Nhân Viên Sales Admin

1. MỤC TIÊU CÔNG VIỆC

Quản lý, tổng hợp và phân tích dữ liệu kinh doanh; theo dõi tình hình thực hiện KPI của đội ngũ Sales, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời và cung cấp báo cáo phục vụ Ban Giám đốc/Quản lý kinh doanh trong việc đánh giá hiệu quả và ra quyết định.

2. NHIỆM VỤ & TRÁCH NHIỆM CHÍNH

2.1. Tổng hợp và quản lý dữ liệu kinh doanh

• Thu thập, tổng hợp dữ liệu doanh số từ các kênh/nhóm/nhân viên kinh doanh.
• Cập nhật và quản lý dữ liệu doanh thu, sản lượng, đơn hàng, khách hàng và các chỉ số kinh doanh liên quan.
• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của dữ liệu trước khi báo cáo.
• Xây dựng và duy trì hệ thống file/database theo dõi dữ liệu kinh doanh.

2.2. Theo dõi & quản lý KPI Sales

• Theo dõi KPI theo ngày/tuần/tháng của từng nhân viên, Team/nhóm và bộ phận Sales.
• Theo dõi các chỉ tiêu: Doanh thu, sản lượng, số đơn hàng, khách hàng mới, tỷ lệ hoàn thành KPI, tăng trưởng...
• Cập nhật tiến độ thực hiện KPI so với target và cảnh báo các trường hợp có nguy cơ không đạt.
• Tổng hợp kết quả KPI phục vụ đánh giá hiệu quả kinh doanh và tính thưởng/commission theo chính sách Công ty.

2.3. Báo cáo & phân tích hiệu quả kinh doanh

• Thực hiện báo cáo Daily/Weekly/Monthly Sales Performance.
• Phân tích chênh lệch giữa Actual vs. Target, theo dõi nguyên nhân biến động doanh số.
• Phân tích hiệu quả theo nhân viên, nhóm, khu vực, sản phẩm/kênh bán hàng.
• Xây dựng Dashboard/Report trực quan phục vụ quản lý Sales.
• Đề xuất các chỉ số cần theo dõi để nâng cao hiệu quả quản trị kinh doanh.

2.4. Hỗ trợ quản lý Sales

• Cung cấp dữ liệu kịp thời cho Sales Manager/Trưởng bộ phận trong các cuộc họp kinh doanh.
• Chuẩn bị số liệu phục vụ họp Sales, review KPI và đánh giá kết quả kinh doanh.
• Theo dõi các action plan sau các buổi review và cập nhật tiến độ.
• Phối hợp với Sales Team để kiểm tra và xử lý các vấn đề liên quan đến dữ liệu/KPI.

2.5. Quản lý chính sách & Incentive

• Theo dõi việc áp dụng chính sách KPI, incentive/commission của Sales.
• Kiểm tra dữ liệu đầu vào phục vụ tính thưởng, commission.
• Phối hợp với HR/Finance/Kế toán để đối soát số liệu và xử lý các trường hợp phát sinh.
• Cập nhật các thay đổi về chính sách KPI và đảm bảo dữ liệu được áp dụng đúng.

2.6. Cải tiến hệ thống báo cáo

• Chuẩn hóa biểu mẫu và quy trình báo cáo Sales.
• Tự động hóa các báo cáo định kỳ bằng Excel/Google Sheets/BI hoặc các công cụ phù hợp.
• Giảm thời gian tổng hợp dữ liệu thủ công và nâng cao độ chính xác của báo cáo.
• Chủ động đề xuất các cách thức cải tiến hệ thống quản lý dữ liệu và KPI.

3. QUYỀN HẠN

• Yêu cầu các bộ phận/nhân sự Sales cung cấp dữ liệu phục vụ báo cáo.
• Được tiếp cận các dữ liệu kinh doanh cần thiết theo phân quyền.
• Đề xuất điều chỉnh biểu mẫu, quy trình báo cáo và hệ thống theo dõi KPI.
• Đề xuất các vấn đề bất thường về số liệu/KPI đến Sales Manager và các bên liên quan.

4. YÊU CẦU ỨNG VIÊN

• Học vấn: Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Tài chính, Kế toán, Thống kê hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Từ 1–3 năm kinh nghiệm Sales Admin, Sales Operations, Sales Analyst, Reporting hoặc vị trí tương đương.
• Excel: Thành thạo Excel/Google Sheets; ưu tiên có kinh nghiệm Pivot Table, XLOOKUP/VLOOKUP, SUMIFS, COUNTIFS, Dashboard.
• Có khả năng tổng hợp, phân tích và kiểm tra số liệu tốt.
• Tư duy logic, cẩn thận, chi tiết và có khả năng phát hiện sai lệch dữ liệu.
• Có khả năng làm việc với nhiều dữ liệu và deadline báo cáo.
• Ưu tiên: Có kinh nghiệm trong ngành F&B, Bakery, Retail hoặc môi trường có hệ thống KPI Sales.

5. PHÚC LỢI

• Lương, thưởng và chế độ đãi ngộ theo chính sách Công ty.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Môi trường làm việc năng động, có cơ hội phát triển theo hướng Sales Operations / Sales Performance / Business Analyst.