[NSG] Thư ký Tổng hợp phòng Kinh doanh

1. Công tác Thư ký Tổng hợp

• Sắp xếp & Điều phối: Quản lý lịch làm việc, điều phối lịch họp và các chuyến công tác của Giám đốc (GĐ)/Phó Giám đốc (PGĐ) Ban.

• Thư ký cuộc họp:

  • Tổ chức cuộc họp và chuẩn bị tài liệu liên quan.

  • Điều phối trong cuộc họp.

  • Ghi nhận và ban hành biên bản họp (BBH). Lưu ý: BBH phải được gửi trong vòng 24 tiếng sau buổi họp.

• Soạn thảo & Lưu trữ: Soạn thảo văn bản, thông báo nội bộ, ghi chép nhật ký công việc cấp Ban/Phòng.

• Điều phối hồ sơ: Tiếp nhận, trình ký và trả hồ sơ cho các cấp lãnh đạo và phòng ban liên quan.

2. Tổng hợp và Báo cáo

• Quản lý BBH: Tổng hợp toàn bộ biên bản họp của Ban/Phòng.

• Theo dõi tiến độ: Đôn đốc triển khai công việc sau họp và báo cáo kết quả trong cuộc họp kế tiếp.

• Nhật ký công việc: Theo dõi, đôn đốc các hạng mục trong nhật ký công việc và báo cáo định kỳ cho GĐ/PGĐ Ban.

3. Quản lý hồ sơ - Lưu trữ

• Hệ thống hóa dữ liệu: Quản lý và sắp xếp lưu trữ toàn bộ hồ sơ dữ liệu của Ban/Phòng theo Quy định lưu trữ tài liệu NovaGen và các quy định liên quan của Tập đoàn.

• Rà soát định kỳ: Cập nhật, theo dõi và kiểm tra tài liệu thường xuyên.

4. Điều phối thông tin

• Đầu mối liên lạc: Truyền đạt các chủ trương, chỉ đạo của GĐ/PGĐ Ban đến các Đơn vị trực thuộc một cách kịp thời.

• Đối ngoại & Hậu cần: Tiếp nhận và xử lý thông tin từ đối tác, khách hàng; chuẩn bị công tác khánh tiết, tặng quà theo chỉ đạo.

1. Trình độ & Kiến thức

• Học vấn: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Kinh tế, Thương mại, Tài chính hoặc các lĩnh vực liên quan.

• Kiến thức: Am hiểu về quy trình bán hàng, hỗ trợ kinh doanh và quản lý khách hàng.

2. Kinh nghiệm

• Chuyên môn: * Có trên 3 năm kinh nghiệm thực tế ở vị trí Hành chính, Trợ lý, Thư ký hoặc tương đương.

  • Có 2-3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ kinh doanh, kinh doanh hoặc chăm sóc khách hàng.

• Quản lý: Có kinh nghiệm quản lý nhóm nhỏ là một lợi thế.

3. Kỹ năng

• Kỹ năng quản lý và dẫn dắt đội nhóm.

• Kỹ năng giám sát, đánh giá và phân tích dữ liệu.

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, lắng nghe và thấu hiểu.

• Kỹ năng giải quyết vấn đề hiệu quả.

• Kỹ năng hoạch định chiến lược và triển khai thực hiện.

4. Thái độ & Tố chất

• Giá trị cốt lõi: Hiệu quả – Chính trực – Chuyên nghiệp.

• Tác phong: Năng động, sáng tạo, nhạy bén và linh hoạt.

• Đạo đức: Đáng tin cậy, khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối.

• Khả năng làm việc: Làm việc độc lập tốt, phối hợp nhóm hiệu quả, chịu được áp lực công việc cao và có tinh thần chủ động.

5. Năng lực yêu cầu

• Sử dụng Khung Năng lực (NL) theo từng chức danh để đưa vào (theo từng thời kỳ).