nợ & báo cáo

- Cập nhật dữ liệu khách hàng, pipeline, hợp đồng, tiến độ giao hàng.

- Lưu trữ hồ sơ dự án.

- Tổng hợp báo cáo kinh doanh tuần/tháng, KPI phòng (doanh thu, báo giá, hợp đồng, pipeline, công nợ).

Trình độ & chuyên môn

- Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Kế toán, Kinh tế, Ngoại ngữ, Thư ký hành chính.

- Hiểu cơ bản về quy trình báo giá, hợp đồng, công nợ.

- Biết các loại hồ sơ thầu, hồ sơ năng lực và quy trình lưu trữ hồ sơ kinh doanh.

Kinh nghiệm

- Có 1–3 năm kinh nghiệm ở vị trí hành chính, trợ lý, sales admin.

- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong công ty sản xuất, xây dựng hoặc lĩnh vực MEP.

Kỹ năng

- Kỹ năng soạn thảo thành thạo: báo giá, hợp đồng, biên bản họp. Có khả năng theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo deadline.

- Kỹ năng Tiếng Anh cơ bản: đọc hiểu hợp đồng, PO, email cơ bản (hỗ trợ phòng sales).

- Kỹ năng Tin học: Excel, Word, PowerPoint, CRM (cập nhật dữ liệu), quản lý tệp và email.

- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, có khả năng đa nhiệm.

- Kỹ năng quản lý thời gian tốt, làm việc nhóm hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp nội bộ tốt.

- Có mong muốn gắn bó lâu dài, trách nhiệm cao và tuân thủ bảo mật thông tin.