[Nova Group] Thư ký tổng hợp / Trợ lý chủ tịch

1. Công tác Thư ký Tổng hợp:

- Sắp xếp lịch làm việc, điều phối lịch họp, công tác của Ban Lãnh đạo

- Thư ký cuộc họp: tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, ghi nhận và ban hành biên bản họp (phải được gửi sau buổi họp trong vòng 24 tiếng), điều phối trong cuộc họp

- Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng

- Trình ký, tiếp nhận và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan

2. Tổng hợp và báo cáo:

- Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng

- Theo dõi công việc/đôn đốc tiến độ triển khai công việc sau họp & báo cáo trong cuộc họp kế tiếp

- Theo dõi, đôn đốc công việc trong nhật ký công việc và báo cáo Ban Lãnh đạo

3. Quản lý hồ sơ - lưu trữ:

- Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng phụ trách theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen/Quy định liên quan của Tập đoàn

- Cập nhật, theo dõi và rà soát tài liệu định kỳ

4. Điều phối thông tin trong hoạt động Đơn vị:

- Là đầu mối thông tin, truyền đạt các chủ trương/chỉ đạo của Ban lãnh đạo đến các Đơn vị

- Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng, chuẩn bị khánh tiết, tặng quà khi có chỉ đạo,…

5. Thực hiện các nhiệm vụ khác nhau theo yêu cầu của cấp trên

1. Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên (chuyên ngành Thư ký, Nhân sự, Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc các chuyên ngành liên quan

2. Kinh nghiệm: Có trên 2-3 năm kinh nghiệm trong thực tiễn ở vị trí Thư ký,Trợ lý, Hành chính tổng hợp hoặc tương đương

3. Kỹ năng:

- Kỹ năng ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu qua các thiết bị văn phòng

- Kỹ năng soạn thảo và lưu trữ chứng từ cẩn thận, tỉ mỉ;

- Kỹ năng theo dõi và sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên;

- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện, thời gian,số liệu,…

- Kỹ năng về tổng hợp báo cáo và phân tích số liệu

- Kỹ năng làm việc độc lập, tự giác, ý thức trách nhiệm để hoàn thành tốt công việc

- Khả năng làm việc dưới áp lực cao, kiến thức rộng về xã hội và thích ứng nhanh với mọi hoàn cảnh;

- Kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ tốt

- Kỹ năng giao tiếp Tiếng Anh; thành thạo về MS Office (Word, Excel, PowerPoint...)

- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp;

- Năng động, sáng tạo, nhạy bén;

- Giọng chuẩn, rõ ràng, biết điều chỉnh âm lượng theo môi trường làm việc

- Trang phục lịch thiệp, trang nhã - Ngoại hình gọn gàng - Tác phong nhanh nhẹn

- Kiến thức chuyên môn cần có để có thể thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến công việc tại:

   + Ban Đầu tư: hiểu biết về Pháp lý Dự án, Pháp lý Đầu tư, soạn thảo hợp đồng, kinh nghiệm phân tích và nghiên cứu thị trường

   + Ban Tài chính kế toán: hiểu biết chung về báo cáo tài chính, hiểu các quy trình và hồ sơ nghiệp vụ Tài chính - kế toán

   + Ban Pháp chế: hiểu biết về chuyên ngành Luật, soạn thảo các hồ sơ mang tính pháp lý, có kỹ năng đàm phán

   + Ban Nhân sự: hiểu biết chung về Hành chính - Nhân sự, quy định và quy chế Lao động, chế độ phúc lợi

   + Ban Cung ứng đấu thầu: hiểu biết chung về lĩnh vực Xây dựng - Đấu thầu - Mua sắm, Hợp đồng thi công/Đơn hàng và quy trình thanh quyết toán

   + Ban Kinh Doanh: hiểu biết về ngành nghề kinh doanh BĐS, tổng hợp số liệu Kinh doanh & khảo sát thị trường

   + Ban Marketing: hiểu biết về lĩnh vực marketing, quản trị thương hiệu, truyền thông báo chí

4. Các yêu cầu khác:

- Hiệu quả, Chính trực, Chuyên nghiệp

- Đặc tính Novator & Cơ chế đánh giá Nhân sự

- Sử dụng Khung NL theo của từng chức danh để đưa vào (theo từng thời kỳ)