Nhân viên Sales Admin

Job Description

1. MỤC ĐÍCH:

- Nhân viên Sales Admin có nhiệm vụ phối hợp với các bộ phận, phòng ban để hỗ trợ và thúc đẩy các hoạt động bán hàng của doanh nghiệp nhằm tăng doanh số.

2. TRÁCH NHIỆM:

- Hỗ trợ kinh doanh:

o Tiếp nhận yêu cầu báo giá từ sales, soạn thảo báo giá theo mẫu.

o Hỗ trợ soạn thảo hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, PO, đề nghị thanh toán…

o Kiểm tra tính chính xác của thông tin sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính, giá bán, chính sách chiết khấu.

- Quản lý đơn hàng:

o Tạo đơn hàng trên hệ thống ERP/CRM theo quy trình của công ty.

o Theo dõi tiến độ: chuẩn bị hàng, giao hàng, xuất hóa đơn, hoàn thành chứng từ.

o Phối hợp với bộ phận kho – kế toán – logistics để đảm bảo giao hàng đúng thời hạn.

- Theo dõi công nợ & thanh toán:

o Hỗ trợ nhắc công nợ và theo dõi các đơn hàng đến hạn thanh toán.

o Phối hợp với kế toán để kiểm tra chứng từ, hóa đơn, đối chiếu công nợ.

- Quản lý dữ liệu & báo cáo:

o Cập nhật thông tin khách hàng, sản phẩm, báo giá, doanh số lên hệ thống.

o Lập báo cáo: doanh số, tình trạng đơn hàng, tổng hợp báo giá, hiệu suất sales…

o Lưu trữ hồ sơ và đảm bảo đầy đủ chứng từ.

- Chăm sóc khách hàng cơ bản:

o Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và chuyển cho bộ phận liên quan xử lý.

o Gửi email xác nhận đơn hàng, lịch giao hàng, chứng từ…

o Hỗ trợ khách hàng trong các vấn đề hành chính liên quan đến đơn hàng.

Job Requirement

1. YÊU CẦU VỀ CHUYÊN MÔN

-        Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, xuất nhập khẩu hoặc các ngành liên quan.

-        Ưu tiên có kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa chất – thiết bị – vật tư phòng thí nghiệm.

2. YÊU CẦU VỀ KỸ NĂNG

-        Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint).

-        Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc hiệu quả.

-        Có tinh thần trách nhiệm cao, cẩn thận, tỉ mỉ.

-        Khả năng làm việc độc lập và chịu được áp lực công việc.

-        Kỹ năng làm việc nhóm, làm việc độc lập và quản lý hiệu quả thời gian;

-        Biết lắng nghe và truyền tải thông điệp tốt;

-        Có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi;

-        Chú trọng hiệu quả công việc, luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, chính trực trong suy nghĩ và hành động;