Nhân viên Văn thư Hành chính Bộ phận Cơ sở vật chất

(Facility Department Clerk)

Địa điểm làm việc: Nhơn Trạch, Đồng Nai, Việt Nam

Tóm tắt công việc

Chịu trách nhiệm các công việc hành chính hằng ngày của bộ phận Cơ sở vật chất (Facility), quản lý hồ sơ tài liệu và phối hợp trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Hỗ trợ đội ngũ Facility vận hành hiệu quả, đảm bảo các hồ sơ bảo trì, sửa chữa, dự án và tài liệu liên quan được cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời, góp phần hỗ trợ hoạt động của bộ phận.

Trách nhiệm công việc

1. Thực hiện các công việc hành chính và văn thư của bộ phận Facility, bao gồm sắp xếp, lưu trữ, nhập liệu và quản lý tài liệu.
2. Thu thập, tổng hợp và lưu trữ hồ sơ liên quan đến sửa chữa, bảo trì, kiểm tra thiết bị và bảo trì phòng ngừa (PM).
3. Hỗ trợ quản lý theo dõi phiếu sửa chữa, đề nghị mua hàng, thanh toán chi phí và các quy trình liên quan.
4. Phối hợp trao đổi thông tin giữa bộ phận Facility với các phòng ban như Sản xuất, EHS, Mua hàng, Kho vận và Nhân sự.
5. Sắp xếp cuộc họp, ghi biên bản họp và theo dõi các hạng mục hành động sau cuộc họp.
6. Hỗ trợ tiếp đón và phối hợp làm việc với nhà cung cấp thiết bị, nhà thầu và đơn vị dịch vụ bên ngoài.
7. Thực hiện thống kê, tổng hợp dữ liệu KPI, dữ liệu bảo trì và dữ liệu vận hành của bộ phận; lập các báo cáo định kỳ.
8. Hỗ trợ quản lý, cập nhật và lưu trữ tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và các tài liệu liên quan bằng tiếng Trung và tiếng Anh.
9. Theo dõi tiến độ các dự án Facility, kịp thời báo cáo tình trạng và các vấn đề phát sinh.
10. Quản lý việc đề xuất mua sắm, cấp phát và theo dõi vật tư văn phòng cũng như phụ tùng dự phòng của bộ phận.
11. Hỗ trợ tổ chức các khóa đào tạo, chương trình tuyên truyền an toàn và các hoạt động của bộ phận.
12. Thực hiện các công việc hành chính và điều phối khác theo sự phân công của cấp trên.

Yêu cầu công việc

1. Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên các chuyên ngành Quản trị hành chính, Quản trị kinh doanh, Thư ký văn phòng, Tiếng Trung, Cơ khí, Điện hoặc các ngành liên quan.
2. Có tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí nhân viên hành chính, trợ lý bộ phận hoặc các công việc văn phòng trong môi trường sản xuất; ưu tiên có kinh nghiệm làm việc tại nhà máy.
3. Có khả năng nghe, nói, đọc, viết tiếng Trung tốt và có thể sử dụng tiếng Trung trong công việc hằng ngày.
4. Thành thạo các ứng dụng Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
5. Có kỹ năng tổng hợp dữ liệu, quản lý hồ sơ tài liệu và lập báo cáo.
6. Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt, có khả năng làm việc hiệu quả với các phòng ban nội bộ cũng như nhà cung cấp bên ngoài.
7. Cẩn thận, có trách nhiệm và có khả năng xử lý đồng thời nhiều công việc.
8. Có tinh thần phục vụ, khả năng thực thi tốt và kỹ năng làm việc nhóm.
9. Có thể làm việc trong môi trường nhà máy sản xuất.