Nhân viên xuất nhập khẩu & Sale admin

1. Logistics, nhập khẩu và giao nhận (70%)

• Chuẩn bị chứng từ vận chuyển cho nhà cung cấp, gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và mẫu nhãn hàng hóa.
• Sắp xếp vận chuyển quốc tế bằng tài khoản FedEx của AMS hoặc đặt lấy hàng; lựa chọn dịch vụ vận chuyển và theo dõi vận đơn.
• làm tờ khai nhập khẩu mậu dịch và lấy phản hồi từ hệ thống hải quan.
• Phối hợp kế toán nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT và lệ phí hải quan; theo dõi đến khi hoàn tất thanh toán.
• Đưa hồ sơ hải quan lên hệ thống V5; gửi tờ khai đã thông quan và mã vạch cho FedEx/DHL để thanh lý qua khu vực giám sát và phát hàng.
• Theo dõi và xử lý các trường hợp thiếu chứng từ, hàng chưa qua giám sát, chậm thông quan hoặc phát sinh phí lưu kho.
• Đối với hàng phi mậu dịch, cung cấp thông tin và hình ảnh sản phẩm, ủy quyền cho FedEx/DHL khai báo, theo dõi tiến độ và yêu cầu cung cấp tờ khai sau khi thông quan.
• Đối với hàng bán cho doanh nghiệp chế xuất, chuẩn bị bộ chứng từ xuất tại chỗ; hỏi khách hàng về việc gộp hoặc tách PO; điều chỉnh tên hàng, mã HS và chứng từ theo phản hồi của khách hàng.
• Phối hợp kế toán lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn thuế suất 0% và nộp lệ phí hải quan; theo dõi thủ tục hải quan hai đầu, gửi tờ khai thông quan và mã vạch cho khách hàng.
• Chuẩn bị, đóng gói và bàn giao hàng cho Viettel Post, 247 hoặc đơn vị chuyển phát; lưu phiếu gửi và theo dõi đến khi khách nhận hàng.
• Khi giao máy hoặc kiện hàng lớn, sắp xếp xe vận chuyển, cung cấp thông tin tài xế và biển số xe, đăng ký cổng và phối hợp khách hàng bố trí xe nâng.

2. Sales Admin, mua hàng và điều phối đơn hàng (30%)

• Liên hệ nhà cung cấp để hỏi giá, thời gian giao, thông số kỹ thuật, catalogue, bảo hành và mã hàng thay thế.
• Chuẩn bị và gửi báo giá cho khách hàng; cung cấp các thông tin kỹ thuật cơ bản và chuyển yêu cầu chuyên sâu cho kỹ sư hoặc hãng.
• Tiếp nhận PO của khách hàng; kiểm tra mã hàng, số lượng, đơn giá, thời gian giao và điều kiện thanh toán.
• Lập xác nhận đơn hàng, hợp đồng, giấy đề nghị đặt cọc và giấy đề nghị thanh toán.
• Lập PO gửi nhà cung cấp; kiểm tra xác nhận đơn hàng, theo dõi tiến độ và thúc giao đối với các đơn hàng cần gấp.
• Phối hợp kế toán xác nhận tiền khách đã trả, đề nghị thanh toán nhà cung cấp và theo dõi công nợ của từng đơn hàng.
• Theo dõi tiến độ từ khi nhận PO khách hàng, đặt hàng nhà cung cấp, nhập khẩu, hàng về AMS đến khi giao khách.
• Thông báo thời gian giao hàng; theo dõi các đơn giao một phần và số lượng còn thiếu.
• Thực hiện các công việc hành chính văn phòng như gửi nhận hợp đồng bản gốc, quản lý chứng từ, đề nghị thanh toán nước uống, vệ sinh, bảo trì văn phòng và các chi phí phát sinh.

• Tốt nghiệp Cao đẳng hoặc Đại học các ngành Ngoại thương, Logistics...hoặc ngành liên quan.
• Có từ 1–3 năm kinh nghiệm về Logistics nhập khẩu, Sales Admin, thu mua hoặc điều phối đơn hàng B2B.
• Hiểu quy trình nhập khẩu, thông quan, mã HS, thuế nhập khẩu và tờ khai hải quan.
• Có khả năng kiểm tra Commercial Invoice, Packing List, AWB, CO, CQ và các chứng từ liên quan.
• Ưu tiên ứng viên đã làm việc với FedEx, DHL, forwarder hoặc đơn vị khai thuê hải quan.
• Có khả năng đọc hiểu tài liệu và viết email tiếng Anh tốt.
• Sử dụng tốt Excel, Word và email.
• Cẩn thận, có trách nhiệm, quản lý được nhiều đơn hàng và lô hàng cùng lúc.
• Chủ động theo dõi và xử lý công việc đến khi hoàn thành.
• Giao tiếp và phối hợp tốt với khách hàng, nhà cung cấp, kế toán và đơn vị vận chuyển.
• Sẵn sàng thực hiện các công việc thực tế như nhận hàng, kiểm đếm, đóng gói, sắp xếp và giao nhận hàng.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong ngành thiết bị kỹ thuật, tự động hóa, cơ khí, máy công cụ hoặc linh kiện công nghiệp.